Adecco Group Nederland

De uitdaging

• Vrijwel volledig handmatige factuurverwerking.
• Een eigen, unieke, systhematiek.
• Meerdere boekhoudpakketen.
• Facturen werden niet altijd naar de juiste vestiging gestuurd.
• Enorme groei van binnenkomende facturen aan het einde van de financiële crisis.

De oplossing

Door de bijzondere systhematiek binnen Adecco, de vele werkorganisaties en verschillende boekhoudpakketten was de enige juiste oplossing maatwerk. De factuurverwerking is gedigitaliseerd in Onventis Invoice Processing, de standaard app voor factuurverwerking van Onventis. Doordat Onventis Buyer volledig configureerbaar is werkt Adecco met een maatwerk oplossing die moeiteloos met alle bestaande systemen is geïntegreerd.

Het resultaat is een gedigitaliseerde en geautomatiseerde factuurverwerking waarbij het niet uitmaakt welk boekhoudpakket door de lokale vestiging wordt gebruikt. Bovendien werkt Adecco nog steeds zoals voorheen, maar veel meer gestructureerd.

De voordelen

• Ondanks de verschillende boekhoudpakketten gebruikt iedereen binnen Adecco dezelfde Onventis Buyer omgeving waar de facturen in samenkomen.
• Het accorderingsproces is verkort van vier weken naar 14 dagen. Door deze tijdwinst kan binnen Adecco meer aandacht worden besteed aan de informatie op de facturen zélf.
• Alle facturen worden digitaal afgehandeld waardoor ze nooit meer kwijtraken en van de juiste, relevante, informatie voorzien worden.

Adecco Group Nederland over WorkFlowWise: “Zij begrijpen ons”

Het automatiseren van de factuurverwerking bij Adecco Group Nederland (AGN) was, door de geheel eigen systhematiek en meerdere aanwezige boekhoudpakketten, maatwerk. Een mooie uitdaging met een nog mooier resultaat, vertelt Ton Stigter, Manager Accounts Payable van AGN: “We hebben een enorme tijdswinst geboekt.”

Een aantal jaren geleden verliep alle factuurverwerking van AGN nog meestal via de post, legt Stigter uit. “We werkten met een boekstuknummer dat we aan facturen nietten, we voorzagen de documentatie van het crediteurnummer en het bedrag en op basis daarvan gingen we coderen. Aan het eind van iedere dag boekten we vervolgens het pakket facturen van die dag in ons financieel pakket, en dan begon het goedkeuringsproces.”

Logistieke uitdaging

Dat proces behelste nogal wat, in ogenschouw nemend dat AGN meerdere vestigingen heeft, en de facturen dus per post verspreid moesten worden vanuit het hoofdkantoor. Eenmaal aangekomen op de juiste vestiging, kende het goedkeuringstraject ook weer meerdere, redelijk tijdrovende, fasen. “En bovendien kregen we door het vele papierwerk natuurlijk ook te maken met kwijtrakende facturen.”

Bijzondere partij

Na een tijdje werd weliswaar overgeschakeld op mail en op het inscannen van facturen, maar toen de hoeveelheid binnenkomende facturen tegen het einde van de crisis plotseling een enorme vlucht nam, wist men bij Adecco dat het tijd was voor een volgende digitaliseringsslag. Onventis bleek, door de flexibiliteit in de dienstverlening, de aangewezen samenwerkingspartner, vertelt Stigter. “De systhematiek die wij hanteerden was niet standaard in te passen en behoefde een uitbreiding op het standaard pakket. Onventis begreep dat al direct en kon ons het maatwerk bieden dat we nodig hadden met een variatie op Onventis Buyer. Ook hebben we binnen AGN meerdere werkorganisaties met verschillende boekhoudpakketten, waarmee Onventis goed overweg kon.”

Efficiëntie en tijdswinst

Al gelijk na de livegang in juni 2017 bemerkte Stigter een aangename vooruitgang in de gemiddelde doorlooptijd. “Voorheen hadden we vier weken nodig voor de goedkeuring. Nu is het hele accorderingsproces binnen 14 dagen afgerond – een grote efficiencyslag voor ons.”

Door deze tijdswinst kan binnen Adecco meer aandacht worden besteed aan de informatie op de facturen zélf. “We hebben meer tijd om de digitalisering en wens naar aanvullende informatie beter te regelen en af te stemmen met onze leveranciers, zoals de begin- en einddatum van een licentie, type kosten en verdieping ten aanzien van die kosten. Een welkome verademing, aangezien wij veel klant specifieke processen en vele kostenplaatsen, dus uitzonderingen hebben.”

Meer automatisering

Naast de factuurverwerking is AGN bezig om ook declaraties en credit cards te automatiseren. “Het is fijn dat Onventis daarin continu met ons meedenkt. Wij leggen onze ideeën aan hen voor, zij bestuderen hoe onze wensen kunnen worden ingepast in de beste oplossingen. Ze snappen de structuur van onze systemen, dat is een groot voordeel.”