Medpets realiseert een tijdsbesparing van meer dan 65% door geautomatiseerde factuurverwerking met Onventis

Medpets is dé online shop voor de gezondheid van je dier die al ruim 15 jaar bestaat. De afgelopen jaren heeft Medpets een forse groei doorgemaakt. Deze groei resulteerde ook in de groei van het aantal inkoopfacturen, waardoor er behoefte ontstond aan het automatiseren van de factuurverwerking. En dat is gelukt, verteld Samantha de Vries, financieel administratief medewerker bij Medpets: “Ik bespaar meer dan 65% van mijn werkweek door het gebruik van Onventis. Met een druk op de knop worden nu de facturen nagekeken en naar de juiste persoon gestuurd. Enorm fijn die tijdsbesparing!”

De uitdaging

Voordat Medpets met Onventis werkte, gebruikten zij eenvoudige factuurverwerkingssoftware in combinatie met een verouderd boekhoudprogramma. Door de groei was die combinatie niet meer afdoende. “In de software werd alleen uitgelezen wat de leverancier was die op de factuur stond”, verteld de Vries. “Dat betekende dat ik veel controles handmatig in Excel moest doen. Wij hebben facturen met wel 40 pagina’s, dus dat kostte veel te veel tijd.”

De oplossing

Medpets besloot op zoek te gaan naar een oplossing voor de factuurverwerking. Na een uitgebreide selectie kwam Onventis voor de groeiende webshop als beste uit de bus. Van doorslaggevend belang waren:

1. De herkenning op regelniveau, omdat Medpets facturen heeft met meerdere pagina’s.
2. De uitgebreide matchingsmogelijkheden op regelniveau
3. De schaalbaarheid van de oplossing
4. De uitgebreide koppelmogelijkheden met boekhoudprogramma’s en Warehouse Management Software

“Onventis modulaire en schaalbare factuurverwerkingssoftware is ideaal voor groeiende webshops”, verteld de Vries. “De software is modulair opgebouwd en schaalt mee met de groei van het bedrijf. Je kan dus zo klein beginnen als je wilt. Bovendien heeft Onventis een koppeling met Sherpa, de Warehouse Management Software die wij gebruiken.

Openheid en eerlijkheid tijdens de implementatie

“Wat als heel fijn ervaren werd, was de openheid en eerlijkheid van Onventis tijdens de implementatie”, gaat de Vries verder. “Het is cruciaal om verwachtingen af te stemmen. We hadden best wel vergaande wensen en ondanks dat Onventis zelden ‘nee’ hoefde te zeggen, waren ze wel eerlijk als er iets echt niet kon. Erg fijn om met een partij te werken die niets beloofd wat ze niet waar kunnen maken.”

De voordelen

Inmiddels werken de Vries en haar collega’s dagelijks met Onventis. En dat wordt als prettig ervaren: “de software is erg gebruiksvriendelijk. Je kan ook gewoon informatie bij een collega opvragen vanuit het systeem, in plaats van via de mail. Dat maakt het erg overzichtelijk, alles zit op één plek bij elkaar. Ook verschillen komen veel vaker naar boven dan voorheen. We merken dat we veel vaker creditfacturen kunnen aanvragen, direct vanuit Onventis, wat resulteert in aanzienlijk meer terugbetalingen”, zegt de Vries.

Medpets heeft een lijst gemaakt met de 20 belangrijkste leveranciers. Van deze leveranciers worden de facturen automatisch per regel(!) nagekeken en gematched met de order die in het WMS (Sherpa) staat. Vanuit Onventis wordt de factuur geïmporteerd en de OCR As-a-Service leest alle informatie op kop- en regelniveau van de factuur af. Vervolgens match de factuurrobot alle factuurregels met de order en ontvangstregels uit het WMS (Sherpa). Volledige matches of afwijkingen die binnen de toegestane marges vallen worden vervolgens zonder menselijke tussenkomst doorgezet naar Exact Online, het nieuwe boekhoudprogramma dat Medpets inmiddels gebruikt en waarmee Onventis een koppeling heeft. Naast de inkoopfacturen worden ook de kostenfacturen in Onventis verwerkt. Door de connectiviteit van Onventis, is de factuurverwerking nu een geautomatiseerd proces: van purchase to pay.