De keuze voor de juiste inkoopsoftware: Source-to-Pay Suite vs. Best-of-Breed
De digitalisering van inkoopprocessen stelt kopers en inkopers voor de uitdaging om geschikte inkoopsoftware te kiezen. Maar met de overweldigende hoeveelheid beschikbare oplossingen, rijst de vraag: welke software kan voldoen aan de eisen van jouw bedrijf?
Maak kennis met het S2P Platform voor inkopers. Download nu de whitepaper.
De keuze voor de juiste inkoopsoftware: Source-to-Pay Suite vs. Best-of-Breed
De digitalisering van inkoopprocessen stelt kopers en inkopers voor de uitdaging om geschikte inkoopsoftware te kiezen. Maar met de overweldigende hoeveelheid beschikbare oplossingen rijst de vraag: welke software kan voldoen aan de eisen van jouw bedrijf?
Voordat kopers een beslissing nemen, is het belangrijk dat ze een duidelijk begrip krijgen van het proces van het selecteren en afwegen van individuele oplossingen. De vraag of men individuele “best-of-breed” oplossingen moet overwegen, speelt hierbij ook een belangrijke rol. Dit staat in contrast met source-to-pay software die het gehele inkoopproces bestrijkt. Het kiezen van software voor inkoop is geen eenvoudige taak, omdat verschillende factoren moeten worden overwogen om de optimale oplossing voor het bedrijf te vinden. In deze blog zullen we de verschillen tussen de benaderingen uitleggen en de voordelen van de Onventis Best-of-Suite tonen om je de best mogelijke ondersteuning te bieden bij het selecteren van inkoopsoftware.
De Best-of-Breed benadering: een oplossing voor individuele uitdagingen
Het Best-of-Breed-principe vertegenwoordigt de combinatie van verschillende individuele oplossingen in inkoop. Bedrijven selecteren verschillende softwareoplossingen die hun IT-landschap vormen – de meest geschikte technologie op de markt wordt gekozen voor elke uitdaging. Deze componenten kunnen met aanzienlijke inspanning met elkaar worden verbonden om een samenhangend platform te vormen dat het gehele inkoopproces omvat.
Individuele inkoopsoftwareoplossingen concentreren zich op afzonderlijke subgebieden. Bedrijven selecteren afzonderlijke leveranciers voor hun sourcing, hun factuurverwerking en hun uitgavenanalyse. Voor elk doel en elk toepassingsgebied wordt een oplossingssuite van verschillende leveranciers geïntegreerd en gecombineerd.
Voor wie is de Best-of-Breed-benadering geschikt? Deze benadering wordt met name aanbevolen voor bedrijven die een snelle oplossing nodig hebben voor een specifiek probleem dat beperkt is tot een subprocesstap in inkoop. Als er bijvoorbeeld alleen de wens is om factuurverwerking te automatiseren en te digitaliseren, kan een gespecialiseerde oplossing voor factuurverwerking worden geselecteerd. Op deze manier kunnen bedrijven zich richten op hun “probleemgebieden” en de digitalisering bevorderen in afzonderlijke processtappen, volgens hun eigen snelheid en prioritering.
Best-of-Suite: een All-in-One oplossing voor het hele inkoopproces
De Best-of-Suite benadering is gebaseerd op een alles-in-één oplossing die aan alle behoeften voldoet. Het is een end-to-end platform dat het inkoopteam begeleidt van sourcing tot factuurverwerking tot uitgavenanalyse.
Binnen inkoop ligt de focus hier op het source-to-pay-concept, dat alle stappen van inkoop omvat en een alles-in-één inkoopsoftware vertegenwoordigt. Je hebt één oplossing voor het sourcingsproces, leveranciersbeheer, bestellen en betalen, zodat elke deelstap wordt gedekt door een enkele aanbieder.
