Excel voor Inkoop: Waarom Excel tekortschiet als Inkoopinstrument
Als kritieke functie binnen een organisatie heeft inkoop tot doel kosten te verlagen en bedrijfsbehoeften efficiënt te vervullen. In de wereld van inkoop, waar nauwkeurigheid en kostendaling van groot belang zijn, vertrouwen organisaties vaak op digitale tools om hun processen te stroomlijnen. Een veelgebruikte tool is Excel. Zeer veelzijdig, maar het voldoet niet aan de specifieke eisen en strategische doelen van inkooporganisaties.
Excel for Procurement: Why Excel Fails as a Purchasing Tool
Als een kritieke functie binnen een organisatie heeft inkoop tot doel kosten te verlagen en bedrijfsbehoeften efficiënt te vervullen. In de wereld van inkoop, waar nauwkeurigheid en kostendaling van groot belang zijn, vertrouwen organisaties vaak op digitale tools om hun processen te stroomlijnen.
In ons jaarlijkse benchmark onderzoek naar de digitale vooruitgang van inkooporganisaties onderzoeken we de huidige stand van zaken in de inkoop van middelgrote bedrijven. Hierbij hebben we deze bedrijven gevraagd welke systemen ze gebruiken om inkoopgegevens te beheren. De meeste respondenten gaven aan dat het foutgevoelige Excel het belangrijkste systeem is in hun inkoopactiviteiten, vaker dan ERP-systemen van jaar tot jaar. Een zwak fundament voor digitale inkoopprocessen!
Source: Procurement Barometer 2022. Sustainable Procurement and Supply Chains, Onventis GmbH in cooperation with BME, ESB Business School
Excel is ongetwijfeld een veelgebruikt hulpmiddel in inkoop, maar het voldoet niet aan de strategieën en doelen van inkooporganisaties. In deze blogpost zullen we onderzoeken waarom Excel niet de optimale oplossing is voor het inkoopproces. De nadelen van Excel zullen worden belicht, evenals de risico’s die gepaard gaan met het gebruik ervan. Het zal aantonen welke alternatieve oplossingen overwogen moeten worden om meer efficiënte en effectieve inkoopprocessen te waarborgen.
De Beperkingen en Risico’s van Excel in Inkoop
Gevoeligheid voor fouten en dataverschillen
Handmatige gegevensinvoer en formulebewerking maken het gebruik van Excel gevoelig voor fouten en dataverschillen. Typefouten en onjuiste formules kunnen leiden tot onnauwkeurige resultaten, wat de inkoopactiviteiten beïnvloedt. Tegen de tijd dat fouten worden ontdekt, kan het te laat zijn om ze te corrigeren. Dit heeft een negatieve invloed op het besluitvormingsvermogen van inkopers en hun vermogen om geïnformeerde actie te ondernemen.
Toenemende complexiteit
Naarmate de complexiteit van inkoopprocessen toeneemt, worden de beperkingen van Excel duidelijk. Het beheren van meerdere inkooporders van verschillende leveranciers en daarmee grote hoeveelheden gegevens is moeilijk en tijdrovend. Excel mist de mogelijkheid om uit te breiden om te voldoen aan de toenemende eisen van een groeiende inkooporganisatie. Hoe meer het bedrijf moet inkopen, hoe moeilijker het wordt om de gegevens in Excel te beheren. Het resultaat is fouten in het systeem en inkoopactiviteiten die boven het hoofd van de inkopers uitgaan.
Trage en inefficiënte processen
De handmatige aard van Excel vertraagt inkoopprocessen en heeft invloed op efficiëntie en productiviteit. Handmatig spreadsheets bijwerken, navigeren door meerdere tabbladen en gegevens reconciliëren zijn tijdrovende en arbeidsintensieve taken. Lenigheid en samenwerking binnen inkoopteams zijn alleen mogelijk als er automatisering en workflowbeheermogelijkheden binnen de tool aanwezig zijn. Echter, tools die het niveau van automatisering verhogen en zo processen vereenvoudigen, zijn cruciaal voor effectieve inkoop.
