Effectief leveranciersmanagement: alles wat u moet weten over leveranciersbeheer
Leveranciersmanagement staat voor de systematische beheer van leveranciersrelaties. Het gaat om het intensiveren en bevorderen van de samenwerking met de juiste partners, om het proces transparant en duurzaam te maken. De belangrijkste onderdelen van leveranciersbeheer omvatten de selectie, kwalificatie, classificatie, evaluatie en de ontwikkeling van leveranciers.
Wat is leveranciersmanagement?
Leveranciersmanagement staat voor de systematische beheer van leveranciersrelaties. Het gaat om het intensiveren en bevorderen van de samenwerking met de juiste partners, om het proces transparant en duurzaam te maken. De belangrijkste onderdelen van leveranciersbeheer omvatten de selectie, kwalificatie, classificatie, evaluatie en de ontwikkeling van leveranciers.
E-procurement-systemen vormen het digitale platform dat de samenwerking tussen kopers en leveranciers mogelijk maakt. Inkooporganisaties kunnen zo hun leveranciersrelaties coördineren, terwijl alle leverancier gerelateerde gegevens, digitaal en centraal worden beheerd.
De belangrijkste doelstellingen van leveranciersbeheer
Leveranciersbeheer omvat zowel strategische als operationele taken.
Strategisch leveranciersbeheer verwijst naar het proces van het identificeren, selecteren, en evalueren van leveranciers die voldoen aan de eisen van de onderneming. De nadruk ligt op het ontwikkelen van de relatie met de leverancier, om de risico’s van een bedrijf te minimaliseren, en de toeleveringsketen te versterken. Daarbij gaat het er vooral om de bevoorrading op korte-, middellange- en langetermijn veilig te stellen. Dit omvat ook de uitbreiding en ontwikkeling van een gediversificeerd leveranciersbestand, om de afhankelijkheid van bepaalde leveranciers en de kans op leveringsvertragingen te verminderen.
De operationele focus van leveranciersbeheer heeft betrekking op de dagelijkse activiteiten van een afnemer. Hier wordt gezorgd voor een soepele samenwerking met leveranciers door de uitvoering van de eerder gedefinieerde inkoop- en leveranciersmanagementstrategie. De belangrijkste taken zijn orderverwerking, communicatie met leveranciers en het oplossen van problemen bij levering. Meer efficiëntie in het inkoopproces kan worden bereikt door operationeel leveranciersbeheer, hetgeen van invloed is op kostenbesparingen. Operationeel leveranciersmanagement heeft dus tot doel de inkoopprocessen voortdurend te verbeteren.
De weg naar succesvol leveranciersmanagement: de onmisbare componenten van effectief leveranciersmanagement
Het leveranciersmanagementproces kan worden onderverdeeld in vijf componenten: Leveranciersselectie, kwalificatie, classificatie, evaluatie en leveranciersontwikkeling. Elk element is onderling verbonden en dus afhankelijk van elkaar, waardoor een naadloos leveranciersbeheer wordt mogelijk gemaakt.
Leveranciersselectie
Leveranciersselectie gaat over de eerste schifting van leveranciers. Wie gaat er uitgenodigd worden om deel te nemen aan een daadwerkelijke selectie. Om de prestaties van potentiële leveranciers te beoordelen, moeten belangrijke evaluatiecriteria in acht worden genomen. Voldoen zij aan mijn eisen? Wat is het risico om met bepaalde leveranciers te werken? Welke certificaten of andere kwaliteitsmanagementsystemen zijn beschikbaar? Bij de kwalificatie van leveranciers kunnen de vereiste gegevens eenvoudig en gemakkelijk worden verzameld via e-procurement systemen, die van fundamenteel belang zijn voor de selectie.
Leverancierskwalificatie
Leverancierskwalificatie heeft tot doel potentiële of bestaande leveranciers te screenen op hun geschiktheid om aan de eisen van een bedrijf te (blijven) voldoen. Bij dit proces worden verschillende factoren in aanmerking genomen, zoals financiële stabiliteit, ervaring en competentie, capaciteit om aan de eisen te voldoen, kwaliteitsborgingsprocessen en naleving van milieu- en sociale normen. Een formele beoordeling van documentatie en certificaten maakt vaak deel uit van de kwalificatiefase, om ervoor te zorgen dat alleen betrouwbare en gekwalificeerde leveranciers worden geselecteerd, die voldoen aan de richtlijnen van het bedrijf.
E-procurement of leveranciersrelatiebeheersystemen (SRM) bieden leveranciers en de inkopende organisatie de gelegenheid om digitaal samen te werken. Hierdoor kunnen inkopers het kwalificatieproces van leveranciers digitaal afronden. Inkopers kunnen alle cruciale informatie ontvangen en verifiëren, door middel van op maat gemaakte zelfbeoordelingen, die door leveranciers worden ingevuld en digitaal worden doorgestuurd. Alle informatie over noodzakelijke certificaten, richtlijnen en verplichte criteria wordt centraal op één platform verzameld, en kan zo doorlopend automatisch worden beoordeeld en geëvalueerd.
