Wat is procurement?

Strategisch, tactisch en operationeel procurement

Binnen inkoop kan er een verschil gemaakt worden tussen strategische, tactische en operationele inkoop processen en taken. Strategisch procurement vertaald de bedrijfsvisie naar een inkoopstrategie en procedure. Tactisch procurement borgt de selectie van de juiste leveranciers. En operationeel procurement gaat over het daadwerkelijk bestellen en betalen van goederen en diensten op de meest effectieve en efficiënte manier. .

Strategisch procurement (van visie tot strategie)

In dit gedeelte van inkoop gaat het om het definiëren van een inkoopstrategie en policy op basis van de strategie van de organisatie. Op basis van drie (deel)gebieden; het leveranciers-, materiaal- en innovatiemanagement, worden strategieën en doelstellingen bepaald. Deze moeten op lange termijn bijdragen aan het behalen van de inkoop-KPI’s en daarmee de targets die het bedrijf stelt.

Typische taken binnen strategisch procurement:

• • Het vaststellen van een procurement policy (gecentraliseerd of gedecentraliseerd procurement)
  • Marktonderzoek en/of marktanalyse
  • Het analyseren, evalueren en kiezen van leveranciers
  • Contractonderhandelingen, bijvoorbeeld het afkaderen van randvoorwaarden
  • Professionalisering van de procurement functie door verbeterprojecten uit te voeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan procesoptimalisatie en de invoer van software voor ondersteuning van het inkoopproces.

Het voornaamste doel van het strategische procurement proces is om op een duurzame manier de efficiency van inkoop te verbeteren door middel van een van te voren vastgestelde strategie en lange termijn doelstellingen.

Tactisch procurement (source-to-contract S2C)

Het tactische procurement proces bestaat uit het vaststellen van de behoeftes binnen de organisatie. Deze behoeftes communiceren naar potentiële leveranciers via aanbestedingen en veilingen. En uiteindelijk het afsluiten van contracten. Binnen een professionele tactische inkooporganisatie bepaalt de categorie (wat er ingekocht wordt) de uitvraag die wordt gedaan aan de markt. Verder zijn er gestandaardiseerde templates per categorie beschikbaar zodat uitvragen snel, kwalitatief en gestandaardiseerd met de markt gedeeld worden. Gedurende dit proces worden er acties ondernomen die ervoor moeten zorgen dat de aanbestedingsdoelen op middellange termijn worden behaald.

Typische taken binnen tactisch procurement zijn;

• • Definiëren van requirements;
  • Opstellen van aanbestedingen, RFX’s en veilingen om aanbiedingen van leveranciers op een gestandaardiseerde manier op te halen;
  • Leverancierkwalificatie, classificatie en on-boarding;

Het voornaamste doel van het tactische purchasingproces is het verbeteren van de inkoopeffectiviteit door het succesvol afronden van bovengenoemde acties om op die manier bij te dragen aan het behalen van de middellange procurement doelstellingen.

Operationeel procurement (Purchase to Pay / P2P)

Dit proces begint wanneer er een behoefte is binnen de organisatie en houdt alle processen in vanaf het plaatsen van een inkoopverzoek door de aanvrager tot het betalen van de factuur aan de leverancier. Anders dan bij het strategische en tactische proces kunnen een aantal stappen al reeds door de aanvrager worden voldaan, omdat hij kan putten uit de afspraken die zijn gemaakt in het tactische proces.

Waar dient operationeel procurement voor:

• • Het vaststellen van benodigdheden en de planning van bestelhoeveelheden
  • Selectie van de juiste leverancier om op dat moment te bestellen
  • Eenvoudig bestellen bij door inkoop geselecteerde prefferred suppliers, middels een vrije aanvraag of vanuit een artikel catalogus;
  • Het monitoren van bestellingen
  • Het voltooien van inkooporderprocessen, waaronder het betalen van facturen (in samenwerking met de finance) aan leveranciers
  • Het afstemmen van de logistiek die hierbij komt kijken

Het primaire doel van operationele procurement processen is het effectief afhandelen van terugkomende inkoopprocessen om te kunnen besparen op de proceskosten.

Sla een efficiencyslag met eProcurement

EProcurement (elektronisch procurement) ondersteunt de tactische en operationele inkooptaken door middel van software en leverancier netwerken. Kort door de bocht zou je het kunnen vergelijken met online handel zoals je die ziet in de B2C-markt. Inkoop kan centraal de juiste leveranciers selecteren en afspraken maken. Waarna de mensen in de organisatie kunnen bestellen als de goederen of diensten nodig zijn.

Elektronisch inkopen vervangt de verouderde vormen zoals bijvoorbeeld de telefoon, de fax of Excelsheets die gebruikt worden. Dit komt doordat elektronisch inkopen het gehele proces vereenvoudigd. De inzet van eProcurement leidt tot verbetering van de efficiency en effectiviteit wat leidt tot aanzienlijke kosten- en tijdsbesparingen. Doordat procurement minder tijd kwijt is aan de operationele uitvoering,  is er meer tijd voor strategische taken en groeit de toegevoegde waarde van inkoop. Als laatste zorgt de integratie van ERP systemen dat alle informatie over het inkoopproces ook in het ERP systeem beschikbaar is.

De voornaamste voordelen van eProcurement op een rijtje:

• Kostenreductie
• Tijdsbesparing
• Procesoptimalisatie
• Voorkomen van Maverick Buying (ongestructureerd inkopen)
• In lijn met compliance
• Het zorgt voor transparantie
• het integreren van specifieke inkoopanalyses