Gaat robotisering de administratief medewerker vervangen?

35% van alle banen in het Verenigd Koninkrijk verdwijnt binnen 20 jaar door robotisering. Dat blijkt uit onderzoek van Deloitte en de Oxford Universiteit. De BBC heeft op basis van dit onderzoek een website gemaakt waarin je precies kunt zien welke beroepen er zullen verdwijnen. Sommige banen zijn volgens het onderzoek makkelijker te automatiseren dan anderen.

De mens verslaat de machine nog steeds in beroepen waar creativiteit, sociale interactie en fysieke snelheid centraal staat. Denk aan kunstenaars, psychologen, maatschappelijke werkers en topsporters. Dat komt simpelweg omdat een robot (nog) niet beschikt over dezelfde emotionele intelligentie als een mens en omdat een robot nog niet zo snel is.

Er zijn echter ook banen die een robot makkelijker over kan nemen. Bijvoorbeeld beroepen die te maken hebben met veel handmatige, repetitieve handelingen. De algoritmes van een robot worden steeds geavanceerder, waardoor automatisering in steeds meer beroepen zal optreden.

97%

Eén van de beroepsgroepen die in de toekomst dreigt te verdwijnen is de Financial. Van zowel administratieve werknemers als account managers is het automatiseringsrisico 97%, aldus de BBC.

Het is wel van belang te realiseren dat niet alles geautomatiseerd kan worden. Met name de komende jaren zal de robot weliswaar een groeiende assisterende rol invullen en repeterende taken overnemen, maar bepaalde taken blijven voor de robot buiten bereik. Onderhandelen, assisteren, en originele oplossingen aandragen zijn vooralsnog te bijzonder voor de robot om met succes uit te voeren.

Veel van de werkzaamheden van een administrateur gebeuren nu handmatig. Wereldwijd is nog steeds 91% van de 500 miljard facturen van papier. Deze papieren factuur wordt handmatig gecontroleerd en vervolgens handmatig geboekt in het financieel systeem. Daar bestaan echter al robots voor.

Dit kan een administratierobot nu al

In feite doet een purchase-to-pay applicatie precies hetzelfde als elke andere robot. Op basis van een paar instructies gaat hij zelfstandig aan de slag. En hij kan al best wat.

Automatisch regels herkennen

Met herkensoftware worden de belangrijkste gegevens van een factuur (zoals kop- en regelgegevens) al automatisch herkend. Dat scheelt handmatige data-entry en dus een hoop tijd. Wel wordt de factuur vaak nog uitgeprint en gescand, maar men verwacht dat de e-factuur – een factuur als databestand UBL of EDI – daar verandering in zal brengen.

Automatisch matchen en boeken van facturen

De robot matcht facturen met ontvangstbewijzen, contracten en inkooporders. Daardoor kunnen veel meer facturen in minder tijd geboekt worden. Medewerkers corrigeren alleen de facturen met grote afwijkingen. Voor iedere leverancier kunnen boekingsstandaarden worden gedefinieerd, inclusief de mogelijkheid om naar meerdere regels te distribueren, zodat facturen snel en goed door de robot verwerkt en geboekt kunnen worden.

Snel rapportages genereren

Data voor een maand-, kwartaal-, of jaarafsluiting is veel sneller te verkrijgen. De data is op ieder moment beschikbaar omdat alle facturen reeds worden verwerkt in de purchase-to-pay-applicatie. Daardoor is het genereren van een rapportages een kwestie van één klik op de knop.

Meldingen sturen naar goedkeurders

Een factuur heeft meestal goedkeuring nodig. In een geautomatiseerd proces gaat dat snel en is er geen risico op kwijtgeraakte facturen. De factuur wordt tenslotte direct doorgestuurd naar de juiste goedkeurder. Daarnaast is het inzichtelijk waar de factuur precies is doormiddel van een audit trail. Zonder deze automatisering moet een administratief medewerker met de papieren factuur de organisatie in, wat resulteert in slecht inzicht in de status.

Het is slechts een greep van de handelingen die nu al te automatiseren zijn voor een administratief medewerker. Die kan zich daardoor meer bezighouden met proactieve controle en prijsonderhandelingen.

Wat gebeurt er in de komende 20 jaar?

De robotisering voor een crediteurenadministratie is op gang aan het komen. Moet een administratief medewerker zich dan nu al zorgen gaan maken?

Voor iedere robot zal er een banen bijkomen, bijvoorbeeld een (IT-)beheerder of een programmeur. Er is dus nog tijd voor omscholing. Een administratief medewerker zou bijvoorbeeld omgeschoold kunnen worden naar een andere financiële functie. Denk aan studies als Accountancy of bedrijfseconomie.

De administratief medewerker zoals we die nu kennen zal volgens het onderzoek van de BBC over 20 jaar niet meer bestaan. Hoe de baan zich in de loop der jaren zal ontwikkelen kunnen we niet voorspellen. De tijd zal het leren.

Wat denk jij? Hoe ziet de functie van de administratief medewerker er over 20 jaar uit?