Inkopen vanuit de cloud bij IDEAL Lebensversicherung

End-to-end digitale inkoopprocessen van BANF tot factuur

Inkoop in de dienstverlenende sector

IDEAL richt zich duidelijk op één doelgroep: de 50-plus generatie. Meer dan 100 jaar traditie en innovatie gaan hier hand in hand, want IDEAL positioneert zich in de verzekeringsmarkt als trendsetter voor producten voor senioren. Voor bedrijven in de dienstensector spelen bij inkoop andere factoren een rol dan voor maakbedrijven. Deze gelden dus ook voor IDEAL: ze produceren zelden A-materialen, hebben vaak veel lokale leveranciers en veel kleine en lokale dochterondernemingen, staan onder hoge concurrentiedruk en het kost vaak veel moeite om de stamgegevens van hun leveranciers te beheren.

Het bedrijf zocht voor inkoop daarom naar een efficiënte en gebruiksvriendelijke oplossing. De keuze viel op Onventis. Onventis is gevestigd in Stuttgart en is een aanbieder van standaardsoftware voor e-procurement in de cloud.
Onventis levert een geïntegreerd cloudplatform voor het gehele inkoopproces. Het portfolio aan oplossingen bestaat uit leveranciersbeheer, sourcing, orderbeheer en analyse. Het bedrijf biedt ook een platform voor mobiele e-procurement. Nog veel meer gebruikers, bijvoorbeeld de Steigenberger Hotel Group, Dekra of Deichmann, geven hun operationele en strategische inkoopprocessen vorm met deze oplossingen.

Duidelijkheid in het bestelproces

Voordat IDEAL voor Onventis koos, was inkoop vooral omslachtig en vervelend. Gebruikers stuurden per e-mail of fax een aanvraag naar de verantwoordelijke inkoper. Die controleerde de aanvraag. Pas daarna ging een bestelling naar de leverancier, toen nog per fax. De vier inkopers documenteerden, een belangrijk inkoopaspect bij IDEAL Lebensversicherung, alle bestellingen in een Excel-spreadsheet. De bestelaanvraag, de aanbieding, de bestelling en de factuur – alles werd in papieren vorm gearchiveerd. De inkopers controleerden de factuur na ontvangst aan de hand van de bestelling en maakten deze klaar voor de boekhouding.
Inkopen bij IDEAL Lebensversicherung is na invoering van Onventis veel eenvoudiger geworden. Alle documenten zijn nu centraal en elektronisch opgeslagen. Dit waarborgt ook dat aan de inkooprichtlijnen en goedkeuringseisen is voldaan. Het afhandelen van bestellingen is nu veel eenvoudiger: De besteller maakt een nieuwe bestelling met de gewenste artikelen. Het is ook mogelijk een vrijetekstbestelling te doen. Als de bestelling de tekenlimiet overschrijdt, ontvangt de leidinggevende de bestelling ter goedkeuring. De bestelling gaat dan voor definitieve goedkeuring door naar de inkoopafdeling. Deze vult zo nodig de boekingsgegevens aan. Dit heeft het bestelproces enorm versneld: de verwerkingstijd is 25 procent korter geworden. Een veel besteld product is drukwerk, bijvoorbeeld aanvraagformulieren, flyers en posters. Andere inkoopitems zijn IT-hardware, bijvoorbeeld mobiele telefoons en pc’s, gebouwbeheerdiensten, kantoorbenodigdheden en kantoormeubilair.

Eenvoudig te gebruiken

Marcel Krüger, centrale inkoper bij IDEAL Lebensversicherung, vat het als volgt samen: “De oplossing heeft ons enorm geholpen om de oorspronkelijke problemen de baas te worden. Vooral de integratie van “Open Catalog Interface”, de catalogusfunctie, goedkeuringsworkflows en de mogelijkheid om facturen te verwerken met behulp van voorlopige boekingen.” Marcel is de beheerder van de cloudoplossing en verantwoordelijk voor de soepele werking ervan. Inmiddels hebben 71 gebruikers ruim 10.000 bestellingen verzonden naar ruim 1.200 aangesloten leveranciers, waarbij alleen al het drukwerk een waarde had van ruim vier miljoen euro. Marcel Krüger heeft veel waardering voor de duidelijke gebruikersinterface. Deze zorgde voor snelle acceptatie bij de medewerkers. Dat was belangrijk, want voor de nieuwe oplossing moesten ze in eerste instantie alle benodigde gegevens, bijvoorbeeld facturatie- en leveranciersadressen, invoeren. Het was belangrijk de medewerkers mee te krijgen en te overtuigen van de toekomstige voordelen. In totaal hebben nu zo’n 70 medewerkers toegang tot het cloudplatform.

Bij de inkoopafdeling van IDEAL staat nu de mogelijkheid om meerdere accounts toe te kunnen wijzen op het verlanglijstje. Onventis biedt die functie, maar de verzekeraar wil eerst intern nagaan of de noodzakelijke koppeling met de boekhouding wel loont. Marcel Krüger kan met vragen terecht bij de klantenservice van Onventis: “Tot nu toe heeft de klantenservice altijd snel en betrouwbaar gereageerd als we contact met ze opnamen. Hoewel het om standaardsoftware gaat, hebben wij als gebruikers de mogelijkheid om feedback te geven. Het is ook mogelijk regelmatig van gedachten te wisselen met andere gebruikers. Zo is er een keer per jaar de “Onventis Xchange”, een zeer waardevol evenement voor ons als gebruikers.” Gebruikers van Onventis ontmoeten elkaar hier, wisselen informatie uit, horen ervaringen van andere gebruikers en krijgen ook een vooruitblik op de komende releases en nieuwe gebruikersinterfaces.

Cloud made in Germany

Gebruikersvriendelijkheid is goed, maar mag niet ten koste gaan van de gegevensbescherming. Onventis is blij dat het jaren geleden al heeft besloten om de data te hosten in een datacenter in Frankfurt am Main. Een cloud “Made in Germany” gaf IDEAL ook een goed gevoel bij het nemen van de beslissing, want gegevensbescherming is enorm belangrijk voor het bedrijf.