Vaardigheidstekort in sociaal werk en de rol van inkoop voor non-profitorganisaties
De behoefte aan meer professionals in de sociale sector is meer dan alleen een uitdaging voor organisaties, inclusief non-profitorganisaties. Het is een probleem dat het hele systeem treft en diepgaande gevolgen heeft voor de kwaliteit van zorg en ondersteuning die wordt geboden aan degenen die deze nodig hebben. Deze instellingen, cruciaal voor onze samenleving, creëren voortdurend toegevoegde waarde voor bewoners en mensen die zorg nodig hebben. Maar wat gebeurt er als de pijlers instorten?
Tekort aan vaardigheden in sociaal werk & De rol van inkoop voor non-profitorganisaties
De noodzaak van meer professionals in de sociale sector is meer dan alleen een uitdaging voor organisaties, inclusief non-profitorganisaties. Het is een probleem dat het hele systeem treft en diepgaande gevolgen heeft voor de kwaliteit van zorg en ondersteuning die wordt geboden aan degenen die deze nodig hebben. Deze voorzieningen, cruciaal voor onze samenleving, creëren voortdurend toegevoegde waarde voor bewoners en degenen die zorg nodig hebben. Maar wat gebeurt er wanneer de pijlers instorten?
Inkoopuitdagingen en kansen voor non-profitorganisaties in de sociale sector
De dagelijkse taken in sociale instellingen, met name non-profitorganisaties, zijn complex en veeleisend, variërend van directe zorg tot complexe administratie. Maar met toenemende eisen en een gelijktijdige stijging van het aantal mensen dat hulp nodig heeft, staan werknemers in non-profitorganisaties onder toenemende druk. Overwerk en kwaliteitsverlies worden steeds meer de nieuwe norm. Een onderzoek van het Instituut voor Arbeidsmarkt- en Beroepsonderzoek (IAB) voorspelt dat de sociale sector tegen 2040 de grootste economische sector zal worden, gedreven door demografische trends. Dit benadrukt het belang voor non-profit sociale organisaties om efficiënt de tekort aan middelen en geschoolde werknemers aan te pakken, waar inkoop een cruciale rol speelt.
Uitdagingen: Inkoop voor non-profit sociale organisaties.
Voor non-profitorganisaties in de sociale sector neemt inkoop vaak een achterbank door hun primaire focus op het bieden van hulp en het verdelen van middelen aan degenen in nood. Echter, een tekort aan specialisten in de sociale sector leidt tot zwakke inkoopafdelingen, wat aanzienlijke uitdagingen met zich meebrengt:
1. Budget: Sociale instellingen richten zich op het helpen van hun cliënten en bewoners. De beschikbare budgetten zijn vaak beperkt, dus deze middelen moeten zo efficiënt mogelijk worden gebruikt. Om deze reden zijn kostenbesparende maatregelen en kostenverlagingen noodzakelijk op veel gebieden.
2. Hoge, terugkerende behoeften: De voortdurende zorg voor degenen in nood vereist continu diensten en verbruiksartikelen. De focus ligt hier op indirecte inkoop om het duurzame voortbestaan van de organisatie te waarborgen. Het is noodzakelijk om dagelijks producten en diensten te verwerven, vaak op korte termijn, om een ononderbroken levering te garanderen.
3. Ongecontroleerd inkopen: Vanwege de constante vraag, de noodzaak van continue levering en het tekort aan geschoolde werknemers nemen de medewerkers van de instellingen vaak zelf het bestelproces over. Dit betekent dat ze onafhankelijk en vaak direct bestellen wanneer nodig, meestal zonder uitgebreide prijsvergelijkingen, raamovereenkomsten of controle van de leveranciers van tevoren. Deze praktijk, bekend als ongecontroleerd inkopen, leidt tot ongecontroleerde bestellingen die de nalevingsvereisten negeren en kosten verhogen.
4. Werklast bij crediteuren: Vanwege de door lokale overheden en steden vastgestelde budgetten moeten sociale instellingen hun uitgaven transparant en duidelijk presenteren. Deze uitgaven moeten vaak ook worden gecontroleerd door accountants. Deze verplichting tot documentatie stelt crediteurenaccountants voor de uitdaging om alle facturen en bijbehorende kosten te registreren en te verwerken. Het fenomeen van ongecontroleerd inkopen maakt deze taak nog moeilijker: “wilde” bestellingen worden vaak geleverd met facturen die niet gemakkelijk door accountants kunnen worden verwerkt. Het ontbreken van ordereferenties en gedetailleerde informatie bemoeilijkt het factuurverwerkingsproces en vertraagt het werk aanzienlijk.
