AP AUTOMATISERINGSSOFTWARE: WAAROM BEDRIJVEN FACTUREN DIGITAAL ZOUDEN MOETEN VERWERKEN
Digitalisering in bedrijven wordt steeds belangrijker en wordt aanzienlijk gestimuleerd door digitale factuurverwerking en het gebruik van e-facturen. Maar wat zijn de specifieke voordelen van ap automatiseringssoftware, en waarom zouden bedrijven hierop moeten inspringen?
AP AUTOMATISERINGSSOFTWARE: WAAROM BEDRIJVEN FACTUREN DIGITAAL ZOUDEN MOETEN VERWERKEN
Digitalisering in bedrijven wordt steeds belangrijker en wordt aanzienlijk gestimuleerd door digitale factuurverwerking en het gebruik van e-facturen. Maar wat zijn de specifieke voordelen van ap automatiseringssoftware, en waarom zouden bedrijven hierop moeten inspringen?
Het automatiseren van inkoopprocessen gaat verder dan het automatiseren van tijdrovende workflows. Het betrekt in plaats daarvan het hele bedrijf en de strategie ervan. Een studie door Bitkom toont aan dat ongeveer 21% van de mkb’s en middelgrote bedrijven die zijn ondervraagd, al individuele werkstappen heeft geautomatiseerd, en nog eens 22% van plan is dit te doen. De belangrijkste focus ligt op het implementeren van geautomatiseerde workflow-beheersystemen voor goedkeuringsprocessen.
De voordelen van factuurverwerking gaan echter verder dan de loutere automatisering van processen. Efficiënte digitale factuurverwerking draagt bij aan het optimaliseren en realiseren van bedrijfs- en inkoopdoelen en ondersteunt digitale transformatie. Het stelt bedrijven in staat om tijd en geld te besparen, de kwaliteit en nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren en menselijke fouten te verminderen. Om de efficiëntie van digitale factuurverwerking verder te verhogen, zouden bedrijven moeten overwegen om alle op papier gebaseerde processen te digitaliseren en te zorgen voor naadloze integratie van systemen.
De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking in één oogopslag:
– Productiviteitsverhoging
– Kostenverlaging
– Verminderde foutenmarge
– Transparantie
– Schaalbaarheid
– Locatie-onafhankelijkheid
– Hogere gegevensbeveiliging
– Milieuduurzaamheid
Concrete voordelen van digitale factuurverwerking
Bedrijven die de sprong maken naar de digitale wereld en zich richten op de integratie van kunstmatige intelligentie en machine learning, zullen op de lange termijn succesvoller zijn en een beslissend voordeel behalen ten opzichte van de concurrentie. Robotboekhouding en intelligente algoritmen bieden talloze mogelijkheden voor het automatiseren en optimaliseren van processen, het snel evalueren en verwerken van gegevens, en het verminderen van fouten en kosten. Bedrijven die zich niet openstellen voor deze mogelijkheden en geen maatregelen nemen voor digitalisering en kunstmatige intelligentie, lopen het risico achter te raken bij de concurrentie en marktwaarde te verliezen. Daarom moeten ze gebruik maken van de kansen die digitalisering biedt om hun processen te optimaliseren en de volgende voordelen veilig te stellen.
Productiviteitsgroei
De introductie van factuurverwerking leidt tot aanzienlijke productiviteitsverhogingen door vermindering van verwerkingstijden, wat wordt bereikt dankzij geautomatiseerde workflows. Het maakt snelle verwerking van facturen mogelijk, wat tijd en middelen bespaart. Het elimineren van handmatige taken, zoals het vastleggen en matchen van facturen, versnelt het proces aanzienlijk. Facturen kunnen parallel worden verwerkt, wat niet mogelijk is met traditionele, op papier gebaseerde processen. Digitale systemen maken geautomatiseerde verwerking mogelijk via Robotboekhouding zonder menselijke tussenkomst, zodat vrijgave of goedkeuring door medewerkers slechts in zeldzame gevallen nodig is.
Door factuurverwerking te automatiseren en toegewijde capaciteit vrij te maken, kunnen professionals op de crediteurenadministratie zich richten op andere belangrijke bedrijfsactiviteiten. Het verminderen van repetitieve en tijdrovende processen geeft meer tijd vrij voor strategische taken die het langetermijnsucces van het bedrijf waarborgen. De crediteurenadministratie kan zo alle strategische mogelijkheden benutten die eerder onmogelijk waren vanwege tijdrovende en papierintensieve processen.
