Foster en Gamko

De uitdaging

Het handmatige proces voor de verwerking en controle van inkomende facturen was een tijdrovende klus die wel vier weken kon duren. Daarnaast de veelvoorkomende problemen bij handmatige verwerking op papier, zoals zoekgeraakte facturen en onduidelijke status van betaling.

De oplossing

Door het automatiseren van het purchase-to-pay proces is de doorlooptijd van facturen met 80% verkort en raken facturen nooit meer zoek. Ook is de factuurstatus altijd helder dankzij het digitale archief.

Voor dit project is een integratie met MS Dynamics NAV gerealiseerd.

De voordelen

• In één dag alle factuurhandelingen verrichten t.o.v. 4 weken voorheen. Factuurstatus is ook altijd helder.
• Alle handmatige acties om facturen te matchen met orders en ontvangsten zijn geëlimineerd.
• Dankzij gebruikersgemak en eenvoudige user interface konden de werknemers vrijwel direct aan de slag
• Voorbeeld functie als Nederlands onderdeel dat qua IT vooroploopt, binnen een internationale organisatie behouden.
• Het facturatieproces is versnelt met 80% en er zijn nog mogelijkheden tot verdere efficiëntie.

Het verhaal van Foster en Gamko

In 2012 had Foster en Gamko nog de handen vol met het verwerken van facturen. Letterlijk de handen vol, omdat de volledige verwerking en controle van inkomende facturen handmatig verliep. Een tijdrovende klus waar inmiddels heel veel aan veranderd is met de komst van Onventis Buyer. Dennis Snel, assistent controller en IT project manager bij Foster en Gamko, vertelt hoe dit proces nu al 80% sneller verloopt, maar dat er nog steeds winst te behalen valt.

Foster en Gamko is een toonaangevende producent en leverancier van professionele koelingen voor de horeca en absolute marktleider in Nederland. Het bedrijf levert over de gehele wereld, waaronder grote congreshallen en vliegvelden.

Nadat in 2012 de voordelen van purchase-to-pay automatisering zijn gepresenteerd viel het kwartje. De latente behoefte voor het verbeteren en stroomlijnen van het proces was ineens duidelijker dan ooit tevoren. Het bleek voldoende reden om op zoek te gaan naar de juiste leverancier om mee in zee te gaan.

“We hebben gekozen voor een specialistische oplossing en werken nu slimmer”

Om softwareprojecten in goede banen te leiden is het altijd belangrijk om van te voren minutieus in kaart te hebben waar een oplossing aan moet voldoen. Het helpt ook om alle prangende vragen en eisen helder te hebben. Dat is precies waar Foster en Gamko mee is begonnen voordat ze de markt op zijn gegaan.

Dennis Snel vertelt dat “de eerste stap in onze projectaanpak was om het eigen proces goed te definiëren. Elke stap in het proces werd uitgedrukt in keiharde euro’s en mogelijke besparingen. Daarnaast is gekeken naar de eisen vanuit de wet- en regelgeving en de overheid. De leveranciers zijn getoetst aan deze criteria. Onventis was de meest passende leverancier.”

Foster en Gamko werkt met Onventis Buyer voor factuurverwerking sinds 2014 en heeft sindsdien grote stappen gezet. Waar voorheen de facturatie een volledige FTE van 40 uur besloeg, is dit inmiddels teruggedrongen tot maar 8 uur per week en ziet Dennis genoeg mogelijkheden om dit nog verder te verlagen.

“Wij weten nu precies bij wie een factuur in behandeling is. Facturen worden in drie uur tijd ingeboekt, goedgekeurd en betaalbaar gesteld. Wij zijn in staat om in één dag tijd alle handelingen te verrichten die vroeger meer dan vier weken kostten.”

Sinds het gebruik van Onventis Buyer is het proces bij Foster en Gamko efficiënter en transparanter. Het uitzoekwerk bij wie een factuur ter autorisatie ligt is verleden tijd. Door de geautomatiseerde workflow is de status van een factuur direct inzichtelijk.

Automatische factuurverwerking met factuurmatching

Steeds meer facturen bij Foster en Gamko hebben geen doorlooptijd omdat deze volledig automatisch worden verwerkt dankzij de introductie factuurmatching begin 2018.

“Een van de pluspunten van deze oplossing is de 3-weg matching met orders en ontvangsten uit MS Dynamics NAV. Dit elimineert de handmatige acties om facturen te matchen met orders en ontvangsten. Daarnaast zijn we ook enorm tevreden met de vergaande mogelijkheden tot functiescheiding en authenticatie van de juiste goedkeurder via een pincode. Dit alles maakt ons proces accountant-proof.”

Gebruiksgemak van ONVENTIS BUYER

Snel vertelt verder dat de look & feel van Onventis Buyer als eenvoudig en duidelijk werd ontvangen door de gebruikers.

“Het gebruiksgemak voor de eindgebruiker was ook een belangrijk criterium tijdens de selectieronde. Onventis Buyer gebruikt duidelijke knoppen en een eenvoudige userinterface. We wisten dat onze medewerkers makkelijk met dit systeem konden gaan werken.”

Met 145 medewerkers in Nederland, Frankrijk en Engeland ziet Snel meer toepassingen voor Onventis Buyer. Op termijn gaan de buitenlandse vestigingen ook over op Onventis Buyer, tevens gaat Foster en Gamko de functionaliteit voor contractmanagement in gebruik nemen.

“De inzet van deze functionaliteit zal zorgen dat het beheer van contracten altijd onder controle is. Daardoor kunnen wij betere afspraken maken en staan we niet voor verrassingen. Nog een efficiëntieslag die wij kunnen maken dus. Deze functionaliteit ondersteunt onze wens om organisatie-breed slimmer te werken.”

Tenslotte voegt Snel toe dat “onze zusterorganisaties in Frankrijk en Engeland naar ons kijken als het gaat om IT-innovaties. Met Onventis Buyer behouden we deze voorbeeldfunctie.”