Moeilijkheden in de toeleveringsketen: Leveranciersbeheer om leveringsproblemen aan te pakken
Geopolitieke uitdagingen en volatiele markten vereisen transparante samenwerking met gekwalificeerde en duurzame zakenpartners binnen de toeleveringsketen. In deze waardeketen nemen leveranciers daardoor een steeds belangrijkere positie in. Supplier management is dan ook een cruciale factor voor de operationele weerbaarheid en het economisch succes.
Effectief supplier management: de preventieve oplossing voor verstoring van de toeleveringsketen
Geopolitieke uitdagingen en volatiele markten vereisen transparante samenwerking met gekwalificeerde en duurzame zakenpartners binnen de toeleveringsketen. In deze waardeketen nemen leveranciers daardoor een steeds belangrijkere positie in. Supplier management is dan ook een cruciale factor voor de operationele weerbaarheid en het economisch succes.
Om als bedrijf relevant en gezond te blijven, heeft het inkopen van hoogwaardige producten of diensten bij betrouwbare leveranciers, de hoogste prioriteit. Effectief leveranciersmanagement is daarom cruciaal om risico’s te minimaliseren, en het succes van een bedrijf te waarborgen. Het vertegenwoordigt een essentieel onderdeel van risicobeheer. Risicobeheer, ook wel risk management genoemd, verwijst naar het proces dat bedrijven doorlopen om hun leveranciers te identificeren, te selecteren, evalueren en ontwikkelen. Het doel is ervoor te zorgen dat leveranciers voldoen aan de eisen van het bedrijf, en dat ze het risico op kwaliteitsproblemen, vertragingen in de levering, of andere verstoringen minimaliseren. Een gegarandeerde levering staat hierin centraal.
Met welke problemen krijgt Inkoop te maken, en hoe kan digitaal leveranciersmanagement zorgen voor leveringszekerheid?
Problemen met de toeleveringsketen zijn een veelvoorkomend probleem in de huidige wereldeconomie. Een supply chain bestaat uit veel verschillende partijen met elk hun eigen processen en uitdagingen. Als een deel van de toeleveringsketen uitvalt (de levering is bijvoorbeeld vertraagd of de kwaliteit is niet op peil), heeft dat ook gevolgen voor de andere partijen. Deze problemen in de toeleveringsketen worden beïnvloed door twee belangrijke risico’s. Enerzijds ontstaan leveringsrisico’s door verstoringen in de supply chain, de zogenaamde supply chain disruptions. Aan de andere kant ontstaan er potentiële gevaren bij de selectie van risicovolle leveranciers en de samenwerking ermee, die daarmee de winstgevendheid, het succes, en het imago van een bedrijf beïnvloeden.
Bevoorradingsrisico – supply risk
Supply risks treden vaak op als gevolg van het uitblijven van leveringen door leveranciers die niet in staat zijn om de benodigde materialen, grondstoffen of diensten te leveren. Logistieke problemen ontstaan wanneer een bedrijf obstakels tegenkomt bij het distribueren of transporteren van essentiële goederen. De factoren die bijdragen aan deze hachelijke situatie zijn divers, variërend van knelpunten in de transportcapaciteit tot aan onvoorziene gebeurtenissen zoals stakingen. Deze problemen kunnen leiden tot vertraging van leveringen, stopzetting van de productie en uiteindelijk de leveringszekerheid van het bedrijf in gevaar brengen. Daarnaast zorgen natuurrampen zoals aardbevingen, overstromingen of orkanen voor logistieke problemen en tasten ze ook de bevoorradingszekerheid van een bedrijf aan. Schade aan de infrastructuur en blokkering van transportroutes als gevolg van deze gebeurtenissen kunnen leiden tot leveringsvertragingen en productieverliezen.
Om een continue bevoorrading te kunnen garanderen, is het aan te bevelen dat bedrijven diversificatie van hun leveranciers toepassen. Een manier om dit te bereiken is door alternatieve leveranciers te identificeren en de pool van mogelijke leveranciers uit te breiden. Bij uitval van een leverancier hebben bedrijven dan meer mogelijkheden om productieverlies te voorkomen. Hierbij moet niet alleen aandacht worden besteed aan de technische diversificatie; maar ook aan de geografische spreiding, waardoor leveringsproblemen als gevolg van natuurrampen worden geminimaliseerd. Door leveranciers uit verschillende regio’s te kiezen, kan de afhankelijkheid van een bepaald geografisch gebied worden verminderd. Geografische spreiding is een belangrijk maatregel voor de inkoopmanager om het uitvalrisico van leveringen te beperken. Om het zoeken naar geschikte leveranciers te vereenvoudigen en bestaande leveranciersrelaties te beheren, is een Supplier Relationship Management-systeem (SRM) het meest geschikt. Het verbindt de leverancier en afnemer op digitale wijze. In een SRM-systeem is het ook mogelijk om te zoeken naar nieuwe leveranciers en geselecteerde leveranciers systematisch en periodiek te beoordelen.
Daarnaast is een goede communicatie met leveranciers een belangrijke factor bij het minimaliseren van leveringsrisico’s als onderdeel van het te voeren leveranciersmanagement. Met digitale SRM-systemen kunnen bedrijven de dialoog met hun leveranciers optimaliseren, en zo de risico’s verkleinen. Deze leverancierbeheerplatforms stellen bedrijven in staat om belangrijke informatie zoals leveringsschema’s, inkooporders, facturen en contracten, realtime te delen. Dit leidt tot meer transparantie en een betere samenwerking tussen de kopers en de leveranciers. Als leveranciers vertragingen of problemen verwachten, kunnen ze dit snel communiceren. De inkoper kan hierop vervolgens reageren en anticiperen. Op deze manier wordt het leveringsrisico en hieraan gerelateerde problemen verkleind.
