Automatische factuurmatching elimineert dubbele handelingen
Zijn dubbele handelingen effectief? Zelden. Verspil jij er toch tijd aan bij het coderen van je facturen? Ja, waarschijnlijk we
Alsof je terugloopt naar je auto om hem op slot te doen, maar eenmaal daar erachter komt dat je dat al gedaan had. Oké, je hebt je er tenminste van verzekerd dat je niet bent vergeten af te sluiten, maar dat kostte je meer tijd en energie dan nodig. Hetzelfde gebeurt nog op dagelijkse basis bij de factuurverwerking binnen veel organisaties.
Binnenkomende facturen moeten vaak nog handmatig gecodeerd en geautoriseerd worden, ook als er een order aan ten grondslag ligt. Terwijl deze order vooraf al geaccordeerd is. Waarom na afloop van levering dan nóg eens hetzelfde proces doorlopen?
Auto-coderen
Dat kan anders. Niet zozeer door die dubbele handelingen uit je workflow te schrappen, maar door een robot het werk te laten overnemen. In onze vorige blog schreven we al over de OCR-as-a-Service van Invoice Processing, de tool die het overgrote deel van de herkenning van binnenkomende facturen van je overneemt en ook nog eens de kwaliteit van de herkenning on-the-go verbetert. Met de mogelijkheid van auto-coderen en auto-matchen binnen Invoice Processing komt daar een volgend niveau bij.
Touchless
De robot van Invoice Processing herkent de PO-nummers op de ontvangen facturen en matcht deze vervolgens automatisch met de inkooporder of een geregistreerde ontvangst. Klopt de informatie op alle regels en is er sprake van een full match? Dan weet de robot genoeg en kan de factuur direct geboekt worden. Immers: de robot maakt geen rekenfouten en de informatie uit de order of ontvangst is vooraf al geaccordeerd. De factuur hoeft dus niet meer langs mensenogen om goedgekeurd te worden voor betaling.
Handmatig coderen
Geen match door bijvoorbeeld een verschil in prijs, een ander aantal geleverde producten of bijkomende onvoorziene kosten? Dan stuurt Invoice Processing de factuur automatisch door naar de juiste bevoegde om deze te laten beoordelen. Hierbij meldt Invoice Processing direct op welke regel(s) de mismatch is geconstateerd door middel kleuren. Aan de betreffende medewerker vervolgens de beslissing: Verschil accepteren een creditnota aanvragen bij de leverancier of een collega raadplegen via een side-step in de workflow.
Gepersonaliseerde marges
Welke afwijkingen zijn toegestaan en hoe groot deze marges zijn, stel je zelf in per leverancier. Ook een combinatie van een percentage met een maximum absoluut bedrag is gewoon in te stellen. Invoice Processing faciliteert verder een set aan checks die de robot geautomatiseerd uitvoert voordat een beslissing wordt gemaakt om de factuur te auto coderen, te matchen of bij de financiële afdeling aan te bieden voor controle.
De Invoice Processing robot codeert en matcht jouw facturen geautomatiseerd op basis van jouw autorisatiematrix. Het enige dat jij nog hoeft te doen is sturen op afwijkingen. Waarom zou je dubbele handelingen verrichten als onze robot dat ook vóór jou kan doen? Onvermoeibaar, desnoods 24/7, 365 dagen per jaar.
