Wat is Purchase-to-Pay?

Procurement onderwerpen in een notendop

Purchase-to-pay of P2P betekent van inkoop tot betaling. Concreet begint het purchase-to-pay-proces in het acute geval van behoefte en omvat het de subprocessen van de aankoopaanvraag van de aanvrager tot en met de betaling van de factuur aan de leverancier. Het doel hiervan is de processtappen op het gebied van inkoop en financiën zo kosten- en tijdsefficiënt mogelijk te maken.

Purchase-to-Pay makkelijk uitgelegd

P2P-processen

Digitale Purchase-to-Pay processen

De voordelen

12. oktober 2022 | Blog | Purchase to Pay

Purchase-to-Pay makkelijk uitgelegd

Het operationele inkoopproces (Purchase-to-Pay, afgekort P2P) begint bij een acute vraag en omvat de deelprocessen van de aankoopaanvraag van de aanvrager tot en met de betaling van de factuur aan de leverancier. In tegenstelling tot het strategische en tactische proces, kan de vrager bepaalde subprocesstappen zelf uitvoeren door gebruik te maken van de in het tactische proces vastgestelde assortimenten en afspraken. Het hoofddoel van het operationele inkoopproces is de efficiënte afhandeling van repetitieve inkoopprocessen om proceskosten te besparen.

Download hier de handige P2P checklist om te bepalen waar jij staat in de digitale transformatie van jouw inkoopproces!

Purchase-to-pay als onderdeel van het totale source-to-pay proces

Purchase-to-Pay processen maken deel uit van het algemene inkoopproces “Source-to-Pay”, afgekort S2P. Het S2P-proces bestaat uit de strategische, tactische en operationele processtappen en omvat daarnaast inkoopdisciplines als Supplier Management en Spend Analysis.

Het P2P-proces omvat de volgende stappen

Uitvraag
Keuze
Bestelling
Levering
Rekening
Afstemming van factuur
Betaling

Het hele purchase-to-pay proces bestaat dus uit vele subprocessen. Deze worden in verschillende afdelingen van een bedrijf behandeld, wat leidt tot een grote complexiteit van het P2P-proces. Als gevolg kan het proces tijdrovend, kostenintensief en foutgevoelig zijn vanwege de handmatige verwerking.

Digitale Purchase-to-Pay Processen voor een optimale inkoop

Juist daarom heeft het P2P-proces veel potentieel op het gebied van digitale oplossingen. Operationele processen vanaf de aanvraag en goedkeuring tot de aankoop, levering en factuur tot en met de factuurafstemming en betaling kunnen end-to-end worden gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Hiervoor zijn de volgende stappen nodig.

Invoeren van een E-Procurement- of Source-to-Pay-oplossing

Cloud-gebaseerde P2P-toepassingen of digitale Source-to-Pay-oplossingen bieden de infrastructuur voor het holistisch beheren van bedrijfsbrede inkoop. Medewerkers van een inkooporganisatie krijgen zo software om eenvoudig in te kopen. De functionaliteit is vergelijkbaar met die van een webwinkel.

Digitale uitwisseling van documenten

Even belangrijk is de elektronische uitwisseling van documenten zoals orderbevestigingen, leveringsbonnen of facturen. Als alle in het P2P-proces vereiste documenten elektronisch worden uitgewisseld wordt het proces nog verder gestroomlijnd en geoptimaliseerd.

Automatisering van factuurverwerking

Om het operationele inkoopproces volledig te digitaliseren, moeten ook de bijbehorende financiële processen worden geautomatiseerd. Passende oplossingen voor factuurverwerking stemmen inkooporders, orderbevestigingen en facturen op elkaar af en maken zo automatische factuurverwerking mogelijk. Handmatig ingrijpen is dan alleen in uitzonderlijke gevallen nodig.

Elektronische betaling

Aan het eind van een digitaal P2P-proces staat de betaling in elektronische vorm. Dit gebeurt meestal door een (ERP-)systeem te koppelen dat de betaling in gang zet of door betaaldienstverleners te integreren in de digitale inkoopoplossing.

De voordelen van digitale P2P-Processen

Met behulp van e-procurement- of Source-to-Pay-oplossingen wordt het P2P-proces maximaal geoptimaliseerd en wordt tegelijkertijd enorme capaciteit gecreëerd voor andere taken op strategisch en tactisch gebied. Een holistisch gedigitaliseerd P2P-proces levert ook een belangrijke bijdrage aan de end-to-end automatisering van downstream financiële processen, omdat het rechtstreeks toegang heeft tot bestaande order- en contractgegevens en bestaande goederenontvangsten.