Wat is Source-to-Contract?
Procurement onderwerpen in een notendop
Source-to-Contract optimaliseert de deelprocessen, van behoeftebepaling tot contractbeheer. Het doel is niet alleen om besparingen te realiseren, maar ook om de compliance bij Inkoop en daarmee de algehele effectiviteit van de inkoop te vergroten.
Source-to-Contract eenvoudig uitgelegd
Source-to-Contract, kortweg S2C, is een onderdeel van het tactische inkoopproces en omvat de subprocesstappen van behoeftebepaling; het houden van aanbestedingen en inkoopveilingen, tot en met de gunning van aanbestedingstrajecten en het daaropvolgende contractbeheer. Naast besparingen wordt gestreefd naar een betere naleving van de aanbestedingsregels, en daarmee naar een algemene doeltreffendheid van de aankopen.
Tactische inkoop
Tactische inkoop is een proces dat een langetermijnplanning inhoudt om ervoor te zorgen dat leveringen tegen de meest gunstige voorwaarden worden verkregen, en tegelijkertijd worden afgestemd op de algemene doelstellingen van de organisatie. Het vereist ook zorgvuldige optimalisatiemethoden om de toeleveringsrisico’s te minimaliseren, het inkoopproces transparanter te maken en met behulp van strategie een gestage goederenstroom te garanderen. De verwezenlijking van deze doelstellingen vereist tactische inkoop, de implementatie van digitale systemen en een voortdurende evaluatie van het gehele inkoopproces.
Source-to-Contract als onderdeel van het totale source-to-pay proces
De Source-to-Contract-procedures zijn een cruciaal onderdeel van het bredere inkoopproces dat bekend staat als “source-to-pay” (ook bekend als S2P). S2P bestaat uit strategische, tactische en operationele stappen, die zowel de Source-to-Contract en Procure-to-Pay-procedures omvatten, als andere inkoopdisciplines zoals leveranciersbeheer en uitgavenanalyse. Deze uitgebreide aanpak maakt het beheer, de analyse en de optimalisatie van de gehele inkoopcyclus mogelijk.
S2C-processen van behoeftebepaling tot contractcreatie
Elk inkoopproces begint met het vaststellen van de behoeften van het bedrijf, afdelingen of individuen. Source-to-Contract biedt vanaf het begin ondersteuning, door het beheer van de behoeftebepaling, de aanbestedingen en veilingen, de gunning van de offertes en het contractbeheer. Er worden maatregelen genomen om de inkoopstrategieën voor de lange termijn binnen de middellange termijn te helpen realiseren. Het uiteindelijke doel van het tactische inkoopproces is de efficiëntie van de inkoop te verbeteren.
Om dit doel te bereiken zijn talrijke instrumenten beschikbaar die op middellange termijn bijdragen tot de verwezenlijking van de aanbestedingsdoelstellingen. Als zich een behoefte ontwikkelt, kunnen verschillende typen “verzoeken” (RFI, RFP, RFQ) worden gedaan, nadat het nodige inkooponderzoek is verricht. Vervolgens worden de beste leveranciers geselecteerd met verschillende methoden, zoals totale-kosten-analyses of aanbestedingsveilingen. Contractbeheer sluit het Source-to-Contract-proces af en start het operationele inkoopproces.
Klassieke uitdagingen op het gebied van Source-to-Contract
Inkoop is voortdurend op zoek naar de best presterende leveranciers en de beste voorwaarden, en houdt zich vervolgens bezig met (vervolg)onderhandelingen en contractbeheer. Voordat hiervoor digitale systemen beschikbaar waren, werden voor de processtappen op het gebied van Source-to-Contract standaard kantoortools – met name Excel – gebruikt. De uitdaging bij tactische (en operationele) inkoop is hier de foutgevoeligheid van de handmatige invoer, het gebrek aan mogelijkheden voor samenwerking tussen inkopers en leveranciers, en het ontbreken van statusrapporten over uitstaande leveringen. Nu zijn er diverse digitale oplossingen die deze uitdagingen bij Inkoop oplossen en het dagelijkse werk in inkooporganisaties vergemakkelijken.
Digitale Source-to-Contract (S2C) processen voor geoptimaliseerde inkoop
Zowel gedigitaliseerde als geautomatiseerde vastlegging van eisen, aanbesteding, gunning en contractbeheer spelen een sleutelrol bij de optimalisatie van de S2C-processen. Cloud-gebaseerde S2C-applicaties bieden de infrastructuur om uw wereldwijde inkoop holistisch te beheren. Sjablonen voor aanbestedingen, product- of prijsaanvragen besparen tijd en maximaliseren het aantal relevante aanbiedingen. Gestandaardiseerde structuren maken directe prijsvergelijkingen en kostenuitsplitsingen mogelijk. Zo kunt u geplande uitgaven vastleggen en de beste prijzen en posities met onderhandelingspotentieel identificeren. Digitale Source-to-Contract creëert de basis voor een holistisch digitaal S2P-proces, van aanvraag tot betaalde factuur.
