Meer dan 111.000 facturen verwerken met 1,5 FTE: het succes van Rotterdam Harbour Holding

Rotterdam Harbour Holding (RHH) verscheept per jaar meer dan 70.000 containers naar meer dan 700 bestemmingen over de hele wereld. Dit maakt hen tot een top 5 speler in Europa.

In deze complexe organisatie, die ook nog eens bestaat uit twee merken, is IT en automatisering van groot belang om succesvol te zijn. In de visie van RHH wordt succes behaald door middel van innovatieve mensen en processen. In de praktijk krijgt dit vorm doordat RHH haar medewerkers op de hoogte houdt van ontwikkelingen als kunstmatige intelligentie en machine learning. Dit gebeurt onder andere door de IT academy – eens per drie weken worden mensen uitgenodigd om bijgepraat te worden over bijvoorbeeld IT-oplossingen waarmee RHH werkt.

Vanzelfsprekend kent een grote en internationale organisatie als RHH een hoog aantal inkoopfacturen met de nodige complexiteit. Onventis Invoice Processing speelt een belangrijke rol in de IT-strategie van RHH om succesvol te zijn en de factuurverwerking zo eenvoudig en gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen.

De uitdaging

De uitdaging van RHH als het gaat om factuurverwerking, was drieledig:

• Het hoge volume – RHH verstuurt meer dan 100.000 orders en verwerkt 111.000 facturen op jaarbasis.
• De complexiteit – RHH ontvangt facturen van over de hele wereld. In verschillende formaten én onbekende tekens, denk aan een factuur uit Griekenland of uit China Bovendien zijn de facturen vaak voorzien van extra pagina’s met relevante informatie voor het verwerkingsproces, zoals containernummers.
• Snelheid – De facturen moeten snel afgehandeld worden om tijdige betaling te garanderen en voor tijdige interne financiële rapportage.

De oplossing

Sinds 2011 werkt RHH al samen met Onventis om deze uitdagingen te tackelen. Hiervoor is de Onventis Invoice Processing oplossing zeer geïntegreerd in het IT landschap van RHH, wat resulteert in een vlekkeloos proces. Dat verloopt als volgt:

1. Vanuit de Transport Management Systemen (TMS) die RHH gebruikt, worden inkopen gedaan. Dit leidt tot een inkooporder op basis van contracten en afspraken.
2. De inkooporder wordt realtime vanuit het TMS naar Onventis verstuurt.
3. De facturen worden door RHH ontvangen en automatisch geïmporteerd vanuit de mailbox. In Onventis vindt de herkenning, matching en goedkeuring van de factuur plaats.
4. Goedgekeurde facturen worden verzonden naar het financieel systeem waarmee RHH werkt, en ook weer terug naar het TMS.
5. De PDF van de goedgekeurde factuur wordt seperaat opgeslagen in het Document Management Systeem (DMS) van RHH.

RHH haalt voornamelijk veel waarde uit het gebruik van Optical Character Recognition (OCR) as a Service en Robotic Accounting. De OCR leest data uit van de facturen terwijl de Robotic Accounting technologie de facturen codeert en de gebruiker helpt bij het vinden van de juiste inkooporder(s). Daarnaast is ook de REST API van Onventis van groot belang om ervoor te zorgen dat de inkooporders van het TMS naar Onventis kunnen worden verstuurt en dat goedgekeurde facturen opgehaald kunnen worden voor de boeking naar het financieel systeem, de TMS systemen en het DMS.

Innovatie met OCR

Hoewel binnen de factuurverwerking OCR technologie vooral wordt gebruikt om factuurgegevens af te lezen, is de technologie op zich breder toepasbaar. RHH maakt daar slim gebruik van. Want het aflezen van gegevens beperkt zich niet uitsluitend tot financiële gegevens. Dat werkt als volgt.

RHH ontvangt facturen van over de hele wereld. Helaas werkt iedere leverancier met zijn eigen factuurformaat. Dat maakt dat er veel complexe facturen ontvangen worden waarbij het niet makkelijk is om de juiste gegevens te vinden. Het zou een medewerker zeeën van tijd kosten om alle facturen handmatig door te spitten en te matchen met de inkooporder. Daarom gebruikt RHH de OCR technologie om ook aanvullende velden op de factuur te herkennen, zoals een containernummer of dossiernummer. Die informatie wordt toegevoegd in extra velden waardoor medewerkers in een oogopslag kunnen zien op welke inkooporder(s) deze factuur mogelijk betrekking zou kunnen hebben.

Het resultaat

Het resultaat van de samenwerking tussen RHH en Onventis is verbluffend: RHH verwerkt maar liefst 111.000 facturen op jaarbasis, met slechts 1.5 fte! Dat is met name te danken aan de innovatieve toepassing van de OCR technologie. Door bedrijfsspecifieke informatie toe te voegen aan de inkooporder, komt deze terug op de factuur en loopt het factuurverwerkingsproces als een trein.

Voor RHH is het enorm van belang om leveranciers op tijd te betalen voor tijdige interne financiële rapportage. Door middel van handige dashboards heeft RHH precies inzicht in de verwerkingstijd van facturen binnen de organisatie en de wachtrij. Anderzijds is er ook monitoring op het geïntegreerde IT-landschap. Verstoringen worden zo direct gesignaleerd op het dashboard. Zo is er continu inzicht in de belangrijkste informatie.

Wil je meer weten over hoe Onventis jouw processen kan stroomlijnen? Neem vrijblijvend contact op. We kijken graag samen naar de mogelijkheden voor jouw organisatie.