Zorgen over beveiliging
Excel bestanden die via e-mail worden gedeeld of lokaal worden opgeslagen, brengen beveiligingsrisico’s met zich mee voor interne inkoopgegevens. Vertrouwelijke informatie zoals prijsgegevens en leverancierscontracten zijn blootgesteld aan ongeautoriseerde toegang of verlies omdat de beperkte beveiligingsfuncties van Excel gevoelige gegevens niet beschermen. Het is raadzaam om niet op Excel te vertrouwen en meer beveiliging te creëren met digitale inkoopmiddelen.
Gebrek aan samenwerkingsmogelijkheden
Samenwerking tussen belanghebbenden van verschillende afdelingen en leveranciers is essentieel in inkoop. Echter, Excel biedt slechts beperkte communicatiefuncties en realtime updates. Als samenwerking efficiënter zou kunnen zijn, zou dit ook van invloed zijn op inkoopprocessen. Misverstanden, gemiste kansen en een verhoogd risico op fouten leiden tot vertragingen in acties en, in het ergste geval, tot verkeerde beslissingen.
Complexe goedkeuringsprocessen
De lineaire structuur van Excel is ongeschikt voor het beheren van complexe goedkeuringsprocessen. Het volgen van goedkeuringsketens, het monitoren van voortgang en het handhaven van ondersteunende documentatie worden moeilijk en foutgevoelig. De beperkingen van Excel in het beheren van complexe goedkeuringsworkflows leiden tot inefficiënties en potentiële knelpunten. Vooral in inkoop is het belangrijk om deze processen op te zetten en te controleren. Als er geen systeem voor is, gaat het overzicht van noodzakelijke en geplaatste bestellingen verloren, raakt het uit de hand en leidt het tot een inefficiënt en kostbaar proces. Verhoogde transparantie in inkoop via goedkeuringsworkflows zorgt ervoor dat inkoopprocessen de vastgestelde procedures volgen en goedkeuringen worden verkregen om aankopen te volgen en ongeautoriseerde aankopen te vermijden.
Als geen Excel, wat dan?
In ons eerder genoemde onderzoek is het duidelijk dat veel inkopers de digitalisering stimuleren op basis van verschillende trends. Kostenoptimalisatie en -verlaging, risicobeheersing en automatisering spelen hierbij een hoofdrol. Echter, Excel is ontoereikend voor deze doelen.
Source: Procurement Barometer 2022. Sustainable Procurement and Supply Chains, Onventis GmbH in cooperation with BME, ESB Business School
Hoewel Excel een veelzijdig hulpmiddel is, voldoet het niet aan de specifieke behoeften en strategische doelen van inkooporganisaties. De neiging tot fouten, het onvermogen om met toenemende complexiteit om te gaan, trage processen en andere uitdagingen belemmeren het succes van inkoop. Om deze beperkingen te overwinnen, zouden inkoopprofessionals moeten overwegen specifieke inkoopbeheertools te implementeren die automatisering en beveiliging bieden. Met geavanceerde digitale tools kunnen inkopers de efficiëntie, nauwkeurigheid en strategische waarde vergroten om te slagen in de dynamische zakenwereld.
Source-to-Pay systemen zijn de oplossing voor uitdagingen die Excel niet kan oplossen. S2P vertegenwoordigt het strategische end-to-end inkoopproces waarin alle fasen van aankoop digitaal kunnen worden afgehandeld. Inkoopactiviteiten kunnen zo holistisch en alomvattend worden beheerd zonder te vertrouwen op het foutgevoelige Excel. Vooral in inkoop bieden digitalisering en automatisering enorme toegevoegde waarde om de druk te verlichten en het hele proces te vereenvoudigen. Dit elimineert de noodzaak van ingewikkelde formules en eindeloze spreadsheets, terwijl inkoopactiviteiten soepel en snel kunnen worden afgehandeld!
Wanneer duik jij in de wereld van Source-to-Pay om te profiteren van de voordelen die een holistische inkoopoplossing biedt? Als je nog niet op de hoogte bent van de mogelijkheden die S2P biedt, lees dan onze blog over het onderwerp. Volg ons op LinkedIn of abonneer je op onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de nieuwste inkooponderwerpen!
Vraag nu een demo aan
En maak vrijblijvend kennis met onze Source-to-Pay software.
- Suppliermanagement
- Source-to-Contract
- Purchase-to-Pay
- Spend Analytics
