OCR in Finance versnelt factuurverwerking
Optical character recognition (OCR), of in het Nederlands: optische tekenherkenning, is een populaire methode om papieren facturen te digitaliseren. OCR helpt een computer de factuur te begrijpen, zodat deze snel en makkelijk geboekt en gearchiveerd kan worden. Er zijn twee smaken van OCR die verschillen in mate van automatisering en verantwoordelijkheid. We noemen ze OCR-on-Premise en OCR-as-a-Service.
OCR is een ongelooflijk praktische oplossing voor bedrijven die jaarlijks duizenden facturen te verteren hebben. Met OCR is het mogelijk automatisch gegevens van facturen te lezen, zoals leveranciersinformatie, kop- en regels, bedragen, enzovoort. De gegevens van periodieke facturen van vaste leveranciers worden zo automatisch herkent correct in het financieel systeem ingevoerd.
We meten OCR succes in herkenbaarheid en de betrouwbaarheid van de gegevens. Herkenbaarheid is de inhoud van de factuur begrijpen, terwijl de betrouwbaarheid de juiste gegevens digitaliseert. Een OCR succes ratio kan 92% herkend/97% betrouwbaar zijn.
OCR-on-Premise
De organisatie is zelf verantwoordelijk voor het afstemmen van de factuurherkenning met de On-Premise variant. Uit zichzelf herkent OCR veel van de factuurinhoud, maar door de output af te stemmen – door de software te vertellen welke informatie waar staat en hoe deze is genoteerd – wordt de nauwkeurigheid verbeterd. Organisaties die deze taak routinematig uitvoeren, kunnen zeer hoge OCR succes ratio’s genieten.
Er zijn echter weinig organisaties die de factuurherkenning structureel blijven afstemmen. Vooral wanneer het verloop leveranciers hoog is, wordt de consistentie van het afstemmen lager over tijd. Zodra het OCR succespercentage zakt naar – bijvoorbeeld – 50% / 35%, is er een dalende motivatie om de gegevens in het systeem netjes bij te houden.
De oplossing is om deze verantwoordelijkheid toe te wijzen aan een medewerker of een team. Maar alleen als ze de vaardigheid en efficiëntie hebben door routinematig deze taak uit te oefenen, bespaart het tijd en middelen. Herkenningsafstemming is niet iets wat de meeste werknemers op een dagelijkse basis doen. Als gevolg daarvan kost het meer tijd en zijn de resultaten suboptimaal.
OCR-as-a-Service
Met OCR-as-a-Service wordt de herkenning van de facturen van nieuwe leveranciers door Onventis afgestemd. Er is geen handarbeid aan de kant van de koper aangezien deze oplossing echt plug & play is. Het systeem herkent automatisch een onbekende leverancier en Onventis zorgt ervoor dat de leveranciersgegevens worden toegevoegd voor toekomstige referentie en automatisering.
Nieuwe leveranciers ondergaan een 3x tuning proces. Dat betekent dat Onventis-medewerkers de eerste drie facturen van deze leverancier handmatig controleren en afstemmen om ervoor te zorgen dat herkenbaarheid en betrouwbaarheid optimaal zijn. Dit geldt ook als bepaalde gegevens veranderen; Stel je voor dat een bankrekening plotseling anders is, Onventis controleert de geldigheid voordat de factuur wordt bevestigd.
Dit tijdbesparende proces zorgt ervoor dat de OCR succes ratio altijd hoog is. Zelfs jaren later, zonder dat de organisatie tijd verliest met OCR-tuning, zal de succes ratio nooit verminderen dankzij deze lopende service.
De afdeling kan zich nu bezighouden met andere kwalitatieve activiteiten.
Moderne factuurverwerking gaat veel verder dan OCR. Robotic Accounting automatiseert het gehele proces, van het scannen en boeken van facturen tot intelligente boekingsvoorstellen voor nieuwe leveranciers te maken. Lees hier meer over in onze gratis Robotic Accounting white paper.
