Een inzicht in e-procurement: Inzicht in de definitie en het proces voor succesvol inkopen
E-procurement (ook bekend als e-Procurement) is een afkorting van electronic procurement en verwijst naar de digitale inkoop van goederen en diensten door bedrijven. Dit proces omvat het gebruik van technologieën die de inkoopafdeling optimaliseren en digitaliseren.
Wat is e-procurement? Een introductie tot het elektronische inkoopproces
E-procurement (ook bekend als e-Procurement) is een afkorting van electronic procurement en verwijst naar de digitale aankoop van goederen en diensten door bedrijven. Dit proces omvat het gebruik van technologieën die de inkoopafdeling optimaliseren en digitaliseren. Het beheer van inkoopprocessen vindt plaats via zogenaamde e-procurement software dat het inkoopproces optimaliseert en helpt bij het bereiken van de inkoopdoelstellingen.
Daarnaast is e-procurement onderdeel van Procurement 4.0 initiatieven. Procurement 4.0 is een innovatieve aanpak waarbij digitale oplossingen en technologieën in het inkoopproces worden ingezet, om de efficiëntie, nauwkeurigheid, wendbaarheid en naleving binnen de inkoopafdeling en processen te verbeteren. Met behulp van e-procurement software wordt het inkoopproces vereenvoudigd en geoptimaliseerd via digitale platforms. Hiermee wordt ook supply chain integratie gerealiseerd, doordat e-procurement software de samenwerking tussen alle partijen in de supply chain optimaliseert. E-procurement software zorgt voor geautomatiseerde, bedrijfsoverstijgende processen in de hele toeleveringsketen, van begin tot eind.
Hoe ziet het e-aanbestedingsproces eruit?
E-procurement kan naadloos worden geïntegreerd met het gehele inkoopproces, dat processtappen omvat van sourcing en operationeel inkopen tot en met de uitgavenanalyse. Dit zorgt ervoor dat het gehele inkoopproces volledig wordt afgedekt.
Behoeften
De eerste stap in het inkoopproces is het vaststellen van de behoeften. Dit omvat het identificeren van de benodigde goederen of diensten, het bepalen van de vereiste hoeveelheid, kwaliteitsnormen, levertijden en alle andere relevante informatie. Met e-procurement kunnen deze vereisten snel en gemakkelijk worden vastgesteld met behulp van digitale systemen. Dit biedt de inkoper een duidelijk en efficiënt overzicht van zijn eisenlijst, zodat hij gedurende het hele proces de aanvragen kan volgen.
Leveranciermanagement
E-procurement software ondersteunt bij het selectieproces van leveranciers. Zij bieden ondersteuning bij de analyse, de evaluatie en de kwalificatie van leveranciers, en vergemakkelijken het zoeken naar de best mogelijke optie die aansluit bij de eisen en de strategie van de inkoper. Dit zorgt ervoor dat de juiste leverancier wordt geselecteerd gebaseerd op zijn eisen en aansluitend op zijn strategie.
Contractbeheer
Zodra potentiële leveranciers zijn geïdentificeerd, is de volgende stap het onderhandelen over prijzen, voorwaarden en condities. E-procurement creëert een platform voor communicatie en een gemakkelijke uitwisseling van de documenten tussen alle betrokken partijen. Kopers en leveranciers kunnen via het systeem gemakkelijk de belangrijkste informatie met elkaar delen.
Procurement
Als het artikel en de leverancier zijn geselecteerd, is de volgende stap het plaatsen van de bestelling. Elektronische inkoop automatiseert het operationele bestelproces. Bestellingen kunnen elektronisch worden aangemaakt, goedgekeurd en gecheckt, zodat het proces voortdurend onder controle is.
Factuurverwerking en betaling
E-procurement vereenvoudigt het controle- en betalingsproces voor leveranciersfacturen door automatisering toe te passen die de handmatige werklast vermindert. Met Robotic Accounting, een slim algoritme, kunnen facturen snel worden vastgelegd, verwerkt en goedgekeurd, waardoor boekhoudprofessionals tijd vrijmaken om zich op meer strategische activiteiten te kunnen richten. Dit gestroomlijnde proces vermindert de behoefte aan handmatige interventie, waardoor repetitieve taken zonder menselijke interactie kunnen worden uitgevoerd. In het algemeen helpt e-procurement het factuurverwerkingsproces te stroomlijnen en te optimaliseren, waardoor het efficiënter en effectiever wordt.
Uitgavenanalyse
E-procurement software stelt bedrijven in staat, gegevens over hun inkoopproces te verzamelen en te analyseren. Hierdoor kunnen inkopers waardevolle inzichten krijgen in hun inkoopproces, waaronder een uitgebreide analyse van uitgaven, maar ook analyses op leveranciers- en catalogusniveau. Een uiteindelijke analyse zorgt ervoor dat de inkoopstrategie van begin tot eind wordt ontwikkeld en verbeterd. E-procurement neemt elk aspect van de inkoop voor zijn rekening – een volledig geautomatiseerd proces creëert dus efficiëntie door bij elke stap tijd en geld te besparen!
