Het automatiseren van  factuurverwerking.

Wat is factuurverwerking precies?

Factuurverwerking is het proces waarbij ontvangen facturen van leveranciers worden gecontroleerd, goedgekeurd en verwerkt voor betaling. Factuurverwerking omvat stappen zoals het registreren van de factuur, het controleren van de juistheid en overeenstemming met inkooporders, en het toewijzen van de juiste kostenplaatsen in de boekhouding.

Waarom is efficiënte factuurverwerking zo belangrijk?

Efficiënte factuurverwerking biedt een scala aan voordelen voor bedrijven. Allereerst zorgt het voor een verbeterde cashflow door snelle en accurate verwerking, waardoor bedrijven hun financiële verplichtingen beter kunnen overzien en beheren. Dit leidt ook tot betere leveranciersrelaties, aangezien tijdige betalingen resulteren in tevreden leveranciers, wat kan leiden tot gunstigere voorwaarden en een sterkere samenwerking. Daarnaast realiseren bedrijven aanzienlijke kostenbesparingen door de vermindering van tijd en middelen die nodig zijn voor factuurverwerking. Gestroomlijnde processen dragen bij aan verhoogde nauwkeurigheid en compliance, wat essentieel is voor het voldoen aan boekhoudkundige en fiscale regelgeving. Tot slot faciliteren accurate factuurgegevens datagedreven besluitvorming, waarbij waardevolle inzichten worden geboden voor budgettering, forecasting en strategische planning.

Uitdagingen bij traditionele factuurverwerking

Wanneer organisaties nog steeds geen vorm van digitale factuurverwerking in hun organisatie hebben opgenomen, kan dit leiden tot verschillende problemen:

• Tijdrovend handmatig werk: Het handmatig invoeren van factuurgegevens is niet alleen tijdrovend, maar ook vatbaar voor menselijke fouten.
• Verloren of zoekgeraakte facturen: Papieren facturen kunnen gemakkelijk kwijtraken in een drukke kantooromgeving, wat leidt tot gemiste betalingen en ontevreden leveranciers.
• Gebrek aan overzicht: Zonder een gecentraliseerd systeem is het moeilijk om een duidelijk beeld te krijgen van openstaande facturen en betalingsverplichtingen.
• Vertragingen in goedkeuringsprocessen: Inefficiënte goedkeuringsworkflows kunnen leiden tot vertraagde betalingen en gemiste kortingen voor vroege betaling.
• Beperkte audittrail: Handmatige systemen maken het lastig om een gedetailleerde audittrail bij te houden. Zonder een uitgebreide audit trail is het moeilijker om frauduleuze activiteiten te detecteren en te voorkomen. Het gebrek aan een volledige audit trail kan bovendien leiden tot problemen bij het naleven van interne controles, beveiligingsprotocollen en wettelijke vereisten.

De oplossing: Geautomatiseerde factuurverwerking

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, wenden steeds meer bedrijven zich tot geautomatiseerde oplossingen voor factuurverwerking. Moderne software en technologieën bieden tal van voordelen. De meeste organisaties in de Benelux in het mkb+ of groter zullen al een oplossing van factuurverwerking in huis hebben. Het grootste verschil hierin verschuilt zich in de automatiseringsgraad van het factuurverwerkingsproces en hoe modern de softwareoplossing voor factuurverwerking is. Maakt de organisatie enkel gebruik van een OCR functionaliteit, of hangt er een volledig geautomatiseerde workflow achter? De markt met aanbieders voor factuurverwerkingssoftware is groot. Wij raden tenminste de volgende functionaliteiten aan als basis voor het digitaliseren van factuurverwerking.