Kostenverlagingen
Een centraal doel van inkoop is het verlagen van kosten. Dit wordt voornamelijk bereikt door systematisch leveranciersbeheer en een grotere transparantie in het inkoopproces. Echter, digitale factuurverwerking is eveneens belangrijk, omdat automatisering het factuurproces stroomlijnt. Dit vermindert personeelskosten: medewerkers dragen repetitieve taken over zodat deze volledig geautomatiseerd worden. In tegenstelling hiermee kan de werknemer zijn vrijgekomen tijd strategisch plannen. Bovendien wordt parallelle verwerking van facturen mogelijk, waardoor hier minder tijd nodig is. Het resultaat is besparing op personeelskosten met tegelijkertijd een verhoogde productiviteit.
Daarnaast biedt digitale factuurverwerkingssoftware veel functies die van invloed zijn op de optimalisatie en vereenvoudiging van processen. Hieronder valt een herinneringsfunctie die de crediteurenadministratie op de hoogte houdt van welke facturen wanneer betaald moeten worden. Tijdige betalingen en mogelijke kortingen leiden tot verdere kostenbesparingen.
Geautomatiseerde factuurverwerking kan dus kosten verminderen of vermijden in de vorm van personeelskosten, herinneringskosten of rente. Hoe groter de mate van automatisering, hoe hoger de kostenbesparingen!
Kostenverlaging naar mate van automatisering: Laag ↓ Hoog
Kosten naar mate van automatisering:
Laag
Hoog
Naarmate handmatige stappen verminderen, neemt ook het aantal fouten in de verwerking af. Menselijke activiteit is zeer vatbaar voor fouten, zoals typfouten, onnauwkeurige schattingen en dubbele betalingen, vooral wanneer het overzicht ontbreekt. Digitale factuurverwerking biedt de mogelijkheid om dit te vermijden: Door automatisering worden facturen digitaal vastgelegd, verzoend en goedgekeurd, waardoor geen ruimte is voor fouten. Factuurverwerking kan verder worden beveiligd met behulp van een laatste betalingscontrole. Een extra beveiligingslaag kan worden toegevoegd om facturen door software te laten controleren voordat ze worden betaald. Met behulp van deze laatste functionaliteit worden facturen beoordeeld en indien nodig gecorrigeerd om een centraal overzicht van het proces te bieden en de nauwkeurigheid van de facturen te waarborgen. Dubbele betalingen en fouten in de afhandeling van facturen worden vermeden, wat resulteert in kostenvermindering en een verminderde werkdruk.
Transparantie
Digitale factuurverwerking biedt een constante en transparante weergave van het volledige factuurproces. Digitale systemen stellen bedrijven in staat om alle facturen op te slaan en te beheren op één centrale locatie. Dit stelt bedrijven in staat om hun financiën bij te houden en transparantie gemakkelijker te creëren. De mogelijkheid om alle facturen op één plek op te slaan en te beheren, maakt het veel eenvoudiger om ze te doorzoeken en te beoordelen. Dit helpt opnieuw om fouten te vermijden en tijd te besparen.
De eenvoud van communicatie tussen betrokken partijen binnen het systeem is ook een belangrijke factor voor systematische transparantie. Het resultaat: een efficiënt werkproces en een verhoogde kwaliteit van werk!
Bovendien biedt digitale factuurverwerking een constante weergave van de status van facturen om geïnformeerd te blijven en de verwerking te volgen. Medewerkers kunnen altijd zien in welke fase de factuur zich bevindt en snel actie ondernemen om een soepele verwerking te waarborgen. Dit voorkomt vertragingen en zorgt voor een efficiënt factuurproces.
Schaalbaarheid
Digitale tools verbeteren de schaalbaarheid, omdat geautomatiseerde processen zich snel kunnen aanpassen aan het toenemende aantal facturen en groeiende eisen. Gestandaardiseerde processen maken efficiëntere en snellere verwerking mogelijk zonder extra personeel; deze schaalbaarheid kan bedrijven helpen hun kosten en middelen beter te beheren en sneller te reageren op groeimogelijkheden en veranderingen in de zakelijke omgeving. Factuurverwerking biedt bedrijven de kans om een concurrentievoordeel te behalen.
