AFAS

De koppeling tussen Onventis Invoice Processing en AFAS

De koppeling tussen Onventis Invoice Processing en AFAS maakt gebruik van de Get- en UpdateConnector van AFAS. Via deze connectoren worden tussen beide systemen gegevens uitgewisseld, op een vertrouwde en door AFAS gecontroleerde wijze.
Onventis voorziet klanten bij de start van de implementatie van standaard GetConnector-definities, welke eenvoudig in AFAS geïmporteerd kunnen worden.

Ondersteuning van de experts van Provisup

Onventis werkt voor de ontwikkeling en het onderhoud van de AFAS-koppeling samen met de AFAS-experts van Provisup. Dit zorgt ervoor dat klanten van Onventis geen afstemming hoeven te verzorgen tussen de AFAS-partner en het Onventis implementatieteam. Hiermee is uitgebreide AFAS-kennis binnen handbereik, tijdens en na de implementatie. Klanten van Onventis mogen uiteraard ook gebruik maken van een eigen AFAS-partner.
Zekerheid bij updates en upgrades
De koppeling op basis van deze connectoren is stabiel bij updates en upgrades van AFAS. Dit geeft u zekerheid over de werking van de koppeling wanneer AFAS wordt geüpdatet. Mocht er onverhoopt toch een aanpassing in de koppeling nodig zijn om hem compatible te houden, dan regelen we dat als onderdeel van het onderhoudscontract.

De juiste boekingen. Geautomatiseerd.

Uit AFAS worden de stamgegevens van uw administratie- en crediteurengegevens overgenomen, zodat de juiste boekingen geautomatiseerd kunnen worden gemaakt in Onventis Invoice Processing. Deze boekingen worden na goedkeuring automatisch geboekt in AFAS. Het dubbel invoeren van gegevens is hierdoor niet meer nodig.

Overzicht van factuurontvangst

Via de AFAS-connector vindt er een directe terugkoppeling plaats naar Onventis Invoice Processing, waardoor vastgesteld wordt, of een factuur goed is aangekomen in AFAS. Als de factuur niet is ontvangen, zal het eventueel na correctie automatisch opnieuw worden geprobeerd.

Oproepbaar vanuit AFAS

De factuurplaatjes zijn direct vanuit de boeking in AFAS oproepbaar. Dit zorgt ervoor dat er direct inzichtelijk is waar de boekingsregel betrekking op heeft.

Automatische betaalcontrole

De in AFAS geselecteerde betaalbatch wordt gecontroleerd aan de hand van de in Onventis Invoice Processing aanwezige facturen. De stapels met papieren facturen en geprinte lijstjes met vinkjes en parafen behoren dus definitief tot het verleden. Het betaalproces wordt door alle aanvullende controles veel betrouwbaarder en minder bewerkelijk.

Verwerken van facturen met verplichtingen

Het is in AFAS mogelijk om verplichtingen te laten genereren op basis van contracten, orders, of losse boekingen bij een leverancier. Onventis heeft de mogelijkheid om bij het boeken van een factuur ook een bijbehorende verplichting (automatisch) te matchen en deze te laten vervallen (als er geen facturen meer verwacht worden).

Verwerken van facturen met ontvangsten

Klanten die werken met inkooporders en ontvangsten in AFAS, kunnen de bijbehorende facturen hier ook (automatisch) matchen. Tijdens het boeken van de factuur naar AFAS wordt de betreffende ontvangst ook “geconfronteerd” via de hiervoor door AFAS beschikbaar gestelde UpdateConnector.

Verdelen van kosten over meerdere periodes (transitorische posten)

In Onventis kan gekozen worden om kosten uit facturen te verdelen over meerdere periodes. Een factuur met dergelijke verdeelde kosten, wordt vervolgens na goedkeuring, via de standaard AFAS transitorische posten functionaliteit geboekt in de financiële administratie.