Hoe Onventis Shared Service Centers ondersteunt met automatisering van inkoop en factuurverwerking.

Hoe kunnen Shared Service Centers hun factuurverwerking verbeteren?

Voor veel shared service centers vormt de verwerking van (inkoop)facturen de kern van hun dienstverlening. Het is één van de meest transactionele processen binnen een SSC en juist daarom is automatisering hier van cruciaal belang. Traditioneel vereist factuurverwerking veel handmatige stappen: van het openen van e-mails en het intypen van factuurgegevens, tot het nabellen van collega’s voor goedkeuringen en het oplossen van mismatches. Dit leidt niet alleen tot inefficiënties, maar ook tot frustratie bij zowel SSC-medewerkers als interne klanten. 

Met de Accounts Payable Automation oplossing van Onventis transformeert het shared service center deze handmatige processen naar een volledig digitale flow. Denk aan: 

• Automatische factuurextractie met slimme OCR en AI, die factuurgegevens razendsnel en accuraat uitlezen. 

• PO-matching en non-PO-matching waarbij facturen automatisch worden gekoppeld aan inkooporders of kostenplaatsen — wat een directe reductie van foutafhandeling en wachttijden betekent. 

• Duidelijke goedkeuringsflows via vooraf ingestelde workflows, met zichtbaarheid over de hele organisatie, inclusief herinneringen en escalaties. 

• Real-time inzicht in status, doorlooptijden en KPI’s, essentieel voor performance reporting en SLA-sturing binnen het SSC. 

Wat deze oplossing extra waardevol maakt voor SSC’s: 

• Schaalbaarheid: één systeem dat eenvoudig meegroeit met het aantal entiteiten, landen of bedrijfseenheden dat het SSC bedient. 

• Consistente processen over de hele organisatie: door standaardisatie neemt de variatie in verwerking af, wat leidt tot minder fouten en snellere onboarding van nieuwe entiteiten. 

• Kostenbesparing en personele efficiëntie: SSC’s kunnen met kleinere teams méér werk verzetten — terwijl ze tegelijkertijd voldoen aan compliance-eisen en auditvereisten. 

Hoe kunnen Shared Service Centers hun inkoopmanagement verbeteren?

In veel organisaties is inkoop verspreid over afdelingen, vestigingen of landen. Dit leidt vaak tot ongecontroleerde uitgaven, contracten die in lades verdwijnen en een gebrek aan inzicht in wie, wat, waar en waarom koopt. Precies hier kan het shared service center enorme waarde leveren, mits het over de juiste tools beschikt om inkoopprocessen te standaardiseren en centraliseren. De inkoopmanagementoplossing van Onventis stelt SSC’s in staat om grip te krijgen op het volledige Source-to-Settle-proces. 

Met Onventis kunnen SSC’s: 

• Bestelprocessen digitaliseren via gestandaardiseerde aanvraagformulieren en goedkeuringsflows 

• Maverick buying terugdringen door alleen goedgekeurde leveranciers en contracten beschikbaar te stellen 

• Werken met centrale inkoopcatalogi, waarin producten en diensten met vaste prijzen en voorwaarden worden aangeboden 

• Spendanalyse en rapportages automatiseren, wat het eenvoudiger maakt om strategische inkoopbeslissingen te nemen 

Waarom dit juist voor shared service centers zo belangrijk is: 

• Procesharmonisatie over business units heen: Eén uniforme werkwijze voor aanvragen, bestellingen en leveranciersselectie vermindert complexiteit én foutmarges. 

• Meer compliance en risicobeheersing: Door contracten centraal te beheren en geautomatiseerde drempels in te stellen, wordt het SSC de hoeder van compliance binnen de organisatie. 
• Tijdwinst voor eindgebruikers én inkoopteams: Medewerkers kunnen sneller bestellen via vooraf goedgekeurde producten en diensten, terwijl het SSC de regie houdt. 
• Beter leveranciersmanagement: Door leveranciersprestaties te monitoren, kunnen SSC’s actief sturen op kwaliteit, leverbetrouwbaarheid en kosten. 

Veel SSC’s ondersteunen meerdere entiteiten of landen. Onventis is ontworpen om schaalbaar te zijn en multi-entity structuren te ondersteunen. Denk aan: 

• Meertalige interfaces  

• Lokale belasting- en compliance-instellingen 

• Gebruikers- en rollenbeheer per entiteit 

Zo kunnen SSC’s met één oplossing verschillende business units bedienen, terwijl governance en standaardisatie gewaarborgd blijven.

Bovendien integreert Onventis soepel met bestaande ERP-, financiële- en HR-systemen. Hierdoor blijft de bestaande IT-architectuur intact, terwijl processen op een hoger niveau worden getild.