6 voordelen van contractmanagement software

Het komt regelmatig voor dat contracten niet worden verlengd of op tijd beëindigd. Lopende contracten zijn niet in kaart gebracht en de status van deze contracten evenmin. Veel organisaties hebben geen proces voor contractmanagement.

Het in kaart brengen van de enorme hoeveelheid contracten kan veel tijd kosten. In deze blog zes voordelen van contractmanagement software.

1. Je weet altijd wanneer een contract afloopt

Het komt vaak genoeg voor dat contracten stilzwijgend verlengd worden omdat de afloopdatum niet bekend was. Dit is vooral pijnlijk als de samenwerking tussen leverancier en afnemer niet heel succesvol is, maar ook als je wél de samenwerking wenst te verlengen.

De afloopdatum van een contract is het ideale moment om het huidige contract onder de loep te nemen met de leverancier. Gewoonlijk zijn beide partijen gebaat bij een verlenging, waardoor er vaak nog betere afspraken zijn te maken. De leverancier heeft een gegarandeerde afzet en de inkoper een scherpe prijs.

Is deze afloopdata niet digitaal gedocumenteerd, dan is het haast onmogelijk deze in de gaten te houden om op tijd te acteren – al dan niet voor een verbetering van het contract of een annulering.

2. Je beschikt over een online archief

Waar veel organisaties nog een papieren archief gebruiken, is het met contractmanagement software niet meer nodig deze papieren te bewaren. Contracten zijn namelijk altijd te raadplegen via een centraal overzicht.

Deze functie betekent simpelweg dat er niemand meer naar een ordnermap hoeft te lopen om belangrijke gegevens uit het contract te halen. Dat kan nu allemaal vanachter het scherm omdat alles digitaal gearchiveerd is.

Dit centrale overzicht zorgt er ook voor dat alle ordnermappen niet om de zoveel jaar geherstructureerd hoeven te worden.

3. Contracten zijn altijd en overal inzichtelijk

Een contract is altijd inzichtelijk voor een ieder die erbij moet komen. Niemand hoeft nog door het kantoor te struinen op zoek naar het contract. Dankzij rolgebonden toegang hebben alleen de juiste personen het inzicht, maar kan iedereen in een handomdraai uitzoeken wie toegang tot het archief heeft.

Bovendien zijn via mobiele apps de contracten ook buiten kantoor op te vragen zonder dat een collega daarbij wordt betrokken.

4. Terugkerende facturen automatisch boeken op contract

Als contractmanagement verbonden is met factuurverwerking, dan kunnen inkoopfacturen automatisch gematcht worden met contractuele afspraken.

Codeer de terugkerende factuur niet meer handmatig maar neem de codering en betalingsconditie automatisch mee uit het contract. Bij een volledige match van de factuur met het termijnbedrag en de contractafspraken, is handmatige goedkeuring niet meer nodig. Daarnaast is te zien hoeveel facturen er op dat specifieke contract zijn geboekt.

Dat zorgt ervoor dat er nooit een factuur wordt boekt op niet-bestaande contracten en dat de organisatie geen transacties goedkeurt bij contracten die zijn opgezegd.

5. Bestel vanuit contracten

Koppel contracten aan inkooptypen in contractmanagement software. Zo voorkom je ongestructureerde inkopen bij verschillende leveranciers, onvoordelige inkoopvoorwaarden en inkopen buiten het contract om.

6. Leveranciersprestaties zijn meetbaar en inzichtelijk

Doordat alles in de cloud staat, beschikt de organisatie over de mogelijkheid om inzicht te krijgen in de prestaties van je leverancier. In het contractoverzicht staan alle gemaakte afspraken met de verschillende leveranciers.

Prestaties per leverancier worden gemeten met KPI’s, zoals de kwaliteit en kwantiteit van de leveringen. Met software is het ook mogelijk een reactie bij contracten of individuele facturen te plaatsen.

Op basis van vooraf bepaalde criteria kan een gewogen besluit genomen worden om al dan niet het contract met de leverancier te verlengen.

Het digitale voordeel van contractmanagement software

Dat waren ze dan. Zes voordelen van contractmanagement software. Simpel gezegd bespaart de organisatie een hoop tijd en gedoe door de contracten met leveranciers op een centrale plek neer te zetten.

In combinatie met het inboeken van de factuur kan dit ervoor zorgen dat het proces zo efficiënt en betrouwbaar mogelijk wordt. Dat is interessant voor zowel de inkoopafdeling als de crediteurenadministratie. Door de matching van de factuur aan het contract wordt er namelijk nooit teveel betaald.

Door contracten systematisch te beoordelen worden alleen de contracten verlengd waar de organisatie een voordeel aan ervaart. Een automatische melding naar de contracthouder ter herinnering van een aflopend contract zorgt ervoor dat deze nooit zomaar verlengd worden. Zo verdient contractmanagement software zichzelf terug.