Gerhardi

Onventis e-procurement-platform overtuigt met functionaliteit, prestaties en bruikbaarheid

In moderne inkoopprocessen fungeren inkopers als uitstekende kostenmanagers en hebben ze steeds meer toegevoegde waarde voor bedrijven in internationale business-netwerken. Volgens een onderzoek houdt 38 procent van de inkoopmanagers zich voortdurend bezig met bedrijfsstrategie. 55 procent gaat er zelfs vanuit dat dit percentage nog verder gaat oplopen. Inkoopafdelingen zijn steeds meer betrokken bij investerings- en klantprojecten, en ook bij beslissingen rond bedrijfsstrategie en productontwikkeling. Ze zijn verantwoordelijk voor operationeel en strategisch efficiënt inkoopmanagement. Gerhardi, een middelgrote ontwikkelaar en producent van kunststof onderdelen voor de auto-industrie, heeft tijdig op de nieuwe uitdagingen op het gebied van inkoop ingespeeld en heeft zich voorbereid op de toekomst met de alomvattende inkoopoplossing van Onventis.

De economie en de grondstoffenmarkten fluctueren voortdurend. Toeleveringsketens worden steeds internationaler. De verticale integratie is soms gering. Dit zijn slechts enkele van de redenen waarom inkoop steeds belangrijker wordt en steeds meer waarde toevoegt aan het succes van het bedrijf. Een sterkere betrokkenheid van inkoop bij strategische bedrijfsbeslissingen vereist geautomatiseerde, operationele processen die inkoopmedewerkers vrijmaken, waardoor ze de ruimte krijgen om efficiënte, internationale inkoopstrategieën te ontwikkelen en te implementeren. End-to-end digitale systemen voor Supplier Relationship Management (SRM) leiden tot transparante processen en betere mogelijkheden voor synergie. Recente resultaten van een onderzoek door BME naar trends en het gebruik van tools bij elektronische inkoop maken duidelijk dat bedrijven dit optimalisatiepotentieel hebben onderkend: 60 procent van de ondervraagde bedrijven gaf aan al een dergelijk systeem te gebruiken. Ze becijferden dat de proceskosten met bijna 73 procent zijn gedaald en benadrukten vooral de transparantie en stabiliteit van de processen.
Gerhardi, specialist in kunststoftechnologie, werd geconfronteerd met nieuwe inkoopeisen en zag de voordelen van een efficiënt inkoopplatform. Het bedrijf besloot daarop de Onventis Cloud Procurement-oplossing in te voeren. Het doel was aanzienlijk efficiënter strategisch te gaan werken en het eigen bedrijf gunstig te positioneren ten opzichte van hun benchmark voor de toeleveringsbranche voor de auto-industrie. “Bij onze 1.350 medewerkers komen dagelijks veel aanvragen voor C-producten binnen. Deze aantallen waren moeilijk te managen voor onze inkoopafdeling”, aldus Fabio Franco, Purchasing Manager bij Gerhardi Kunststofftechnik GmbH.

Onventis maakte als cloud-inkoopspecialist indruk met de modulaire inkoopoplossing Onventis Buyer. Deze blijft ook op lange termijn goed schaalbaar en zelfs uitbreidbaar tot een alomvattend Purchase to Pay-platform. Bovendien was een partner die al lange tijd zaken deed met Gerhardi al klant bij Onventis. “We raakten geïnteresseerd in het procurementplatform Onventis Buyer toen we nog nauwer wilden gaan samenwerken met onze partner in de groep elektrische onderhoudsmaterialen”, zegt Franco. “Onventis overtuigde onder meer met de direct beschikbare SaaS-oplossing. Hierdoor was een korte time-to-market mogelijk. De oplossing biedt uitgebreide e-procurement-functionaliteiten die dankzij de intuïtieve gebruikersinterface meteen positieve effecten opleveren, en dat zonder al te veel training.”

Een gestructureerde aanpak voor een succesvolle implementatie

Onventis heeft voor de implementatie bij Gerhardi eerst de beginsituatie geanalyseerd en vervolgens samen met verantwoordelijken en gebruikers diverse key performance indicators gedefinieerd. Onventis Buyer is vervolgens in verschillende stappen ingevoerd. In de eerste stap is met succes het catalogusbeheer geïmplementeerd. Gerhardi gebruikt inmiddels aanvullende modules op het gebied van leveranciersbeheer, sourcing, orderbeheer en analyse. Eén muisklik en deze laatste module produceert een snelle en uitgebreide evaluatie van de benodigde inkoopgegevens uit alle modules. Dit voorziet de inkopers van feiten waar ze inkoop- en leveranciersstrategieën op kunnen baseren en die een gefundeerde basis vormen voor besluitvorming tijdens prijsonderhandelingen. Inkooppotentieel wordt zichtbaar en efficiënte inkoopcontrole biedt meer planningszekerheid. Medewerkers van de inkoopafdeling en leveranciers leerden het nieuwe e-procurementsysteem zonder veel training snel kennen. In workshops maakten de gebruikers kennis met de mogelijkheden en voordelen van Onventis. Dit verhoogde ook de acceptatie van het platform. “Verandering betekent in eerste instantie opbreken van oude, beproefde structuren”, zo legt Franco uit. “De medewerkers op onze grootste locatie in Ibbenbüren waren enthousiast over de ervaringen met Onventis Buyer en de positieve effecten ervan. Gebruikers in de andere vestigingen wilden daarom ook profiteren van de nieuwe tools.”

Bedrijven, leveranciers en klanten profiteren van kortere doorlooptijden

Verbeteringen waren snel zichtbaar. De onderhoudsmaterialen zijn nu uitgesplitst. Ze zijn daardoor in één oogopslag toegankelijk. De doorlooptijden zijn in het gehele inkoopproces aanzienlijk verkort. De tijd is nu ongeveer 30 minuten per proces. Dat betekent ook weer lagere proceskosten. Er is nog een ander tijdkritisch proces geoptimaliseerd. Volgens een onderzoek werken veel bedrijven (41 procent) hun bestellingen nog steeds via e-mail af. Met het nieuwe e-procurementsysteem beschikt Gerhardi over naadloze digitale processen om aanbiedingen rechtstreeks in Onventis Buyer in te voeren. De voortgang van alle inkoopprocessen wordt voortdurend vastgelegd, centraal gebundeld en dagelijks geëvalueerd. “Gerhardi is erin geslaagd om het ordervolume aanzienlijk te vergroten en tegelijkertijd het aandeel van Maverick Buying te verlagen tot minder dan 5 procent”, zo legt Franco uit. Gerhardi is goed toegerust en is nu in een goede positie om toekomstige trends het hoofd te bieden. Zo’n trend is bijvoorbeeld global sourcing waarbij de inkoop ook op de internationale markten naar leveranciers of catalogi zoekt. Een andere trend is green procurement, energierelevante en -efficiënte inkoop.