We hebben meer bureaucratie nodig
Bureaucratie staat synoniem aan administratieve last, en toch stond het vroeger bekend als de perfecte organisatiestructuur. Wat is er mis gegaan en, misschien wel belangrijker, wat kan bureaucratie voor ons betekenen in de toekomst?
Het is niet altijd een vies woord geweest. Ooit stond het voor de perfecte bedrijfsstructuur, die geen discriminatie kende en hyperefficiënt was. Desondanks krijgen tegenwoordig veel mensen een vieze smaak in hun mond van het woord. Ze vinden dat we als maatschappij zijn doorgeslagen. Toch gaat meer bureaucratie een nieuwe Gouden Eeuw voor ons allen betekenen.
De digitale vooruitgang moet nog op gang komen
De digitale vooruitgang heeft er nog niet overal voor gezorgd dat ook alle communicatie digitaal blijft. Organisaties waar duizenden facturen per jaar verwerkt worden, maar waar niet met een digitale oplossing wordt gewerkt, raken regelmatig facturen kwijt – ondanks dat ze vaak per e-mail worden aangeleverd.
Het sleutelwoord tot een daverend succes is daarbij ‘robotisering’.
Ze belanden onderop een stapel en komen pas weer boven water zodra er een herinnering op de mat valt. Of ze liggen bij de verkeerde persoon die er vervolgens niks mee doet.
We verwijten de bureaucratie dat deze procedures ons tegenwerken en van belangrijkere taken afhouden. Toch introduceren we nog meer regels om ervoor te zorgen dat de procedures wel werken. Maar strengere controle is echt niet altijd het juiste antwoord op procedures die spaak lopen.
Geautomatiseerde bureaucratie ontlast, maar alleen als het goed benut wordt
Genoeg redenen om facturatie niet handmatig te doen dus. Zo vindt ook de Nederlandse overheid, die sinds 1 januari 2017 bedrijven verplicht dat alle facturaties naar de overheid e-facturaties zijn. Dat is niet alleen om het kappen van bomen tegen te gaan, maar ook om het gehele facturatieproces te versnellen, inzichtelijk te maken, en veel efficiënter.
Het hangt er wel vanaf hoe de e-facturatie wordt ingericht. Het sleutelwoord tot een daverend succes is daarbij ‘robotisering’. Want hoe meer de mens ontlast wordt, des te meer kunnen de pijlen worden gericht op taken die niet vanzelfsprekend genoeg zijn voor robotisering – zoals nieuwe klanten binnenhalen.
Zodra de bureaucratie dus wordt verschoven en in grotere mate achter de schermen wordt uitgevoerd, worden wij mensen er niet mee lastig gevallen. En dan valt het allemaal ineens mee.
Maar hoe moeten we het goed benutten?
Processen zijn inherent repeterend. Natuurlijk is iedere factuur weer anders en zijn er andere functionarissen die moeten tekenen, maar het principe van het facturatieproces blijft. Door deze processen duidelijk in kaart te brengen en gebonden aan regels in software te automatiseren kan de status van een factuur met een druk op de knop achterhaald worden.
Een eerste stap van efficiënte bureaucratie is het repeterende werk door computers laten doen, of zelfs robots, die teksten herkennen en zelfstandig workflows kunnen initiëren. Weliswaar op basis van regels, maar voor een robot maakt het niet uit hoeveel of hoe complex deze zijn.