Noodplannen spelen een belangrijke rol bij het minimaliseren van supplier management risico’s. Een calamiteitenplan helpt bij het behoud van continuïteit in de supply chain, en om snel te kunnen reageren op onvoorziene gebeurtenissen zoals, natuurrampen, arbeidsconflicten of materiaaltekorten. Om een effectief noodplan op te kunnen stellen, moeten bedrijven eerst een grondige risicoanalyse uitvoeren om mogelijke verstoringen in de toeleveringsketen te identificeren. Vervolgens moeten duidelijke verantwoordelijkheden en maatregelen worden gedefinieerd om snel te kunnen reageren in geval van nood. Dit maakt een optimale samenwerking met leveranciers nog belangrijker, evenals het opbouwen van leveranciersrelaties, en het diversificeren van leveranciers. Nogmaals wijzen wij op het belang van het herkennen van mogelijke knelpunten in de supply chain, en de noodzaak tot het identificeren van alternatieve leveranciers, ter voorkoming en anticiperend op mogelijke bottlenecks. SRM-systemen helpen bij realtime monitoring het verbeteren van de toeleveringsketen waardoor een snelle reactie op verstoringen mogelijk wordt. Noodplannen en SRM-systemen helpen bedrijven om beter te reageren op onvoorziene gebeurtenissen, en hiermee de leveringszekerheid van hun supply chain te waarborgen.
Leverancier risico – supplier risk
Leveranciersrisico’s gaan hand in hand met de selectie van leveranciers en de samenwerking met hen. Een bedrijf kan snel in een crisis belanden als het niet zorgvuldig genoeg is in deze selectie. Er zijn veel redenen waarom een leverancier een risico kan vormen. Kwaliteitsproblemen en het niet nakomen van verplichtingen leiden tot leveringsrisico’s.
Vertrouwen op een leverancier, die niet de vereiste kwaliteit of kwantiteit levert, kan ernstige gevolgen hebben voor de productie, de merkreputatie, en de klanttevredenheid. Contractbreuk of insolventie van leveranciers kunnen een aanzienlijk risico vormen, waardoor de organisatie niet in staat is om essentiële materialen en diensten tijdig te verwerven. Bovendien belemmeren leveringsproblemen, kopers om cruciale deadlines te halen en aan de eisen van klanten te voldoen. Daarom is het belangrijk om tijdens het selectieproces de geschiktheid van potentiële leveranciers te beoordelen. Is de leverancier financieel stabiel? Wat zijn haar competenties en ervaring? Welke procedures en certificeringen voor kwaliteitsborging kan het aantonen?
Een belangrijke strategie in supply chain management is het monitoren van leveranciers. Door continue kwalificatie- en beoordelingsprocessen uit te voeren bij leveranciers, worden potentiële risico’s voortijdig geïdentificeerd en kunnen ze worden aangepakt voordat het een groot probleem wordt. Dit kan uitval van leveranciers door financiële instabiliteit, slechte kwaliteit of te late leveringen, voorkomen. Kopers kunnen de financiële stabiliteit van leveranciers bewaken door hun financiële rapporten of kredietwaardigheid in de gaten te houden. Prestatiebeoordeling en kwaliteitscontroles van leveranciers zijn ook nuttig om ervoor te zorgen dat leveranciers hun verplichtingen nakomen, en de vereiste materialen en diensten leveren in de gewenste kwaliteit en kwantiteit.
Supply relationship management-systemen, die het digitaal zoeken naar en het screenen van potentiële leveranciers mogelijk maken, spelen een belangrijke rol bij de implementatie van een effectieve leveranciersmonitoring. Belangrijke tools in SRM zijn leverancierskwalificatie, -classificatie en -evaluatie. Via deze digitale systemen zorgen inkopers ervoor dat potentiële leveranciers voldoen aan de eisen en richtlijnen. Leveranciersinformatie kan systematisch worden vastgelegd, en dient als een centrale bron voor het beoordelen van zowel huidige als potentiële leveranciers. Voor effectief leveranciersmanagement is het van belang om te beginnen met een gedegen selectieproces. Gedurende het gehele inkoopproces, vanaf het eerste contact tot aan de oplevering, is het van belang goed te communiceren en doorlopend te werken aan het verbeteren van de relatie.
Waarom SRM-systemen essentieel zijn: minimaliseer risico’s en beheer leveranciers effectief
Kopers worden geconfronteerd met meerdere uitdagingen en risico’s wanneer ze samenwerken met leveranciers, zonder dat er specifieke beschermingsmaatregelen beschikbaar zijn om deze rechtstreeks aan te pakken. Daarom is het van groot belang om de juiste tools te gebruiken om risico’s te minimaliseren en de inkoop te beschermen tegen mogelijke bedreigingen. Hoewel het niet mogelijk is om elk risico te vermijden, is het belangrijk om u zoveel mogelijk aan effectief risicobeheer- risk management- te doen. SRM-systemen bieden de mogelijkheid om specifieke bedreigingen in kaart te brengen, en uw leveranciers effectief en systematisch te beheren. SRM- systemen zijn daarom onmisbaar bij uw moderne inkoopprocessen!