In vergelijking met Best-of-Breed oplossingen hebben Best-of-Suite aanbieders meestal de reputatie geen diepgaande expertise te bezitten. Omdat ze zich niet richten op één deelgebied maar meer dan één processtap bestrijken, wordt gezegd dat ze alleen oppervlakkige kennis hebben van de afzonderlijke modules. Dit blijkt echter vaak slechts een mythe te zijn: in feite kunnen ze echte waarde toevoegen door verschillende expertise in hun producten en diensten te integreren. De meeste Best-of-Suite oplossingen zijn flexibel voor dit doel en kunnen worden aangepast aan de behoeften van verschillende industrieën en bedrijfseenheden. Hiervoor is een diep begrip van de eisen in deze niches nodig. Het is echter belangrijk om rekening te houden met de unieke eisen van jouw bedrijf en branche en rechtstreeks contact op te nemen met leveranciers om hun expertise en kennis te verifiëren.
De Concrete voordelen van het S2P Concept:
- Gebruiksvriendelijkheid: Bij de Best-of-Suite-benadering is één uitgebreide inkoopsoftware beschikbaar voor het gehele inkoopproces, wat zorgt voor een consistente gebruikerservaring. De naadloze integratie van alle componenten resulteert in een uniforme gebruikersinterface en -ervaring voor alle gebruikers binnen de organisatie. Dit zorgt voor gebruiksgemak in alle gevallen, wat de acceptatie van de software bevordert. Kopers hoeven zich niet aan te passen aan verschillende systemen en werkwijzen, en dit verhoogt de efficiëntie in het inkoopproces.
- Trainingsinspanning: Kiezen voor een Source-to-Pay-oplossing in plaats van op zichzelf staande oplossingen brengt aanzienlijke voordelen met zich mee wat betreft trainingsinspanningen tijdens de implementatie van de software. Met een S2P-oplossing hoeven werknemers slechts één keer te worden getraind voor de gehele end-to-end inkoopsoftware, in plaats van aparte trainingssessies voor verschillende op zichzelf staande oplossingen. Tegelijkertijd zorgt dit ervoor dat alle werknemers dezelfde processen en normen volgen, wat een consistente implementatie van bedrijfsbeleid en best practices garandeert.
- Kostenbesparingen: De beslissing van een organisatie om een uitgebreide Source-to-Pay-oplossing te adopteren in plaats van op zichzelf staande oplossingen maakt aanzienlijke kostenbesparingen mogelijk. Het consolideren van licenties resulteert in aanzienlijke besparingen op licentiekosten. Tegelijkertijd worden de trainingsduur en -kosten aanzienlijk verminderd, aangezien werknemers slechts één keer hoeven te worden getraind voor de gehele inkoopsoftware in plaats van aparte trainingssessies voor individuele oplossingen. Bovendien vereist de implementatie van een S2P-oplossing doorgaans minder tijd en middelen in vergelijking met de implementatie van meerdere op zichzelf staande oplossingen. Dit betekent lagere projectkosten en minder personeelsinspanningen.
- Probleembehandeling: Bij het gebruik van een S2P-oplossing hebben bedrijven één aanspreekpunt voor alle aspecten van hun inkoopproces. Als er een probleem of fout optreedt, hoeven kopers slechts één leverancier te benaderen voor ondersteuning en oplossingen. Dit vereenvoudigt communicatie en probleemoplossing aanzienlijk, omdat er geen coördinatie nodig is tussen verschillende leveranciers.
- Geleidelijke opbouw en schaalbaarheid: De Best-of-Breed-benadering heeft als voordeel dat het IT-landschap geleidelijk kan worden opgebouwd, aangezien elke oplossing afzonderlijk kan worden geïmplementeerd. Een S2P-suite maakt echter ook een stapsgewijze digitalisering van inkoop mogelijk. Bedrijven kunnen modules toevoegen naar behoefte en dus het implementatieproces controleren om aan de eisen van een groeiend bedrijf te voldoen. Omdat de verschillende modules van de inkoopsoftware goed op elkaar zijn afgestemd, vereist de gefaseerde implementatie geen uitgebreide training. Dit maakt snellere integratie en gebruik mogelijk, met minimale verstoring van bedrijfsactiviteiten.
