Wat is Spendency?

Hansjörg Fromm heeft in het boek Supply Chain Management on Demand een vrij goede beschrijving gegeven. Hij definieert het aanvankelijk als volgt:

Uitgavenanalyse is een overkoepelende term die wordt gebruikt om verschillende strategische activiteiten te omvatten die belangrijk zijn bij het vormgeven van de inkoopstrategie van het bedrijf.

Het doel van een uitgavenanalyse is om het historische inkooppatroon te begrijpen en te zien, bijvoorbeeld wat de belangrijkste inkoopcategorieën van het bedrijf zijn, de mate van contractloyaliteit, welke delen van de organisatie bij verschillende leveranciers kopen, en nog veel meer. Van daaruit kan men dan een standpunt innemen voor de toekomst en bijvoorbeeld voorspellingen doen over toekomstige volumes, budgetten vaststellen, inkoopprojecten plannen, enzovoort.

Eenvoudig gezegd kun je zeggen dat een uitgavenanalyse een uittreksel is uit de leveranciersrekening, dat vervolgens wordt geanalyseerd vanuit het oogpunt van een koper in plaats van een econoom.

De volgende vragen moeten worden beantwoord door een uitgavenanalyse:

Wat kopen we?
Hoeveel kopen we?
Van welke leveranciers kopen we?
Hoe kopen we?
Wie koopt?

Het proces voor spend analyse

Uitgavenanalyse is een proces dat ongeveer deze deelstappen bevat:

Verzameling van gegevens
Schoonmaken van gegevens
Categoriseren
Rapportage, visualisatie

Het proces begint met het verzamelen van gegevens; gegevens worden verzameld van alle aankopen die gedurende een bepaalde periode zijn gedaan. Het is ook mogelijk om informatie te verzamelen over interne kosten met betrekking tot inkoop, zoals transactiekosten. Voor grotere bedrijven die verschillende gegevenssystemen gebruiken, kan dit worden gedaan volgens een van tevoren opgesteld jaarlijks plan.

Verzamelde gegevens moeten vervolgens worden schoongemaakt. Bijvoorbeeld, aankopen van één leverancier kunnen zijn gedaan met verschillende namen in verschillende systemen. Producten kunnen onnauwkeurige benamingen hebben, enzovoort. Er zijn kant-en-klare toepassingen voor gegevensreiniging, maar het is ook mogelijk om uw eigen macro’s te maken, bijvoorbeeld in Excel. Uitgavenanalyse moet continu worden uitgevoerd. Gegevens kunnen snel verouderen en leiden tot onjuiste conclusies. Om te kunnen navigeren met uw inkoopkaart, is het belangrijk om deze bijgewerkt te houden en te controleren of alle informatie up-to-date is.

Spend analyse en category management

De uitgavengegevens moeten vervolgens worden gecategoriseerd, worden onderverdeeld in verschillende categorieën met vergelijkbare kenmerken. De laatste stap is het maken van duidelijke rapporten over de dataset en visualiseren wat is bereikt.

Volume waarde, pareto-analyse
Grote classificaties
Uitgavenboom/categorieboom/uitgavenstructuur
Portefeuilleanalyse zoals Kraljic, Bensaou, Kamann
Relatiecategorisering

Gecategoriseerde gegevens worden vervolgens gecombineerd met andere vormen van analyse van de inkoopcategorieën. Bijvoorbeeld productkenmerken, kerncijfers van leveranciers, de marktsituatie kunnen worden overwogen. De combinatie van gecategoriseerde uitgavengegevens en andere invoergegevens vormt vervolgens een uitgavenrapport dat kan worden gevisualiseerd en gepresenteerd. De conclusie van de uitgavenanalyse wordt vervolgens gebruikt bij het ontwikkelen van inkoopstrategieën voor het bedrijf.

Automatisering van spend analyse

Iets dat als een probleem kan worden ervaren bij uitgavenanalyse, is dat het tijd kost. Grote hoeveelheden gegevens kunnen in principe onmogelijk handmatig worden gecategoriseerd. Als u toch uw gegevens wilt categoriseren, zijn er gespecialiseerde systemen hiervoor. Als u grote hoeveelheden gegevens heeft, veel verschillende gegevensbronnen (verschillende ERP-systemen, inkoopsystemen, inkoopkaarten, enz.) of als u de gegevens regelmatig wilt bijwerken, is het een goed idee om naar automatisering van de uitgavenanalyse te kijken. U maakt dan gebruik van een speciaal voor dit doel ontworpen computerprogramma.

Geautomatiseerde uitgavenanalyse werkt zo dat u uw gegevens importeert in het uitgavenanalyse-systeem, in een daarvoor bestemd formaat, om de gegevens automatisch te categoriseren via een vastgesteld kader. De regels worden meestal gemaakt via een combinatie van handmatig en systeem voorgestelde regels. De regels zijn gebaseerd op verschillende aanwijzingen over de transacties. De meest gebruikte aanwijzingen zijn meestal rekening, leveranciersnaam en kostenplaats. Als u toegang heeft tot een beschrijving van het product of de dienst van bijvoorbeeld de factuur of bestellijn, kunt u betere en nauwkeurigere categorisaties maken.