Excel-bestellijst automatisch verwerkt, goedgekeurd en betaald
Stel je eens voor hoe het zou zijn om je Excel-bestand automatisch om te zetten tot order die vervolgens zonder handmatige interventie digitaal wordt goedgekeurd en betaald zodra alle goederen binnen zijn. Dat zou best eens veel tijd kunnen schelen. En daarom bieden we dat nu aan.
Als oude rotten in het Purchase-to-Pay vak hebben we veel manieren van werken zien komen en gaan. Een constante daarin is altijd Excel geweest. Ook nu nog zijn er veel organisaties, misschien wel allemaal, die Excel voor administratieve taken gebruiken. En waarom ook niet? Excel is toegankelijk en bijna iedereen heeft er wel basiskennis van.
Omdat Excel een ontzettend handige applicatie is die veel gebruikt wordt is er in Invoice Processing de mogelijkheid om Excel- of CSV-bestanden te importeren en deze automatisch in een order te laten zetten.
Op basis van een script wordt het bestand helemaal opgemaakt, van regelitems en hoeveelheden tot BTW nummers en afleveradres. De gebruiker hoeft daarvoor niks te doen, maar kan natuurlijk wel aanpassingen maken als de inhoud van de bestelling op het laatste moment nog is gewijzigd. De order wordt vervolgens naar de leverancier gestuurd.
Doordat dit via Invoice Processing gaat worden alle details van de bestelling in het digitale archief nauwkeurig bijgehouden. Dat is dus veilig opgeslagen en handig voor traceerbaarheid van data in het geval van, bijvoorbeeld, een audit.
Bij binnenkomst van de producten is het een kwestie van de producten als “ontvangen” te registreren. Het systeem herkent de bijbehorende order en als deze matcht met de geleverde goederen kan de afleverfactuur ongezien goedgekeurd worden en de betaallijst in.
Er is dus een aantal redenen om zo te werken:
- Automatische import en opmaak van orders per leverancier en afleverlocatie;
- Digitaal archief dat zoekbaar is en locatieonafhankelijk inzichtelijk dankzij de cloud;
- Factuurmatching gebeurt automatisch: Als de factuur overeenkomt met de bestelling en de ontvangst wordt de factuur ongezien goedgekeurd.
Op deze manier kan de organisatie blijven werken zoals ze graag wil werken, maar wordt er werk uit handen genomen door automatisering en digitalisering van repetitieve werkzaamheden. Het gemak van Excel gecombineerd met het gestructureerde proces binnen Invoice Processing.