- Soepele integratie: Alle functies binnen de suite zijn naadloos geïntegreerd, wat resulteert in een soepele uitwisseling van gegevens tussen de verschillende fasen van het inkoopproces. Er zijn geen systeemonderbrekingen of gegevensinconsistenties omdat alles is geïntegreerd in één platform. Dit zorgt voor ononderbroken en onbeperkte communicatie binnen het inkoopteam en soepele gegevensoverdracht over de oplossing.
- Verbeterde analyse door nauwkeurige gegevens: Best-of-Suite-softwareoplossingen bieden vaak geavanceerde analysetools waarmee bedrijven inzicht kunnen krijgen in hun inkoopgegevens. Omdat de gegevensuitwisseling naadloos verloopt, zijn de analytische gegevens des te nauwkeuriger. Dit maakt het gemakkelijker om potentiële besparingen te identificeren, inkoopstrategieën te optimaliseren en betere beslissingen te nemen.
- Zorgen voor naleving: Een allesomvattende inkoopsoftware helpt bedrijven zich te houden aan voorschriften en beleid. Door alle relevante processen te bestrijken, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun inkooppraktijken voldoen aan geldende wetten en interne beleidsregels, en zo juridische en financiële gevolgen vermijden.
Voor wie is het S2P concept geschikt?
Voor bedrijven die digitalisering in hun gehele inkoopproces willen implementeren en een uniform niveau van digitalisering willen bereiken, wordt de totale pakketbenadering aanbevolen. Vooral in inkooporganisaties die hun volledige inkoop digitaal willen in kaart brengen, is de best-of-suite en holistische inkoopsoftware geschikt. Je krijgt alle tools die je nodig hebt in één keer, die op elkaar zijn afgestemd en een consistente gebruikerservaring bieden. Bedrijven waarvan de teams nauw samenwerken en de voorkeur geven aan een geïntegreerd platform, profiteren hiervan.
Best-of-Breed vs. Best-of-Suite, Wat Nu?
Bij het selecteren van software voor inkoop is het belangrijk dat bedrijven een blik op de toekomst werpen: Wat zijn de huidige en langetermijnproblemen of mogelijkheden voor mijn inkoopactiviteiten? Welke kosten zal ik maken als ik vandaag kies voor een gedeeltelijke oplossing en later een ander proces stapsgewijs automatiseer? Hoe hoog zijn de kosten als ik alleen de automatisering van mijn inkoopactiviteiten stap voor stap aanpak zonder een langetermijnvisie te hebben? Deze vragen dagen inkopers uit om hun beslissingen te bevragen en met de toekomst in gedachten te denken. Op deze manier vermijden ze onnodige kosten en de overhead die gepaard gaat met het implementeren van inkoopsoftware, of ze nu kiezen voor Best-of-Breed of Best-of-Suite oplossingen.
Dat gezegd hebbende, moeten inkoopteams zich ervan bewust zijn dat niets doen gepaard gaat met aanzienlijke risico’s, waaronder het verlies van concurrentievoordeel door onvoldoende digitalisering, evenals kosten- en productiviteitsverliezen als gevolg van handmatige procesuitvoering. Deze gevaren zijn slechts enkele voorbeelden van de uitdagingen die gepaard gaan met niet-gedigitaliseerde inkoopprocessen.
Ongeacht welke benadering je kiest, is het belangrijkste om niet te wachten en te investeren in software voor inkoop. Elk bedrijf moet individueel beslissen welke oplossing de juiste is voor zijn interne processen. Verschillende vereisten, budgettering en het niveau van digitalisering zijn cruciaal voor deze beslissing.