5. Verergerd door het tekort aan geschoolde arbeidskrachten in de sociale sector: Het gebrek aan gekwalificeerd personeel verergert deze problemen verder. De ongecontroleerde en inefficiënte inkoopprocessen leiden tot een verhoogde werklast waarvoor het bestaande personeel vaak hulp nodig heeft om te verwerken. Deze vicieuze cirkel leidt tot een nog groter tekort aan geschoolde arbeidskrachten en verergert de situatie.
Het overwinnen van inkoopuitdagingen in non-profitorganisaties.
Inkoop voor non-profitorganisaties in de sociale sector krijgt vaak minder aandacht vanwege hun primaire focus op het bieden van hulp en het verdelen van middelen aan degenen in nood. Echter, een tekort aan specialisten in de sociale sector leidt tot zwakke inkoopafdelingen, wat aanzienlijke uitdagingen met zich meebrengt:
1. Mobiele inkoop: De introductie van Mobiele Inkoop maakt inkoopprocessen eenvoudiger en sneller en biedt de mogelijkheid om geautomatiseerde goedkeuringsprocessen naadloos te integreren. Dit betekent dat medewerkers vrij zijn om bestellingen te plaatsen binnen vooraf gedefinieerde catalogi met alleen gecontroleerde en goedgekeurde leveranciers. Tegelijkertijd zorgen de geautomatiseerde goedkeuringsprocessen ervoor dat elke bestelling de vereiste goedkeuringsfasen doorloopt voordat deze wordt uitgevoerd. Dankzij deze technologische integratie kunnen medewerkers onafhankelijk en flexibel bestellingen plaatsen via mobiele apparaten zonder de richtlijnen van het bedrijf te omzeilen.
2. Vermindering van het maverick-aankooppercentage: Het implementeren van geautomatiseerde goedkeuringsprocessen kan het ongecontroleerde inkoopproces aanzienlijk verminderen. Dit verlaagt de kosten en zorgt ervoor dat bestellingen alleen worden geplaatst bij geselecteerde leveranciers, gebruikmakend van volumekortingen en naleving van compliance-standaarden, waardoor het maverick-aankooppercentage en de kosten worden verminderd.
3. Kostenverlaging: Digitalisering automatiseert veel handmatige en tijdrovende taken. Zo kan bijvoorbeeld automatische verwerking van bestellingen en facturen de administratieve last aanzienlijk verminderen. Deze toename in efficiëntie vermindert niet alleen de werkdruk van medewerkers, maar verlaagt ook de kosten van administratieve werkzaamheden. Dit bespaart tijd, die zij kunnen gebruiken voor strategische taken, en zorgt zo voor het succes van de organisatie. Bovendien betekent een hogere productiviteit dat er minder middelen nodig zijn voor dezelfde hoeveelheid werk, wat zich direct vertaalt in kostenbesparingen.
4. Leveringszekerheid: Een ander belangrijk aspect is het waarborgen van de continue levering van goederen en diensten. De digitalisering van inkoop en samenwerking met betrouwbare leveranciers zorgen ervoor dat de vereiste materialen en diensten altijd op tijd beschikbaar zijn zonder zorgen over leveringsproblemen.
5. Uitgavenanalyse voor transparantie in inkoop: AI-ondersteunde inkoopsystemen maken gedetailleerde analyse en uitgavenmonitoring mogelijk. Dit zorgt voor ongekende transparantie in inkoop en zorgt ervoor dat een overzicht van de uitgaven behouden blijft. Dergelijke analyses kunnen worden gebruikt om potentiële besparingen te identificeren en de efficiëntie van de inkoop continu te verbeteren.
E-procurement: Een game changer voor non-profitorganisaties.
Investeren in inkoop is cruciaal voor non-profitorganisaties, niet alleen voor efficiëntie maar ook voor kwaliteitsborging. Een toekomstbestendige aanpak vereist een verschuiving naar langetermijnstrategieën die de werkdruk van werknemers verlichten en tegelijkertijd zorgen voor kwaliteitszorg. De ervaring van Living Quarter GmbH met Onventis illustreert het belang van het beschouwen van inkoop als een strategisch onderdeel in non-profitorganisaties, waarbij de voordelen van automatisering en digitalisering van inkoopprocessen worden benadrukt.
Door nieuwe technologieën te omarmen en een nieuwe mindset te adopteren die mensen en toegevoegde waarde prioriteert, kunnen non-profitorganisaties het tekort aan geschoolde werknemers aanpakken en zich voorbereiden op de toekomst. Deze aanpak implementeert niet alleen nieuwe technologieën, maar bevordert ook een cultuur waarin mensen centraal staan, waarbij technologie wordt ingezet om de kwaliteit van het sociale werk voor non-profitorganisaties te verbeteren.
