Sysmex

De uitdaging

Het inkoopproces was traag, foutgevoelig en niet duidelijk omschreven binnen de vier bedrijfsonderdelen.

De oplossing

Vanwege de complexiteit van het proces werd een end-to-end purchase to pay oplossing geïntegreerd met het ERP-systeem. Onventis Buyer verminderd factuurverwerkingstijd, fouten, en introduceert één manier van werken voor alle business units.

Gekoppeld aan de volgende systemen:
AMF Business Software
SAP ERP 6.0

De voordelen

• Bij het beoordelen van inkoopaanvragen en contracten is het inzichtelijk hoeveel budget er nog beschikbaar is
• Facturen worden digitaal gevolgd en naar behoren goedgekeurd, daardoor is de administratie sneller en makkelijker controleerbaar.
• Een enkelvoudige manier van werken voor het hele bedrijf maakt het proces duidelijk en veel efficiënter.
• Onventis Buyer integreert met alle grote ERP-systeem, dus toen Sysmex van systeem veranderde werd de integratie snel en simpel aangepast.

Reference case Sysmex

Alle afdelingen binnen Sysmex Benelux, leverancier van medische en analytische apparatuur, waren belast met het handmatig verwerken en goedkeuren van facturen. Het proces moest geprofessionaliseerd worden.

Ruud Janssen, EMEA Projectmanager, legt uit: “Wij dachten genoeg overzicht te hebben, maar het inkoop- en factuurverwerkingsproces op papier was verre van optimaal. Het inkoopproces en de hierbij behorende afhandeling van de facturen verliep langzaam, er was geen eenduidige werkwijze binnen de vier Business Units en de werkdruk voor het bij elkaar krijgen van alle relevante documenten voor één factuur was groot”.

Door het vele papierwerk had Sysmex geen zicht in de status van een factuur. Veelal werden inkooporders naar leveranciers verstuurd zonder de paraaf van de directie. Het gevolg hiervan was bijvoorbeeld afwijkende bestellingen zonder de juiste goedkeuring. Het inkoopproces, van bestelling tot afhandeling, moest anders.

Scannen en herkennen alleen is niet de oplossing

Initieel dacht Sysmex het verwerken van facturen te kunnen oplossen met het scannen en herkennen van de facturen. Voortschrijdend inzicht leerde dat de complexiteit en het grote aantal facturen vroeg om een oplossing die met het vereenvoudigen van de processen winst zou gaan opleveren.

“Een gezamenlijke analyse met de heer Van Es, hoofd administratie, leerde dat functiescheiding en budgetbewaking essentiële onderdelen moeten zijn bij het professionaliseren van het inkoopproces,” zegt Janssen. Sysmex heeft daarom gedurende het project de eisen en wensen bijgesteld.

De uiteindelijke keuze viel op de volledige purchase-to-pay-oplossing van Onventis, gekoppeld aan AMF Bedrijfssoftware van Microsign. “De combinatie Onventis Buyer en AMF past goed bij ons”, zegt Janssen.

Eind maart 2014 is Sysmex Benelux overgestapt van AMF Bedrijfssoftware naar SAP versie 6. Vanaf dit moment maakt Sysmex gebruik van Onventis Buyer geïntegreerd met het SAP systeem.

Voorbereiding betalingsrun van twee middagen teruggebracht naar één uur

Het digitaliseren van het gehele proces van inkoop tot aan betaling maakte de betrokkenen bewust van de te behalen winsten. Efficiëntie en een betrouwbaar proces binnen geheel Sysmex, inclusief de buitenlandse vestigingen. Bij alle business units direct inzicht in het actuele budget.

Tenslotte een afname van de foutmarge bij het coderen van facturen. Functiescheiding bij bestellen en goedkeuren van de factuur maakt het proces tevens audit-proof. “Wij zijn nu in staat om de gehele betaalbatches in één uur tijd gereed te hebben voor betaling. In het verleden duurde dat soms wel twee middagen”, zegt Janssen met een brede glimlach.