Optimalisatie van Indirecte Inkoop: Definitie, Uitdagingen, Oplossingen
In een bedrijf worden inkomsten en uitgaven voortdurend met elkaar vergeleken. Naast verkoop, klantenwerving en het maximaliseren van de verkoop speelt inkoop ook een beslissende rol als een centraal instrument voor het beheren van de winst.
Echter, inkoop is niet slechts inkoop: het kan worden onderverdeeld in afzonderlijke gebieden die zich bezighouden met de aanschaf van verschillende middelen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen directe en indirecte inkoop, die elkaar aanvullen en ervoor zorgen dat de bedrijfsvoering soepel verloopt.
Optimalisatie van Indirecte Inkoop: Definitie, Uitdagingen, Oplossingen
In een bedrijf worden inkomsten en uitgaven voortdurend met elkaar vergeleken. Naast verkoop, klantenwerving en het maximaliseren van de verkoop speelt inkoop ook een beslissende rol als een centraal instrument voor het beheren van de winst.
Echter, inkoop is niet slechts inkoop: het kan worden onderverdeeld in afzonderlijke gebieden die zich bezighouden met de aanschaf van verschillende middelen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen directe en indirecte inkoop, die elkaar aanvullen en ervoor zorgen dat de bedrijfsvoering soepel verloopt.
Directe Inkoop vs. Indirecte Inkoop: Wat is het Verschil?
Directe inkoop heeft betrekking op het verwerven van middelen die direct nodig zijn voor de fabricage van het product van het bedrijf of voor het leveren van de diensten die door het bedrijf worden aangeboden. Als deze goederen niet worden aangeschaft, heeft dit invloed op het productieproces, aangezien ze rechtstreeks in het eindproduct terechtkomen en de kern vormen van de kernactiviteiten op het gebied van inkoop.
Indirecte inkoop richt zich op het aanschaffen van middelen die nodig zijn voor het voortbestaan van een bedrijf. Het omvat goederen of diensten die niet direct verbonden zijn met het productieproces van een bedrijf, maar het ondersteunen. De middelen belanden niet in het product, maar dragen bij aan de productie en voortzetting van de dagelijkse bedrijfsvoering. Kantoorbenodigdheden, kosten voor machineonderhoud en -reparatie, energiekosten, reiskosten en de aanschaf van koffie zijn bekende voorbeelden van indirecte kosten die zijn opgenomen in de uitgaven van een bedrijf.
Dus, wat is belangrijker om winst te maximaliseren – directe of indirecte inkoop? In feite is het geen kwestie van óf/of, omdat beide gebieden essentieel zijn en samenwerken om een balans te creëren voor soepele en succesvolle bedrijfsvoering terwijl ze bijdragen aan het zakelijk succes. Het is echter onmiskenbaar dat indirecte inkoop vaak aanzienlijk potentieel biedt voor optimalisatie, omdat het vaak op een gedecentraliseerde en niet-transparante manier is georganiseerd. In deze context moeten bepaalde uitdagingen en problemen worden overwonnen om ten volle te profiteren van het volledige potentieel.
Wat Gebeurt er Wanneer Indirecte Inkoop Ongecontroleerd en Gedecentraliseerd Blijft?
In digitale inkoop is het essentieel om efficiënt beheer en controle van indirecte inkoop te waarborgen. Dit inkoopgebied omvat een verscheidenheid aan goederen en diensten uit verschillende categorieën, wat leidt tot diverse en voortdurend groeiende bestelvereisten. Talrijke medewerkers die betrokken zijn bij het inkoopproces schaffen producten of diensten zelfstandig aan zonder gestandaardiseerde goedkeuringsprocedures, wat leidt tot een fenomeen dat bekend staat als “maverick buying.”
Dit beschrijft de situatie waarin medewerkers uit verschillende afdelingen onafhankelijk en zonder formele goedkeuringsprocessen aankopen doen. Als er geen duidelijke richtlijnen zijn over wie mag bestellen, in welke hoeveelheid en bij welke leveranciers, schaffen de specialistische afdelingen zelf een aanzienlijk deel van de indirecte materialen aan zonder de centrale inkoopafdeling erbij te betrekken.
Echter, de maverick buying-rate moet snel worden verminderd, aangezien het fenomeen gepaard gaat met aanzienlijke kosten. De maverick buying-rate dient als indicator van hoe vaak er onafhankelijke aankopen worden gedaan. Het geeft aan dat het bedrijf mogelijk nalevingsproblemen heeft omdat het zich niet houdt aan de gedefinieerde inkooprichtlijnen. Het is daarom des te belangrijker om dit ongecontroleerde inkoopproces te minimaliseren en de efficiëntie in de indirecte inkoop te verhogen.
Deze Factoren Beïnvloeden Indirecte Inkoop
Indirecte kosten (energie, verzekeringen, gebouwreiniging, etc.) worden vaak over het hoofd gezien in inkoop omdat ze meer aandacht zouden moeten krijgen. Hierdoor is er potentieel voor besparingen door de aankoop van deze goederen en diensten te controleren en centraal te beheren. Echter, inkoopteams werken doorgaans op volle capaciteit, waardoor overheadkosten ongecontroleerd blijven. Om kosten in indirecte inkoop te verminderen en daarmee de inkoop te optimaliseren, moeten de volgende obstakels worden overwonnen:
Gebrek aan Goedkeuringsprocessen
Als er geen goedkeuringsprocessen en duidelijke richtlijnen zijn in de inkoop, kan indirecte inkoop uit de hand lopen. Overmatige uitgaven met ongeschikte leveranciers, gebrek aan monitoring en goedkeuringsworkflows betekenen dat deze uitgaven moeilijk te volgen zijn en het inkoopteam worden omzeild. Er kunnen geen maatregelen worden genomen om deze overmatige uitgaven aan te pakken en kosten te verlagen als er niets verandert.
