Ruimte voor strategische werkzaamheden door 70% tijdsbesparing met digitale factuurverwerking bij Beijer Ref  

Beijer Ref is een handelsorganisatie die haar klanten concurrerende oplossingen biedt op het gebied van koeling en airconditioning. De Beijer Ref groep is gevestigd in Zweden en is één van ’s werelds grootste distributeurs van HVAC-technologieën, wat staat voor heating, ventilation en airconditioning.  

“Beijer Ref Support is de backoffice van meerdere verkoopentiteiten van de Beijer Ref Groep binnen de Benelux. Op jaarbasis verwerken we ruim 30.000 inkoopfacturen.” Aan het woord is Jason Jaddoe, werkzaam als Accountant bij Beijer Ref Support. Jaddoe was projectleider van het inmiddels succesvol afgeronde project voor digitale factuurverwerking. 

De uitdaging 

“Voorheen was ons factuurproces volledig handmatig. Alle facturen, van soms wel 18 pagina’s, moesten we printen, stempelen, nieten en handmatig controleren. Een enorm tijdrovende en inefficiënte klus”, vertelt Jaddoe. “Daarnaast waren facturen ook moeilijk op te zoeken, was het proces veel te foutgevoelig door de vele handmatige handelingen en kostte het archiveren zeeën van tijd.” 

Beijer Ref Support besloot dat het tijd was voor een digitaliseringsslag en ging op zoek naar een oplossing voor factuurverwerking. Belangrijke voorwaarde hierbij: er móest een koppeling komen met Microsoft Dynamics AX, het ERP-systeem waarmee Beijer Ref Support werkt. 

“We zijn van een papierwinkel met handmatige rompslomp naar een lean en mean IT-gedreven proces gegaan” – Jason Jaddoe, Accountant bij Beijer Ref Support. 

De oplossing 

Jaddoe werd aangesteld als projectleider en ging op zoek naar een oplossing. “Na een tijdje ‘Googlen’ kwam ik bij Onventis uit”, vertelt hij. “Jullie hadden goede informatie op de website en ook fijne downloads waardoor veel vragen al beantwoord werden. Hierin kwam ook naar voren dat Onventis al eerder dit soort projecten had gedaan en dat de klanten daar ook tevreden over waren.”  

De lijst met vier potentiële leveranciers werd uiteindelijk ingekort tot twee: Onventis en een andere partij. Doorslaggevend voor de keuze voor Onventis waren: 

• De uitstekende 3-way matching door de factuurrobot van Onventis tussen de inkooporder, ontvangst en factuur. 
• De gedetailleerde beantwoording van de vragen, zowel op IT- als functioneel gebied, inclusief voorbeelden van eerdere projecten. 
• De internationale oriëntatie van Onventis wat goed aansluit bij Beijer Ref. 

Implementatie en samenwerking 

Onventis werd geselecteerd als oplossing en er werd gestart met een Proof of Concept waarbij gekeken werd of er een kostenfactuur in Microsoft Dynamics AX kon worden ingeschoten en hoe het ERP-systeem daarop reageerde. “Binnen een dag was de Proof of Concept geslaagd. Dat gaf heel veel vertrouwen in de rest van het project en zo konden we verder met de implementatie”, vertelt Jaddoe. 

Na de succesvolle Proof of Concept werd begonnen met de daadwerkelijke implementatie van Onventis. “We zijn gestart met de uitgaande kant, van Dynamics AX naar Onventis”, vertelt Jaddoe. “Vervolgens gingen we verder met de kostenfacturen, dus de inkomende kant, en daarna de handelsfacturen. In het hele proces zat Onventis kort op de bal en konden we gas geven als wij er klaar voor waren.” 

Inmiddels verwerkt Beijer Ref Support alle facturen via Onventis, zowel kosten- als handelsfacturen. Jaddoe vertelt verder: “Na implementatie en livegang hebben we in een laatste dag nog verdere optimalisaties doorgevoerd waarmee onze facturen touchless verwerkt werden. Daardoor gingen we in één dag van 750 naar 200 facturen in de werklijst, waarvan er 180 facturen waren die nog geen ontvangst bon hadden en dus nog niet verwerkt konden worden! 

Het resultaat en de voordelen 

De oplossing resulteert in aanzienlijke tijdsbesparingen en een verbeterde nauwkeurigheid. De digitalisering van het factuurverwerkingsproces heeft niet alleen geleid tot efficiëntieverbeteringen, maar ook tot kostenbesparingen. “Dankzij het Onventis project besparen we maar liefst 70% van onze tijd op het boeken van facturen! Je ziet dat het heel veel werk scheelt en dat er daardoor tijd overblijft voor ander soort werkzaamheden in plaats van facturen printen, coderen en overtypen”, vertelt Jaddoe. 

Zowel eindgebruikers als directie en MT-leden zijn erg tevreden over de gebruiksvriendelijke software en het verloop van het project. “Je kan wel zeggen dat we door dit succes een echte ‘digitalisatiekoorts’ hebben gekregen. We kijken nu ook naar andere processen om die te digitaliseren”, zegt Jaddoe enthousiast. 

Jaddoe is erg tevreden over de software en de samenwerking: “de software is erg gebruiksvriendelijk en de samenwerking is supergoed verlopen. Het woord ‘nee’ komt niet in het woordenboek van Onventis voor. Linksom of rechtsom zorgen jullie ervoor dat ‘het werkt.’ En ook ná de livegang staan jullie voor ons klaar.” 

Conclusie

Onventis heeft zich bewezen als een betrouwbare partner die niet alleen krachtige technologische oplossingen biedt voor factuurverwerking, maar ook een proactieve en ondersteunende samenwerking mogelijk maakt. Beijer Ref Support kijkt terug op een succesvolle implementatie en blijft enthousiast over de voortdurende ondersteuning van Onventis.