1. Optical Character Recognition (OCR): Deze technologie kan automatisch gegevens uit gescande facturen extraheren, waardoor handmatige invoer overbodig wordt.
2. Automatische matching: Systemen kunnen facturen automatisch matchen met inkooporders en ontvangstbewijzen, wat het reconciliatieproces versnelt.
3. Workflow-automatisering: Digitale goedkeuringsprocessen zorgen voor een snelle en efficiënte verwerking van facturen door de juiste personen.
4. Integratie met ERP-systemen: Naadloze integratie met bestaande financiële systemen zorgt voor een consistente gegevensstroom en realtime inzichten.
5. Mobiele toegankelijkheid: Moderne oplossingen bieden vaak mobiele apps, waardoor managers facturen kunnen goedkeuren, ongeacht hun locatie.
6. Verbeterde databeveiliging: Digitale systemen bieden geavanceerde beveiligingsmaatregelen om gevoelige financiële gegevens te beschermen.

De moderniteit van de softwareoplossing is essentieel voor een robuust factuurverwerkingsproces voor de toekomst. Is de software nog steeds up to date met alle wet- en regelgeving, is de oplossing schaalbaar en aanpasbaar, krijgt het finance team (lokale) support met trainingsmogelijkheden?

Best practices voor optimale factuurverwerking

Om het meeste uit jouw factuurverwerkingsproces te halen, kun je de volgende best practices overwegen:

• Standaardiseer het proces: Ontwikkel duidelijke richtlijnen en procedures voor het ontvangen, verwerken en goedkeuren van facturen. Denk bijvoorbeeld aan aan opstellen van KPI’s voor de verwerkingstijd van facturen, wie welke bevoegdheden heeft in het goedkeuringsproces en het instellen van automatische herinneringen tijdens in bepaalde fasen van het totale proces.
• Investeer in training: Zorg ervoor dat alle betrokken medewerkers goed getraind zijn in het gebruik van factuurverwerkingssystemen en -procedures. Onventis biedt deze training aan als onderdeel van het onboardingsproces.
• Stimuleer leveranciers om e-facturen te sturen: Elektronische facturen verminderen handmatige invoer en versnellen het verwerkingsproces. Zorg voor duidelijke informatie over het aansluiten op e-facturatie en help leveranciers bij het opzetten van het proces. Communiceer de voordelen duidelijk. Informeer leveranciers over de efficiëntie en kostenbesparingen die e-facturatie kan opleveren voor hun bedrijfsvoering.
• Implementeer de three-way match methode: 3-way matching automatiseert de controle van facturen door deze te vergelijken met de inkooporder en de ontvangstbevestiging. Dit vermindert de kans op menselijke fouten aanzienlijk.
• Maak gebruik van early payment discounts: Accounts payable krijgt vaak een early payment discount wanneer facturen sneller worden betaald, meestal rond de 10 dagen, dan de standaard betalingstermijn van 30 tot 60 dagen.
• Voer regelmatig audits uit: Audits helpen bij het identificeren en dichten van gaten in interne controles die kunnen leiden tot fraude. Periodieke controles helpen om inefficiënties en mogelijke frauderisico’s te identificeren. Onventis helpt je met het opzetten van gestructureerde procedures om frauduleuze facturen en transacties snel te identificeren. Bovendien helpen audits met de voorbereiding van externe audits en naleving van wetgeving. 

Conclusie

Efficiënte factuurverwerking is meer dan alleen een administratieve taak; het is een strategische functie die directe invloed heeft op de financiële gezondheid en operationele efficiëntie van een bedrijf. Door te investeren in moderne technologieën en best practices te implementeren, kunnen organisaties hun factuurverwerkingsprocessen stroomlijnen, kosten besparen en waardevolle inzichten verkrijgen voor betere besluitvorming.In een tijdperk waarin digitale transformatie centraal staat, is het optimaliseren van factuurverwerking niet langer een luxe, maar een noodzaak voor bedrijven die willen floreren in een concurrerende markt. Door de juiste tools en processen te implementeren, kunnen bedrijven zich richten op wat echt belangrijk is: groei, innovatie en het leveren van waarde aan hun klanten.

Meer weten? Download onze whitepaper Project Factuurverwerking hieronder voor meer informatie, of neem direct contact met ons op!