Complexe Inkoopprocessen
De oorzaak van gedecentraliseerde indirecte inkoop is vaak frustratie over complexe processen. Wanneer een bestelling wordt geplaatst, moet deze vaak door verschillende instanties gaan voordat deze wordt goedgekeurd. Het is voor werknemers eenvoudiger om te bestellen zonder de inkoopafdeling erbij te betrekken. Dit leidt tot facturen met te hoge prijzen en betalingsvoorwaarden die afwijken van bekende afspraken in raamcontracten. Dit resulteert in inefficiënte inkoopprocessen en verhoogt de kosten.
Geen Transparantie
Het overschrijden van uitgavenbudgetten is een aanzienlijk probleem bij indirecte inkoop. Dit gebeurt wanneer bestellingen worden geplaatst zonder overleg met het inkoopteam, waardoor zij de controle over de uitgaven verliezen en niet kunnen zorgen voor systematische naleving van de geldende regels bij het goedkeuren van bestellingen. Als er geen transparantie is, ontstaan er inkooprisico’s die de procesgang aanzienlijk kunnen verstoren en de kosten kunnen verhogen. In deze context is transparantie cruciaal omdat het een overzicht biedt van het gehele inkoopproces. Deze transparantie strekt zich uit tot de inkoopaanvraag, de betalingsprocessen en de totale uitgaven.
Compliance problemen
Met transparantie is het ook gemakkelijker om naleving te waarborgen. Opnieuw zijn goedkeuringsprocessen cruciaal om ervoor te zorgen dat werknemers aankopen doen volgens de richtlijnen van het bedrijf. Als goedkeuringsworkflows niet zijn opgezet, worden er meer bestellingen geplaatst die niet zijn goedgekeurd door inkoopteams. Geautomatiseerde goedkeuringsprocessen en transparante inkoopprocessen bieden hier een oplossing, aangezien noodzakelijke goederen en diensten niet onafhankelijk worden aangeschaft. Dit zorgt voor naleving van voorschriften en handhaving van inkooprichtlijnen.
KPI-goriënteerde Inkoop
Prestatie-indicatoren (KPI’s) in het bedrijf bieden informatie over relevante factoren en de prestaties om te verduidelijken in hoeverre de gestelde doelen worden behaald. Als deze KPI’s ontbreken, hebben inkoopteams geen indicatie van hoe succesvol hun processen en activiteiten zijn. Als ze bijvoorbeeld hun strategie hebben ontworpen om kosten te verlagen zonder specifieke KPI’s hiervoor te definiëren, wordt het moeilijk om hun maatregelen te kwantificeren en hun succes te beoordelen. Daarom is het belangrijk om indirecte inkoop zo transparant mogelijk te maken om alle inkoopgegevens vast te leggen en zorg te dragen voor op KPI gerichte inkoop.
Digitale Oplossingen als een Antwoord op de Uitdagingen van Indirecte Inkoop
De wortel van de problemen in indirecte inkoop ligt vaak in de complexe bestelprocessen en het gebrek aan transparantie. Een geautomatiseerde en digitale workflow kan deze processen vereenvoudigen en goedkeuringstijden verkorten.
De oplossing voor deze uitdagingen ligt ongetwijfeld in digitale inkoopoplossingen. Deze bieden inkopers de mogelijkheid om hun inkoopgegevens vast te leggen, bepaalde workflows te automatiseren om orders sneller en gerichter vrij te geven, en uitgebreide analyses van inkoopactiviteiten mogelijk te maken. Ze kunnen inzicht krijgen in alle binnen het bedrijf geplaatste bestellingen en de bijbehorende facturen. Digitale oplossingen zorgen ervoor dat aankopen voldoen aan de regelgeving en in lijn zijn met het beleid van het bedrijf, waardoor inkoopteams verschillende processen efficiënt kunnen monitoren.
E-procurement software biedt met name effectieve ondersteuning voor indirecte inkoop, omdat het het hele bestelproces digitaliseert. Dit stelt werknemers in staat om online te bestellen en te genieten van een intuïtieve en naadloze inkoopervaring. Meer kopieerpapier nodig? Een eenvoudige blik op de catalogus, toevoegen aan de winkelwagen en de bestelling indienen, terwijl geautomatiseerde workflows ervoor zorgen dat bestellingen niet langer de inkoopafdeling omzeilen. Deze basisprocessen verlopen op de achtergrond. Eindgebruikers kunnen hun bestellingen eenvoudig volgen omdat alle benodigde informatie in het systeem staat en digitaal kan worden vastgelegd door de inkoopafdeling.
Digitale oplossingen zorgen er ook voor dat raamovereenkomsten met voorkeursleveranciers en kortingen via aangeboden catalogi volledig worden benut om potentiële besparingen te realiseren. Kopers ervaren niet alleen een conforme inkoopervaring, maar behalen ook aanzienlijke kostenbesparingen. E-procurementoplossingen zijn daarom een beslissend antwoord op de uitdagingen van indirecte inkoop en bieden duidelijke meerwaarde voor bedrijven.
Bent u klaar om uw indirecte inkoop te digitaliseren? Plan dan vandaag nog een live demosesse met onze source-to-pay experts om alles te leren over de Onventis All-in-One Procurement Suite! Om er zeker van te zijn dat u alle trends, tips, trucs en de laatste updates van Onventis krijgt, abonneer u op onze nieuwsbrief of volg ons op LinkedIn!
