CB Richard Ellis

De uitdaging

We hadden een softwarepakket voor onze projectadministratie. Daarin deden we ook onze urenregistratie. Bij projectmanagement word je betaald op uurbasis. Voor ons belangrijk, omdat we daarmee onze onafhankelijkheidsrol hanteren binnen de hele bouwwereld. Wij krijgen bijvoorbeeld geen kickback-fees als we bepaalde stoelen kopen, of geld als we wandsystemen bij een bepaalde leverancier kopen.

Om transparant te zijn is het belangrijk om op urenbasis te werken, en deze nauwkeurig te registreren. We gebruikten daar een systeem voor wat inmiddels 15-16 jaar oud was. Dat systeem was traag, niet eenvoudig aan te passen en we konden er niet extern mee werken.

Toen er budget vrij kwam om oude tools aan te passen hebben we drie partijen uitgenodigd die voor ons hebben gepitcht.

De oplossing

Voor ons is de Onventis Buyer oplossing die we hebben gemaakt op dit moment dé digitale projectmanagementadministratie tool richting onze klanten. Die flexibiliteit is heel belangrijk. Juist het feit dat we aan de knoppen kunnen draaien maakt het interessant. Om in metaforen te spreken: je hebt een basisauto waarbij alles goed werkt en die auto kun je vervolgens naar eigen smaak pimpen. Ideaal.

Je vertelde dat het oude systeem bepaalde dingen niet meer kon. Wat was dat precies?

We merkten gewoon dat het geen systeem meer was voor de toekomst. Het werd nog wel ondersteund, maar niet zo goed meer en het was heel traag. Ik kon bijvoorbeeld niet vanuit huis inloggen, want dan was ik een half uur bezig. Daarnaast deed het al 15 jaar wat het moest doen, maar wij vonden het ook tijd dat het meer moest kunnen doen.

Wat bedoel je precies met ‘meer kunnen doen’?

Meer digitaal. We hebben met jullie applicatie nu de gehele facturatiestroom gedigitaliseerd. Voorheen moesten de facturen met de hand worden afgetekend zodat het met handtekening en al naar de klant kon. Dat gaat nu helemaal digitaal. Voor ons erg belangrijk. We begeleiden ook het volledige bouwproces. Alle bouwende partijen sturen ook namens de klant hun factuur naar ons. Vroeger kwam zo’n factuur binnen bij onze projectadministratie en die boekte ze vervolgens in het oude systeem. De projectmanager moest vervolgens controleren of de factuur terecht was, of die goed geboekt was en of de klant al moest betalen aan de bouwer. Dat gebeurde op vaste dagen. De facturen werden op vrijdag verzameld en op maandag moesten ze nog door een directielid worden afgetekend. Daarna werden ze pas ingescand en digitaal verzonden. Door Onventis Buyer gebeurt dat nu allemaal automatisch. Iedere projectmanager moet de factuur digitaal indienen. Daarna verloopt de rest ook volledig digitaal.

Hoe vinden de projectmanagers dat?

Eenvoudig en real-time. Als er nu een factuur binnenkomt, kan ik ‘m direct accorderen. Als projectmanager kun je niet altijd terug naar kantoor rijden. Voorheen moest iedereen op kantoor komen om op een bepaalde dag de facturen te controleren. Als ik nu achter m’n computer zit kan ik gelijk de factuur controleren en goedkeuren. Die flexibiliteit is belangrijk voor ons. De klant krijgt ook geen dikke stapel facturen meer en hoeft niet meer lang te wachten. Alle facturen worden real-time goedgekeurd en een klant heeft altijd inzicht in de huidige status van een factuur.

Klanten hebben via de applicatie ook inzicht in het nog beschikbare budget. Hoe vinden ze dat?

Ze vinden het basisprincipe heel fjn. Eén van onze kenmerken is dat we transparant zijn in wat er gebeurt. De klant doet de betalingen zelf, CBRE regisseert en registreert alleen. Met Onventis Buyer krijgt de klant de transparantie die we willen bieden. De klant hoeft niet meer te wachten maar kan kijken wanneer het hem of haar uitkomt.

Waarom is er uiteindelijk gekozen voor de samenwerking met Onventis?

Twee redenen: aanpasbaarheid en nieuwe technologische mogelijkheden die we in de toekomst kunnen gaan inzetten. De markt staat niet stil. CBRE is marktleider op dit moment en dat willen we ook blijven. Dat kan alleen maar als je blijft innoveren, dus moeten die opties ook in de software zitten. Tijdens de demonstratie bleek dat jullie software dat heeft. Het basisdashboard, het goedkeuren van facturen via een mobiele app, de newsfeed, het geautomatiseerde proces waren voor mij allemaal functionaliteiten waardoor het kwartje viel. Maar eigenlijk was ik over het algemeen vooral gecharmeerd door de aanpasbaarheid van de applicatie. Op dit moment loopt de goedkeuring van budgetten, bestellingen en facturen in de applicatie, maar we willen ook kijken of we uiteindelijk het defnitieve ontwerp van het project erin kunnen boeken en dat de klant dat dan moet goedkeuren. Daarnaast willen we meer gebruikmaken van de newsfeed om klanten updates te gegeven over de status van de bouw. Het fjne is dat dit ook kan met de applicatie. Ik zie dan ook legio mogelijkheden. Eerder teveel dan te weinig. Dat was ook echt de reden om voor jullie te kiezen. Aanpasbaarheid en de mogelijkheden van nieuwe technologie, zodat we klaar zijn voor de toekomst.

Welk advies heb je voor andere organisaties?

Als je geen verstand hebt van IT, zorg dan dat je iemand aan je kant hebt die dat wel heeft en die het proces kan begeleiden. Wij hebben een externe IT-projectmanager ingehuurd. Zo’n persoon is heel belangrijk: iemand die begrijpt wat de organisatie nodig heeft en dat kan vertalen naar het IT-vraagstuk. De communicatie tussen beide partijen moet echt goed verlopen wil je het een succes maken.