Leveranciersclassificatie
Na de kwalificatie worden de geselecteerde leveranciers geclassificeerd. De indeling van leveranciers in verschillende categorieën, helpt het beheer en de controle te verbeteren en te vereenvoudigen. De basis voor deze classificatie is de informatie die tijdens het kwalificatieproces is verzameld, meestal op basis van criteria met betrekking tot risico- en prestatiebeoordeling. Dit stelt bedrijven in staat hun leveranciers te segmenteren en prioriteren. Op die manier kunnen leveranciers met een hoger risiconiveau (zoals die met financiële problemen of nalevingsovertredingen) nauwlettend worden gevolgd, terwijl indien nodig alternatieve leveranciers kunnen worden geïdentificeerd.
Leveranciersclassificatie kan automatisch worden uitgevoerd door SRM-systemen volgens gedefinieerde criteria. Aanpassingen van de categorisering zijn ook geautomatiseerd. De leveranciers worden door het systeem autoatisch anders ingedeeld,als ze niet meer aan de eisen voldoen. In het geval van een verlopen certificaat bijvoorbeeld, zal het systeem de leverancier opnieuw indelen totdat hij geldige documenten overlegt. Als de diensten weer voldoen aan de normen van het bedrijf, werkt het systeem de classificatie dienovereenkomstig bij. Zo blijft de inkoper op de hoogte van leveranciers die een hoog of laag risico vormen, en wordt ervoor gezorgd dat alleen gekwalificeerde leveranciers worden ingeschakeld.
Evaluatie en classificatie van leveranciers
Het evaluatieproces voor leveranciers dient om de relatie met de leverancier te versterken, en om gerichte maatregelen voor de ontwikkeling van de leverancier te definiëren. Er worden verschillende evaluatiecriteria verzameld, die een basis vormen voor het optimaliseren van de leveranciersrelatie. Om objectieve prestatiecriteria vast te stellen, dienen interne vragenlijsten als informatiebron. Deze vragenlijsten meten harde feiten, zoals leveringsstiptheid, levertijd, prijs en productkwaliteit, die gekwantificeerd en objectief geëvalueerd kunnen worden.
Daarnaast worden zachte feiten verzameld die subjectieve en moeilijk meetbare criteria karakteriseren, zoals de flexibiliteit van de leverancier, het innovatievermogen, de communicatie met het bedrijf en duurzaamheidsaspecten. Om een volledig beeld van de leveranciers te krijgen, wordt ook bedrijfsinformatie uit systemen van derden verwerkt, en gebruikt in de vorm van duurzaamheidsbeoordelingen.
De combinatie van bedrijfsinformatie en andere relevante risicobeheerbeoordelingen kan de relatie met de leveranciers versterken. De ontwikkeling van leveranciers speelt hierbij een cruciale rol door de capaciteiten en prestaties van de leverancier gericht te verbeteren, om zijn geschiktheid als zakenpartner op lange termijn te waarborgen en de samenwerking te optimaliseren. Leveranciersbeoordeling en -ontwikkeling dienen dus niet alleen om de leveranciersrelatie te optimaliseren, maar ook om de kwaliteit en de efficiëntie van de toeleveringsketen op lange termijn te waarborgen.
Waarom modern leveranciersmanagement onmisbaar is
Leveranciersbeheer is niet alleen essentieel voor het inkoopproces, maar ook voor de stabiliteit van de toeleveringsketen. In het licht van toenemende geopolitieke uitdagingen en volatiele markten wordt transparante samenwerking, met gekwalificeerde en duurzame zakenpartners binnen de toeleveringsketen, noodzakelijk.
Bovendien wijst de toenemende afhankelijkheid van de waardeketen van leveranciersdiensten op het toenemende belang van leveranciersbeheer. Aangezien steeds meer belangrijke processen aan leveranciers worden overgedragen, neemt het aandeel van externe diensten toe. Om de leveringsrisico’s tot een minimum te beperken, is gericht leveranciersbeheer essentieel. Door leveranciers op transparante wijze te vergelijken, kunnen inkopers hun toeleveringsketen stabiliseren,en het optimalisatiepotentieel gericht benutten.
E-procurement-systemen spelen hierbij een centrale rol. Zij bieden een effectief uitwisselingsplatform tussen inkopers en leveranciers, en maken een vlottere informatie-uitwisseling mogelijk. Een solide digitale infrastructuur is dus een belangrijk fundament voor succesvol leveranciersbeheer. Door gebruik te maken van digitale leveranciersbeheersystemen kunnen inkopers hun leveranciers beter begrijpen en effectieve relaties opbouwen. E-inkoopsystemen vormen het centrale communicatiemiddel om eenvoudige en doeltreffende uitwisselingen te bevorderen. Bedrijven kunnen een betrouwbaar leveranciersbestand opbouwen door onderbouwde analyses en evaluaties van hun leveranciers, die de strategische besluitvorming ondersteunen zonder aan de risico’s van leveranciersselectie te worden blootgesteld.
