Workflow-efficiëntie als concurrentievoordeel
De vertrouwde weg is vaak de makkelijkste. Werkprocessen die in de huidige vorm prima functioneren, vragen nou niet direct om herziening. Logisch: het werkt toch? Waarom aan iets tornen terwijl iedereen ermee uit de voeten kan? Toch kunnen routine en vertrouwdheid juist je valkuil zijn. Er is namelijk een aanmerkelijk verschil tussen effectief en efficiënt.
Verder kijken
Dat een werkproces effectief is, betekent niet direct dat het op de meest efficiënte manier wordt uitgevoerd. Efficiëntie zit hem nu nét in dat stapje extra. Neem geen genoegen met een manier die simpelweg zijn functionaliteit heeft bewezen, maar analyseer welke stappen worden uitgevoerd om het einddoel te behalen en kijk waar dat beter of sneller kan. Door inzet van nieuwe technologieën en werkwijzen kunnen digitalisering en automatisering vervolgens de efficiëntie van workflows verhogen.
Handelingen reduceren
Denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van factuurverwerking. Uit het traditionele werkproces met pen en papier zijn ontzettend veel handelingen te destilleren: een factuur komt per post binnen, iemand moet kijken aan wie de brief is gericht, dan moet de envelop op het juiste bureau terechtkomen en moet deze werknemer ook nog eens aanwezig zijn. Vervolgens moet beoordeeld worden of het betreffende product daadwerkelijk geleverd is, of het bedrijf de factuur wel wil betalen en zo ja, van welk budget.
Zo kunnen we nog wel even doorgaan, maar wat duidelijk is: met een op maat gemaakte softwareoplossing kan dit proces vele malen efficiënter. Een geautomatiseerd systeem kan facturen matchen met de interne administratie en de juiste personen weten dankzij een e-mailnotificatie dat er actie van hen wordt verlangd. Daarvoor hoeven ze in een digitale omgeving niet eens achter hun bureau te zitten – wie automatiseert, kan vanaf elke plek, waar dan ook, zijn of haar werk uitvoeren.
Geen omkijken meer naar
Ook al komen inefficiënties lang niet altijd bovendrijven (die factuur was uiteindelijk toch ook gewoon betaald?), ze zijn er bijna altijd. Wij willen je helpen jouw digitale voordeel te ontgrendelen door samen met jou te kijken op welke manier werkprocessen geautomatiseerd kunnen worden. Zo heb je uiteindelijk minder omkijken naar het proces en ondervang je menselijke fouten. Oftewel: het procesmatige denken laat je aan computers over zodat je werknemers zich weer meer kunnen richten op hun core business. Dát is efficiëntie.
