Digitale factuurverwerking steeds goedkoper
Digitale factuurverwerking is steeds goedkoper aan het worden. Volgens een onderzoek van Billentis kostte het verwerken van een digitale factuur in 2012 nog €10,90. In het meest recente onderzoek (mei 2016) van hetzelfde bureau kost het verwerken van digitale factuur slechts €4,50. Een verschil van bijna €6,40.
Waar die kostendaling door komt wordt niet omschreven. Wel wordt een inschatting gemaakt wat het per fase kost om een factuur te verwerken. Er zijn vier fasen:
- Printen en het versturen van de factuur
- Betaalherinneringen sturen
- Het geld overmaken en beheren
- De factuur archiveren
Misschien vind je bovenstaande kostenbesparingen niet helemaal realistisch. Kunnen we ons een beetje voorstellen. Daarom geven we je graag wat meer context.
Als eerst is het belangrijk om te weten dat de auteur van het onderzoek een schatting heeft gemaakt.
De kosten per factuur zijn bijvoorbeeld ingeschat op basis van een organisatie met 5.000 medewerkers, waar een medewerker gemiddeld 60 euro per uur kost. In dat bedrag zijn ook de overheadkosten en kosten van de werkplek meegenomen.
Het aantal pagina’s van de facturen wordt geschat op 1,5 pagina’s. Belangrijke kanttekening die de auteur van het onderzoek zelf aanwijst is dat de gemiddeld aantal facturen van zulke bedrijven een stuk complexer zijn. De auteur onderstreept ook dat complexe facturen automatiseren uiteindelijk meer oplevert. Hoeveel het meer oplevert heeft hij niet onderzocht.
Als laatst is er gerekend met 0,30 cent aan verwerkingskosten die aan de leverancier wordt betaald. Dit bedrag zal per leverancier verschillen.
Conclusie
Zo op het eerste oog lijken de kosten voor digitale factuurverwerking dus lager dan ooit te zijn. Wel is het belangrijk om het bovenstaande overzicht met een knipoog te bekijken. Per organisatie zullen de kosten per verwerkte factuur verschillen. Ons advies: als u echt wilt weten wat het verwerken van digitale facturen in uw organisatie kost, kunt u het best eerst in uw eigen organisatie een onderzoek starten. Maar misschien is bovenstaande visual mooi vergelijkingsmateriaal.
