Digitale factuur of elektronische factuur? Het verschil uitgelegd.

Digitaal vs. elektronisch

De verwarring rondom de correcte terminologie wordt veroorzaakt door oude bronnen op het internet, waarbij verschillende bedrijven er tegenstrijdige meningen op nahouden. Om het voor eens en altijd op te helderen biedt de Rijksoverheid uitkomst met haar huidige definitie.

“Een elektronische factuur (e-factuur) is een digitaal bestand (maar geen pdf) dat vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch kan worden verwerkt in het andere systeem,” stelt PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken.

Conclusie: De ‘e’ staat voor elektronisch. Een elektronische factuur is een bestand in digitale vorm, net als een video of foto dat op de computer is. Een digitale factuur is echter niet per se elektronisch, want enkel het digitale bestand dat geautomatiseerd verwerkt kan worden valt binnen die definitie.

Wanneer is het een elektronische factuur (e-factuur)?

Het ministerie van Economische Zaken definieert een e-factuur verder als een “systematisch opgebouwd, digitaal bestand waarbij alle gegevens altijd op een vast plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben.”

Op dit moment is er nog geen wereldwijde standaard voor de e-factuur. Veelgebruikte formaten zijn EDI en UBL (open standaard gebaseerd op XML). De Nederlandse en Belgische overheden hebben gekozen voor UBL 2.0. De Europese Commissie is momenteel alweer bezig met de opvolger; UBL 2.1.

Op basis van die informatie kunnen we de volgende richtlijnen opstellen:

Een elektronische factuur is:

1. Gestructureerde data uitgegeven in EDI, UBL, XML of andere data formaten;
2. Gestructureerde data uitgegeven middels webformulieren gekoppeld aan boeking software.

Wanneer is het een digitale factuur?

Een digitale factuur is een factuur die digitaal is in te zien en te verwerken. De digitale factuur is eenvoudig digitaal te archiveren en kan gekoppeld worden aan een boekhoudprogramma. Ook kan met optische herkenning (OCR) een digitale factuur worden ingelezen in de boekhouding, en daardoor veel werk uit handen nemen.

Mede dankzij toegankelijke online oplossingen zijn digitale facturen inmiddels veel populairder dan de oude papieren factuur.

Wat is dan een digitale factuur, maar geen e-factuur:

1. Ongestructureerde data uitgegeven in PDF of Word formaten;
2. Gescande papieren facturen.

Het doel van modern factureren

Elektronisch factureren is uiteindelijk geen doel op zich, maar een middel om een doel te bereiken. De verzendende partij heeft de e-factuur sneller bij de juiste persoon, tegen lagere kosten. En het uiteindelijke doel van een ontvanger is om een inkoopfactuur te boeken met zo min mogelijk menselijke handelingen. De manier waarop een factuur de organisatie binnenkomt en wordt verwerkt maakt niet uit, als het maar snel en foutloos gebeurd.

Bij gebrek aan een systeem dat slimme dingen kan doen met facturen zijn de voordelen van een e-factuur te verwaarlozen of niet bestaand voor een ontvanger. Pas wanneer de digitale factuurverwerking geautomatiseerd is merkt de organisatie de ware voordelen van e-facturen.

Bij monde van de Rijksoverheid zijn de voordelen van e-factureren onder andere:

1. Gemak. De verwerking verloopt automatisch;
2. Snellere verwerking. De papierstroom blijft achterwege;
3. Nauwkeuriger. Geen fouten door handmatige verwerking;
4. Goedkoper. Geen print- en portokosten.

Geïnteresseerd in digitaal factureren? Lees dan nu onze white paper Digitaal Factuurverwerking.