Workflow Concepten: Digitalisering van een offline proces

Workflows zijn fundamenteel voor de moderne, op processen gebaseerde werkwijze waar velen van ons vandaag de dag aan gewend zijn. Zonder workflows zou het onmogelijk zijn om het huidige niveau van efficiëntie en output te bereiken. Maar er is een groot probleem met veel van deze processen; Ze vereisen handarbeid en ontbreken aan slimme automatisering.De moderne geschiedenis van workflows is amper een eeuw oud. Een van de moderne uitvinders van workflows is Henry Gantt. Zijn Gantt-diagrammen hebben bijgedragen aan de overwinning van de geallieerden aan het einde van de Eerste Wereldoorlog, maar hoewel ze extreem krachtig waren, waren ze ook vervelend in gebruik. Stel je voor dat bij elke update een geheel nieuwe grafiek moest creëren. Er waren immers nog geen printers of copywriters.Naarmate de eeuw vorderde, werden Gantt-diagrammen en andere soorten workflows beter. De rationele organisatie van arbeid veranderde in een studie en werd in de loop van tijd steeds systematischer.

En toen kwam het digitale tijdperk

Computers, die werden uitgevonden met het doel informatie sneller te verwerken, waren een ware openbaring voor de manier waarop we werken en hoe we werk organiseren. Computers stellen onderzoekers in staat om complexere processen te ontwikkelen die worden gecombineerd met andere fundamentele onderdelen van organisatiestructuren zoals informatietechnologie, teams, projecten en hiërarchieën.

Maar er ontbrak iets in de voortdurende zoektocht naar nog betere en efficiëntere workflows. Het was nog steeds een proces dat handmatige invoer en updates vereiste. Bedrijven gebruikten pen & papier, post-its, Word- of Excel-documentatie of iets dergelijks. En hoewel dit werkbaar kan zijn voor een eenvoudig proces, het kan behoorlijk lastig zijn om de status van een complexe workflow bij te houden. Helemaal met meerdere betrokkenen die misschien wel op verschillende locaties werkzaam zijn.

Dit geldt met name voor unieke workflows. Deze zijn vaak de belangrijkste, maar het moeilijkst om te automatiseren. Tot nu toe.

Jouw unieke workflows als een concurrentievoordeel

Een andere waarheid van unieke workflows is dat er geen standaard is. Dit is de reden waarom inefficiënties vaak verborgen blijven in de workflow; Zonder referenties is er geen eenvoudige manier om de effectiviteit te meten.

Het leidt organisaties en managers die verantwoordelijk zijn voor workflows er valselijk toe te geloven dat hun processen al zijn geoptimaliseerd. Daardoor worden noodzakelijke verbeteringen onterecht. Dit is een vergissing. Werkprocessen, ook al zijn die uniek, opereren niet in een vacuüm. Als een concurrent haar unieke processen wel op constante wijze onder de loep neemt en verbeteringen gaat testen zal die steeds efficiënter worden en daardoor afstand nemen van de bedrijven die niet innoveren.

In de komende periode zullen we op onze blog unieke workflows conceptualiseren om te laten zien hoe digitalisering en automatisering van de processen kosten kunnen verlagen, risico’s kunnen beperken en waardevolle activiteiten met toegevoegde waarde kunnen blootleggen.

Als jouw bedrijf een complexe, unieke workflow heeft, laat het ons weten en we demonstreren het digitale voordeel dat er te behalen valt.