Hoe staat het met jpuw digitale volwassenheid binnen inkoop?
Investeren in zijn algemeenheid, maar zeker ook in inkoop, brengt altijd dezelfde vraag met zich mee. Hoe zit het met de ROI (Return On Investment), anders gezegd: Welk rendement levert een bepaalde investering op? Zo ook als we kijken naar het automatiseren van factuurverwerking. De behaalde ROI binnen factuurverwerking is natuurlijk heel erg afhankelijk van de huidige mate van efficiëntie bij inkomende facturen.
In deze blog bespreken we dit aan de hand van het volwassenheidsmodel dat door Onventis ontworpen is. Deze maakt het inzichtelijk welke fases er zijn en waar het huidige inkoopteam zich bevindt.
De mate van winst die er te behalen valt op het gebied van kosten- en tijdbesparing hangt af van de mate waarin er (al) gedigitaliseerd is. Denk hierbij aan zaken als: In welk formaat komen de facturen binnen? Op welke manier vind momenteel het goedkeuringsproces plaats?
Wanneer deze vragen beantwoord worden kun je naar grofweg 3 categorieën gaan kijken: Operationele chaos, digitale evolutie en Robotic accounting. Laten we eens kijken wat deze diverse fases betekenen.
De 3 fases van digitale volwassenheid in inkoop
- Operationele chaos – in deze situatie heeft er nog geen digitalisatie plaatsgevonden in de inkoopafdeling
- Digitale evolutie – een traditionele OCR scanning en workflow wordt gebruikt
- Robotic accounting – eFacturen komen binnen in het voorkeursformaat. Hoogwaardige OCR wordt gebruikt voor optimale factuurherkenning en robots doen het productiewerk en de inkopers houden zich enkel bezig met de uitzonderingen.
Als we kijken naar robotic accounting in optima forma dan is er enkel handmatig werk nodig in de meest uitzonderlijke gevallen. Besparingen gaan direct vanaf dag 1 plaatsvinden. Automatische factuurverwerking biedt dan op 2 fronten een positief effect: De meest effectieve vorm van digitalisatie in inkoop zorgt voor directe kostenbesparingen voor zowel de inkoper als de leverancier. Leveranciers krijgen sneller betaald, en de proceskosten vanuit de inkoper voor de factuurverwerking worden sterk verminderd. Daar bovenop kun je hogere korting bewerkstelligen bij leveranciers door vroegtijdig te betalen.
“De potentiele besparingen wanneer je vanuit een operationele chaos naar robotic accounting groeit bedraagt vaak tot wel meer dan 15EUR per factuur. Zelfs wanneer je slechts 1 trede van de trap neemt naar een traditionele OCR scanning en workflow bespaar je al gauw tot wel 5EUR per factuur.”
