Early Adopter Amnesty International Nederland koppelt Onventis Invoice Processing aan Exact Globe +

De oplossing

 De keuze voor het nieuwe pakket voor factuurverwerking, viel op Onventis, verteld Jack: “Onventis had een hele goede presentatie. Zowel grafisch als IT-technisch was de applicatie dik in orde. Bovendien was het een cloudapplicatie, dat was toen (2015) vrij zeldzaam.”

Een andere belangrijke reden dat Amnesty voor Onventis koos, was de dubbele betaalcontrole, legt Jack uit: “als het gaat om betalen, wil je fouten of zelfs fraude voorkomen. Alle gegevens moeten kloppen, zoals de bankrekening, de persoon die de factuur goedkeurt, maar ook het bedrag natuurlijk.

De dubbele betaalcontrole haalt de betaaladvieslijst uit Exact en vergelijkt die met de gegevens in Onventis. Daarmee kun je zien wat er goedgekeurd is, wie dat gedaan heeft en of er opmerkingen zijn. Super handig is dat je ook nog eens direct door kan klikken naar de factuur.

Daarnaast is er nog een tweede controle. Nadat het SEPA-bestand aangemaakt is in Exact, wordt die vergeleken met de al gecontroleerde betaaladvieslijst. Als dan alles klopt, is dat uiteindelijk het bestand wat naar de bank verstuurd wordt om te betalen. Zo wordt maximale veiligheid bereikt binnen het betaalproces.”

De migratie naar Exact Globe +

Inmiddels verwerkt Amnesty International Nederland naar volle tevredenheid haar facturen met Onventis. Echter, ruim anderhalf jaar geleden kondigde Exact aan over te gaan naar een nieuwe versie van de software: Exact Globe +. Dat betekende dat Amnesty daarnaar over zou moeten stappen en dat de koppeling tussen Onventis en Exact vernieuwd moest worden.

Ed van Velzen, IT Manager bij Amnesty International Nederland, verteld over de aanpak: “Eerst hebben we de planning besproken met onze Exact partner en met Onventis. Toen de planning afgestemd was, zijn we begonnen met de voorbereidingen vanuit Amnesty. We hebben daarvoor eerst een volledige IT-testomgeving opgezet om de nieuwe software en koppeling met Onventis te kunnen testen. Dat liep erg soepel. Zo soepel zelfs, dat we de omgeving eenvoudigweg konden omzetten naar operationele omgeving die we daadwerkelijk in de praktijk zijn gaan gebruiken. Al met al een succesvolle aanpak die heel goed heeft uitgepakt.”

De samenwerking met Jeroen Groeneweg, Consultant bij Onventis, verliep ook erg goed. “Ik vond het een heel mooi en flexibel project”, zegt Ed. “Vanuit onze Exact partner en vanuit Onventis waren er altijd mensen beschikbaar die heel goed samenwerkten. Sommige velden in Exact Globe + kregen een andere naam in de nieuwe software, dus daar moesten we de koppeling wel even op aanpassen, maar dat ging heel snel.”

Het resultaat en de voordelen

Het belangrijkste resultaat van de migratie naar Exact Globe + en de koppeling met Onventis is toekomstbestendigheid. Ed verteld: “Voorheen werkte alles ook prima. De factuurverwerking was een vlekkeloos proces, dat is nu nog steeds zo. We verwerken onze facturen in Onventis en beheren er onze leveranciers in. De koppeling met Exact werkt ook erg goed, waardoor we met een druk op de knop financiële gegevens uit Exact naar Onventis kunnen halen. Dus in die zin is er (gelukkig maar) niet veel veranderd. Maar we zijn wel klaar voor de toekomst. Je moet uiteindelijk mee in de vaart der volkeren, want als Exact uiteindelijk geen ondersteuning meer biedt aan de oude versie moet je wel over naar de volgende versie. Dus we kunnen nu weer een aantal jaren vooruit en dat geeft wel rust.”

Conclusie

Amnesty International Nederland heeft zich bewezen als een early adopter van Exact Globe +: zij zijn één van de eersten die overgegaan zijn naar de nieuwe versie van Exact. Onventis heeft zich hierbij laten zien als een flexibele, toegewijde en kundige partner. Samen met de Exact partner is de koppeling vernieuwd en blijft de factuurverwerking bij Amnesty probleemloos verlopen.