Budgetten beheren zonder gedoe
Het einde van het jaar is weer in zicht. Dat betekend warme chocolademelk, gezelligheid tijdens de feestdagen, en budgetten voor het komend jaar opmaken. Dat is vast een herkenbaar rijtje voor velen. Een van die dingen is voor niemand per se leuk en daarom hebben we daar een oplossing voor.
Vergroot de kostenbewustwording in de organisatie door de budgetruimte bij goedkeuring van aankopen te tonen. Laat budgethouders bewust kiezen uit welk budget er wordt gekocht. Realiseer op ieder gewenst moment inzicht in het actuele budget. Kortom: Budgetbewaking.
Budgetten aanmaken en bijhouden
Afhankelijk van de grote van de organisatie en de afdeling kan de complexiteit van jaarbudgetten nogal uiteenlopend zijn. Daarnaast wordt het ook bepaald door de manier waarop bedrijven het voor zichzelf inzichtelijk willen hebben. Het is niet raar dat budgetten worden opgemaakt in Excel. Om deze gedurende het jaar bij te houden is Excel echter een stuk minder logisch.
Normaal gesproken is Excel niet gekoppeld aan een financieel systeem en wordt het bestand dus niet automatisch bijgewerkt zodra er iets is besteld of een betaling heeft plaatsgevonden. Daardoor is het nooit direct inzichtelijk hoeveel budget er over is. Alleen wanneer de Excel sheet wordt bijgewerkt, en dat is vaak eens per maand. Gedurende de maand kan het daarom knap lastig zijn het (budget)overzicht te behouden, ondanks dat het onverminderd belangrijk is precies te weten hoeveel geld er nog over is.
Dit kan ook anders. Voor het opmaken van budgetten Excel gebruiken? Prima. Maar het bijhouden ervan, dat kan beter. In Onventis Spend Management kunnen budgetten worden geïmporteerd uit een Excel-document of vanuit het financiële systeem. Dat combineert het gemak van het aanmaken van een budget in Excel (of financieel systeem) met de geautomatiseerde mogelijkheden binnen Spend Management.
Altijd actuele informatie
Misschien wel de grootste frustratie van een budgethouder: Het jaar is halverwege en er hebben een aantal ongeplande kosten plaatsgevonden die niet goed zijn bijgehouden in het budgetoverzicht. De reden? Niet duidelijk dat deze kosten daaraan gekoppeld waren, of iemand is het simpelweg vergeten bij te werken.
Dat is precies wat voorkomen kan worden met Onventis Budgetbewaking.
Bij het beoordelen van een contract, inkooporder of factuur ziet de budgethouder direct wat de impact is op het budget. Zo kan de budgethouder het besluit om goed of af te keuren baseren op actuele informatie. Nadat de verplichting is aangegaan, wordt deze gereserveerd op het budget.
Dit betekent dat alle goedgekeurde orders, contracten en facturen die in omloop zijn, maar ook de betalingen die al gedaan zijn, afgetrokken worden van het beschikbare budget. Hierdoor ontstaat up-to-date inzicht in het budget en kan er nooit meer onverwacht te veel worden uitgegeven.
Kostenbewustwording
Het budget is via een dashboard inzichtelijk. In de rapportages kan er zowel eenvoudig op individueel niveau als op grote schaal worden gekeken naar de uitgaven, mede dankzij duiding van KPI’s.
Het eindresultaat van budgetbewaking is dat de kostenbewustwording is vergroot. Ook is het budget een continu proces, waardoor verrassingen verleden tijd zijn.
Door gebruik te maken van Spend Management is het niet alleen de bewustwording van de kosten die verbeterd; het gehele factuurverwerkingsproces wordt versimpeld en vereenvoudigd. Spend Management helpt je team ook om vanuit een centrale plek contracten te managen, inkooporders te plaatsen en facturen te verwerken. En dat kan ook allemaal geautomatiseerd.