Locatie-onafhankelijkheid
Met de digitalisering van inkoop- en boekhoudprocessen worden crediteurenadministratie locatie-onafhankelijk. De mogelijkheid van mobiele inkoop biedt eindeloze functionaliteiten – van de inkooporder tot het vrijgeven en het proces van goederenontvangst. Deze functie maakt het mogelijk om het inkoopproces eenvoudig uit te voeren op een smartphone en maakt het onafhankelijk van elke locatie. Dit geldt ook voor factuurverwerking, die op dezelfde manier via alomvattende inkoop-apps op een mobiele en gedecentraliseerde manier kan worden uitgevoerd. Als gevolg hiervan kunnen taken van de crediteurenadministratie onderweg worden uitgevoerd, waardoor medewerkers flexibeler kunnen werken, zowel onderweg als thuis, wat resulteert in meer flexibiliteit en een hogere productiviteit.
Locatie-onafhankelijkheid helpt ook bedrijven de samenwerking te verbeteren door medewerkers van verschillende locaties op een gezamenlijk systeem te laten werken. Processen worden sneller en efficiënter afgerond, workflows worden gestroomlijnd en medewerkers krijgen de best mogelijke ondersteuning, ongeacht waar of wanneer.
Betere data beveiliging
Digitale factuurverwerkingssystemen bieden meer beveiliging dan fysieke documenten omdat gegevens kunnen worden versleuteld en opgeslagen in de cloud. Dit verlaagt het foutenpercentage bij het vastleggen en verwerken van gegevens en vermindert tegelijkertijd het risico op gegevensverlies en lekken. Digitale workflows kunnen de beveiliging verbeteren door de toegang tot gevoelige informatie te beperken en het gebruik ervan door geautoriseerde gebruikers te monitoren. Versleutelingstechnologieën en andere beveiligingsmaatregelen zorgen er ook voor dat gegevens worden beschermd tijdens verzending en opslag. Geautomatiseerde factuurverwerking draagt dus bij aan een grotere gegevensbeveiliging via digitalisering, wat belangrijk is voor bedrijven van alle groottes en in alle sectoren.
Milieu en Duurzaamheid
Traditionele papieren factuurverwerking genereert grote hoeveelheden afval en veroorzaakt een aanzienlijke milieubelasting. De wettelijke verplichting om facturen te bewaren, brengt ook het probleem met zich mee voor bedrijven om opslagruimte te vinden voor facturen van de afgelopen tien jaar. Overstappen naar digitale verwerking helpt het papierverbruik drastisch te verminderen, waardoor automatisering van het proces ook bijdraagt aan milieubescherming. Factuurverwerking biedt daarom niet alleen talrijke milieuvoordelen die bijdragen aan de concurrentiekracht en economisch succes van een bedrijf, maar helpt ook om op een meer duurzame manier te handelen.
Factuurverwerking voor jouw bedrijf
Het succesvol overschakelen naar digitale processen kan een uitdaging zijn voor elk bedrijf. Niettemin zullen bedrijven onvermijdelijk overstappen op digitalisering om concurrerend te blijven. Deze beweging naar digitalisering is niet langer een optie, maar een kwestie van wanneer het zal worden geïmplementeerd. Factuurverwerking biedt een uitstekende kans om inkoopactiviteiten te digitaliseren en geautomatiseerde processen te introduceren. De talrijke voordelen omvatten productiviteitswinsten, betere schaalbaarheid en verhoogde beveiliging. Bedrijven die zich niet openstellen voor deze mogelijkheden zullen steeds meer achterblijven bij de concurrentie en marktwaarde verliezen.
Om op de hoogte te blijven van de mogelijkheden van AP-automatisering, overweeg om u te abonneren op onze nieuwsbrief of ons te volgen op LinkedIn. We delen regelmatig waardevolle inzichten en updates over de digitalisering van inkoopprocessen. Mis onze content niet – abonneer u nu!
Vraag nu een demo aan
En maak vrijblijvend kennis met onze Source-to-Pay software.
- Suppliermanagement
- Source-to-Contract
- Purchase-to-Pay
- Spend Analytics
