Met OCR-software bespaar je zeeën van tijd

Hoe helpt OCR-software bij digitale factuurverwerking

Optical Character Recognition (OCR) software is al jaren een effectieve manier om de kop en regelgegevens af te lezen van een factuur. Simpel gezegd is het software die de factuur scant en vervolgens de belangrijkste gegevens van de factuur herkent.

In combinatie met online factuurverwerking zorgt OCR ervoor dat de kop en regelgegevens automatisch in het invoerscherm van de boeking terecht komen.

In theorie hoeft een codeur alleen de factuur te controleren, en dat doet hij of zij door te kijken of alle gegevens kloppen. Dat wordt nog eens extra makkelijk gemaakt door automatische foutmeldingen, zodat een codeur kan zien waar hij of zij mogelijk iets aan moet passen.

Handmatige data-entry? Dat verdwijnt bijna compleet. Nouja, bijna dan.

OCR als een service

Voor de meeste bedrijven werkt de scan en herkensoftware niet zo eenvoudig als bovenstaande situatie schetst.

Voor optimale herkenning moet de software namelijk worden geoptimaliseerd. Denk bijvoorbeeld aan ontbrekende of foutief gescande gegevens van een factuur. Om dit een volgende keer te voorkomen moet de OCR worden ingesteld (handmatig).

Door het ontbreken van de juiste kennis, tijd of handigheid komt het voor dat er niet het optimale uit OCR software wordt gehaald door gebruikers.

Bij Onventis Invoice Processing bieden we om precies die reden OCR als een service aan. Wij regelen 100% herkenning, optimalisering en validering van de factuur. Het gevolg: Nog sneller verwerking van de factuur.

Hilton Meats Zaandam verwerkt 80% van facturen met OCR

Door het automatisch scannen en herkennen van de factuur is het niet meer nodig om de factuur uit te printen en regel voor regel te controleren. De software doet dat namelijk voor je.

Voor Hilton Meats Zaandam was dit een uitkomst. Met 23.000 inkomende facturen op jaarbasis (per fabriek!) is het niet echt een goed idee om handmatig alles regel voor regel te controleren.

Michael Watson, Hoofd Financiële Administratie bij Hilton Meats Zaandam, zag de noodzaak in om tijd te winnen. Watson: “Meer dan 80% van de facturen worden direct goed gelezen en gecontroleerd door de OCR.  Daarnaast geldt dat hoe beter de scanner, des te beter de kwaliteit van de regelherkenning.”

Zie jij het al voor je dat 23.000 facturen handmatig en regel voor regel gecontroleerd moeten worden? Dat is een tijdrovende klus.