Wat is Spend Analytics?
Spend analytics, is een methode om de uitgaven van een bedrijf te analyseren vanuit het oogpunt van inkoop. Het gaat om het identificeren, vastleggen, opschonen, groeperen, categoriseren en analyseren van alle externe uitgaven van een bedrijf.
Hoewel het concept van spend analytics al bestaat sinds de begindagen van strategic sourcing in het midden van de jaren tachtig, blijft de algemene kennis over het onderwerp gering. Velen begrijpen het grote plaatje – uitgaven hebben te maken met de classificatie van uitgaven – maar ze missen de nuance die het een belangrijke wegingsfactor maken om betere resultaten te behalen bij categoriebeheer of strategische inkoop.
Betekenis van Spend Analytics
Spend analytics, een ander woord voor uitgavenanalyse, is een methode om de uitgaven van een bedrijf te analyseren vanuit het oogpunt van inkoop. Het gaat om het identificeren, vastleggen, opschonen, groeperen, categoriseren en analyseren van alle externe uitgaven van een bedrijf. Als spend analytics correct wordt uitgevoerd, wordt het een belangrijke succesfactor voor strategische inkoop en category management bij inkoop.
Wat betekent Spend in inkoop?
Uitgaven is geen boekhoudkundig begrip, het heeft niets te maken met de winst- en verliesrekening of de balans. Het is veeleer een verzamelterm voor alle externe uitgaven die direct of indirect door aanbestedingen kunnen worden beïnvloed. In de praktijk betekent dit alle externe uitgaven, met uitzondering van bepaalde, maar niet alle, belastingen en overheidsheffingen.
Belastingen en overheidsheffingen moeten worden uitgesloten indien zij niet door de aanbestedende dienst kunnen worden beïnvloed. Een voorbeeld is de vennootschapsbelasting, die elk jaar wordt betaald over de jaarlijkse winst. Dit is een externe uitgave die beïnvloedbaar is, maar waar de inkoopafdeling zelden iets mee te maken heeft.
Als belastingen of heffingen kunnen worden beïnvloed, moeten zij deel blijven uitmaken van de uitgaven. Zo kunnen invoerrechten vaak worden beïnvloed door een verandering in de wereldwijde aanwezigheid en de verplaatsing van leveranciers naar andere regio’s. In dat geval moeten de uitgaven worden opgenomen in de uitgavenanalyse.
Same, Same but different: uitgavenkubus, Spend Analytics, inkoopanalyse of Spend Management?
Wat is de uitgavenkubus?
Een ouder, verouderd alternatief voor uitgavenanalyse is de uitgavenkubus. De “kubus” beschrijft de drie dimensies waarmee de uitgaven kunnen worden geanalyseerd:
- Wie koopt (bijvoorbeeld welke bedrijfseenheid, afdeling of kostenplaats)?
- Wat wordt er gekocht (denk aan welke categorie, product of diensten)?
- Bij wie is het gekocht (zoals bij welke leverancier)?
Wat is Spend Analytics?
Moderne uitgavenanalyses zijn verfijnder dan het kijken naar slechts drie dimensies afzonderlijk, zodat de term “uitgavenkubus” nu achterhaald is. Toch duikt het van tijd tot tijd op, dus is het goed om de term spend cube te kennen.
Voor de verdere ontwikkeling van inkoopprocessen is het van belang de status quo voortdurend te analyseren om concrete conclusies te kunnen trekken over het optimalisatiepotentieel. Deze uitgavenanalyse omvat verschillende activiteiten die van belang zijn voor de strategische oriëntatie van het bedrijf.
Een uitgavenanalyse maakt het onder meer mogelijk inzicht te krijgen in historisch aankoopgedrag. Het laat ook zien wat de belangrijkste inkoopcategorieën van het bedrijf zijn, hoe hoog de contractloyaliteit is, welke onderdelen van het bedrijf van de verschillende leveranciers kopen en nog veel meer. Op basis daarvan kunnen dan voorspellingen worden gedaan over bijvoorbeeld toekomstige volumes, budgetten en inkoopprojecten.
Er zijn andere verwante termen, zoals inkoopanalyse, die vaak als synoniem worden gebruikt. Er is echter een verschil tussen uitgavenanalyse en inkoopanalyse. Bij de eerste worden alleen de externe uitgaven van een bedrijf geanalyseerd, terwijl bij de tweede de uitgavenanalyse wordt gecombineerd met andere gegevenssets om nog zinvollere inzichten te verkrijgen.
Als de uitgavenanalyse bijvoorbeeld informatie bevat over de financiële positie van leveranciers, is het mogelijk te bepalen hoeveel van de strategische leveranciers in een slechte financiële positie verkeren of welk deel van de uitgaven wordt gedaan bij leveranciers in bepaalde categorieën. Hoe meer gegevens aan de analyse worden toegevoegd, hoe meer kruisverbanden kunnen worden gelegd om meer potentiële inzichten te verkrijgen.
De meest voorkomende datasets die kunnen worden gecombineerd met uw uitgavenanalyse zijn:
- Financiële gegevens van leveranciers
- Contractgegevens, om te zien wat er met en zonder contract is gekocht
- Inkooporder (PO) match om te zien wat met of zonder PO is gekocht
- Prestaties van leveranciers (bv. kwaliteit en levering)
- MVO-beoordelingen
- Milieu-impact
Spend Analytics en Spend Management
Spend management of uitgavenbeheer, soms ook business spend management, wordt vaak als volgt gedefinieerd: Alle processen en activiteiten die nodig zijn om de externe uitgaven volledig te beheren. Eenvoudig gezegd is uitgavenbeheer de volledige opdracht van een inkoopafdeling, waarvan uitgavenanalyse slechts een klein onderdeel is.
Uitgavenbeheer en uitgavenanalyse worden vaak met elkaar verward. Maar als je de verschillende concepten uitlegt, wordt het veel duidelijker. Als uitgavenbeheer alles is wat een organisatie doet, dan is uitgavenanalyse daar een onderdeel van.
