De voordelen van digitale factuurverwerking in de cloud

Elk type software heeft tegenwoordig een equivalente cloud-versie die vaak op vele manieren beter is. Dat geldt ook voor financiële software voor factuurverwerking, zoals Onventis Spend Management. Cloud computing is een van die zeldzame technologieën die echt disruptief is.

Ondanks dat disruptief inmiddels een leeg buzzword is had het nog een ware betekenis toen Gartner in 2008 cloud computing opnam in het jaarlijkse hype cycle rapport. Dit jaar meld bedrijf dat de adoptie van financiële management applicaties in de cloud sneller op gang komt dan verwacht. In 2020, aldus Gartner, zal 36% van de bedrijven de cloud gebruiken om meer dan de helft van hun transactionele systemen te ondersteunen. ^[1]

Kostenefficient

Het grootste voordeel van cloud computing is misschien wel het kostenbesparende potentieel. Met cloud computing is de interne server opslag niet meer nodig en verdwijnen de bijbehorende operationele kosten.

Het standaardkostenmodel voor cloudapplicaties is een maandelijks abonnement in plaats van een eenmalige hoge kostenpost. Medewerkers kunnen gemakkelijk worden toegevoegd of verwijderd van de maandelijkse factuur. Dit maakt cloud computing meer voorspelbaar en duidelijker, zoals een wolkeloze dag, zeg maar.

Met name factuurverwerking is sneller in de cloud en verlaagt de kosten tot 59% op meerdere manieren:

1. Facturen worden digital gearchiveerd en kunnen daarom niet meer zoekraken;
2. (Gedeeltelijk) geatautomatiseerde facturatie bespaart tijd op print- en verzendkosten;
3. Notificaties herinneren werknemers om actie te ondernemen. Dat werkt ook als persoon buiten kantoor is omdat alle gegevens in de cloud staan;
4. De organisatie kana ls afnemer onderhandelen over betere voorwaarden doordat facturen vaker op tijd worden betaald;
5. Betaal alleen voor ad interim personeel voor de (korte) duur van hun contract.

Schaalbaarheid

Het is eigenaardig dat cloud computing momenteel meer door MKB-ondernemingen wordt gebruikt dan grote bedrijven. De vereenvoudigde ICT-management en onderhoudscapaciteiten die cloud computing biedt maken het juist eenvoudig om cloud software in de gehele organisatie uit te rollen. Updates en noodzakelijke bug fixes vallen allemaal onder SLA-gerelateerde afspraken en worden op afstand door de serviceprovider geïmplementeerd.

Het kan te maken hebben met de traditionele manier van bedrijfswijd software implementeren. Vaak werd dit bij grote organisatie per afdeling gedaan, wat resulteerde in een verwarrende mix van systemen en een onpraktische situatie.

Cloud software heeft geen lokale installatie nodig. Alles wat je nodig hebt is inloggegevens en een apparaat met een webbrowser, of een losse app. Dit maakt de schaalbaarheid van cloud software veel sneller en makkelijker.

Het schaalbaarheidsvoordeel van factuurverwerking in de cloud:

1. Een snelgroeiende organisatie kan enorme problemen ondervinden bij het betalen van de rekeningen op tijd. Dit is meestal niet opzettelijk, maar facturen stapelen op en worden vergeten. Facturering in de cloud voorkomt dat dit gebeurt door snellere verwerkingstijd per individuele factuur;
2. Ad interim medewerkers kunnen snel toegang krijgen tot het systeem en tijdelijk een functie bezetten of de taken toegewezen krijgen van een werknemer met verlof. Allemaal op afstand;
3. Nieuwe functionaliteiten in de software worden op afstand geïmplementeerd. Geen lokale installatie vereist.

Productiviteit & flexibiliteit

“Het verhogen van de productiviteit van werknemers wiens werk niet geautomatiseerd kan worden, is de volgende grote uitdaging – en er staat veel op het spel,” zegt McKinsey & Company The 21^st Century Organization.

Automatisering is een van de grootste buzzwoorden deze eeuw. Niemand weet precies wat er in deze eeuw precies wordt geautomatiseerd, maar er wordt verwacht dat 35% van de banen in gevaar komt voor automatisering. Dit betekent ook dat niet alles geautomatiseerd kan worden. ^[2]

In 2009 heeft Frost & Sullivan een correlatie gevonden tussen samenwerkingstechnologie en algemene prestaties. Enkele van de onderzochte organisaties realiseerden een rendement van 400% op hun samenwerkingsinvesteringen, zoals in onderstaande figuur is te zien.

Organisaties die in de cloud werken, geven hun werknemers de mogelijkheid om overal en op elk apparaat te werken. Zelfs internationale teams kunnen nu werken alsof ze dezelfde kamer delen.

Voor factuurverwerking in het bijzonder, betekent dat het volgende:

1. Facturen worden in de cloud opgeslagen en zijn daardoor overall toegankelijk;
2. Werknemers kunnen facturen uploaden en goedkeuren, ook als ze buiten kantoor werken;
3. Digitale facturen raken nooit meer kwijt;
4. Werknemers op vakantie kunnen tijdelijk worden vervangen zodat al hun notificaties naar de juiste aangewezen persoon gaan.

Beveiliging & veiligheid

Veel tegenstanders van cloud computing weten niet hoe stevig de beveiliging van cloud software doorgaans is. Het is waar dat de organisatie een deel van zijn controle weggeeft door haar werkzaamheden naar de cloud verplaatsen, maar service providers maken het hun eerste zorg dat de applicaties correct beveiligd zijn. Daarnaast zal de opslag en beveiliging van gegevens in de cloud met de introductie van algemene verordening gegevensbescherming van de EU volgend jaar strenger zijn dan ooit tevoren.

De voordelen van factuurwerking in de cloud:

1. Onventis cloud oplossingen worden aangedreven door Microsoft Azure Cloud Services;
2. Naast de beveiligingscontroles in Azure hebben we onze eigen beschermingslagen gecreëerd om uw workflows en data veilig te houden;
3. Eveneens dankzij het gebruik van Microsoft Azure Cloud Services bieden wij redundante opslag op geografische verspreide locaties om jouw data optimaal te beschermen.

“Cloud computing is hier om te blijven”

“Cloud computing is heir om te blijven”, zei Wired al in 2012. En toch is een groot aantal organisaties vijf jaar later nog niet overtuigd van de mogelijkheden. Of uw organisatie de cloud gebruikt is niet meer een optie. Het is de grootste verstoorder binnen iedere sector op dit moment. Als je daar nu niet van profiteert is dat op den duur te merken aan een langzamere groei en dalende winsten. ^[3],[4]