Gedurende de coronacrisis kwamen inkoopafdelingen voor nieuwe uitdagingen te staan.  Wat waren deze en hoe werden deze getackeld?

Sterker nog, in menig industrie kregen inkoopafdelingen te maken met nieuwe (en/of onbekende) situaties waarbij inkopers massaal werden getest. In zijn algemeen, lag de focus op het overleven en op het verkrijgen van enkel de broodnodige materialen en gelijktijdig het inperken van eventuele risico’s in de supply chain.

De grootste obstakel die we hebben opgemerkt tijdens werkbezoeken en consultancyprojecten was het opeens wegvallen van (delen van) de supply chain van goederen.  Het opeens wegvallen van leveringsstromen op zo’n grote schaal was een ware uitdaging voor veel bedrijven –  ondanks dat sommige bedrijven voor een deel strategieën in plaats hadden die zorgden voor meer dan één bron van leveringen (hetgeen wat beperkt helpt in geval van een wereldwijde lockdown) – en dit alles, gekoppeld met de daar bijbehorende interne inefficiënties zorgen voor hogere totale kosten, een gebrek aan resultaatgedrevenheid richting de eigen klanten en uiteindelijk een verlies aan inkomsten. Tel hierbij op de typische symptonen van het zogenaamde ‘bullwhip effect’ (opslingereffect).

Op andere markten of bij andere leveranciers, werd zelfs op een eerder moment tijdens het waardecreatieproces tekorten of volledig mislukte leveringen van materialen/goederen geconstateerd. Dit leidde weer tot  bijkomende – in sommige gevallen zelfgecreëerde – tekorten aan de kant van materialen/goederen, aanzienlijke prijsverhogingen en verlengingen van de leveringstermijn, als daarvan sprake was.

Slechts een aantal bedrijven zijn goed door de crisis heen gekomen, maar dit waren juist alleen maar die bedrijven die voornamelijk door hun gecentraliseerde risk management aanpak die zich kenmerkt als helder en grensoverschrijdend.

We moeten momenteel twee zaken onderscheiden, enerzijds wat we in de toekomst anders moeten doen en anderzijds wat er op de korte termijn aan tegenmaatregelen getroffen moet worden.

Deze maatregelen behelzen voornamelijk het benaderen van bekende markten (die nog altijd draaiende zijn) en de goed onderhouden leveranciersnetwerken. Een alternatief is ook om te kijken naar alternatieven wanneer het bijvoorbeeld aankomt op materiaalkeuze (de sleutel zit hem in innovatiemanagement) om tekorten en leveringsproblemen te voorkomen.

Dit gekoppeld met het veiligstellen van exclusieve productiecapaciteit van verschillende grondstoffen of het bewust in-house vroegtijdig creëren van voorraden waarbij in ieder geval een stukje zekerheid wordt ingebouwd door niet volledig afhankelijk te zijn van externe partijen.

In de toekomst moet het gehele inkoopnetwerk veel meer worden betrokken bij het ontwikkelen van risico strategieën om op die manier leveringsrisico’s in te dammen en om zo supply chains te stabiliseren.

Welke rol speelt digitalisering in het duurzaam stabiliseren van supply chains?

In onze ervaring helpt digitalisatie enkel wanneer dit nauw samenhangt met intern en extern begrip van hoe processen lopen. Het is hierbij bovendien belangrijk dat deze continue verbeteren, en dit moet door het gehele bedrijf gehanteerd worden (inclusief haar stakeholders). De focus moet daarom op zowel de supply chains binnen het bedrijf als daarbuiten wil digitalisatie slagen zonder dat er al van tevoren obstakels zijn.

Dus als een bedrijf zijn belangrijkste inkoopprocessen heeft gescand op inefficiënties, deze dan oplost, om vervolgens te digitaliseren, dan kan digitalisatie zeker helpen om diverse data en informatiestromen te automatiseren en/of andere bedrijfsprocessen te standaardiseren om op die manier bedrijfsprocessen vrij te maken van inefficiënties.

Om te beginnen zijn er de, ogenschijnlijke, simpele processen zoals automatische orderbevestigingen en leveringsschema’s,  het kwalificeren van leveranciers dat op vele vlakken gestandaardiseerd kan worden en het gebruik van capaciteitsmanagement tools om actuele en toekomstige leveranciersvoorraden op elk moment inzichtelijk te maken. Op die manier kunnen eventuele knelpunten in een vroeg stadium herkend worden.

Hetzelfde geldt voor de steeds belangrijker wordende Advance Shipping Notifications (ASN’s) en het real life kunnen tracken van transport via t&t-oplossingen (track & trace). Zeker nu, in crisistijd, het extra belangrijk is geworden om precies te weten waar goederen zich bevinden of zelfs de losse onderdelen.

Dit alles wordt ingewikkelder wanneer het aankomt op kunstmatige intelligentie met betrekking tot geavanceerde analyses, welke dan weer gebruikt kunnen worden voor inventaris- en leveringsvoorspellingen.

Wat kunnen gasten van de Xchange verwachten van jouw presentatie tijdens het evenement?

Tijdens het evenement zal ik ingaan op de wereldwijd gaande discussie over de Supply Chain Act welke nu al de grote bedrijven bezig houdt maar op middellange termijn ook het middensegment zal beeinvloeden, bovendien zal het een directe impact hebben op de gehele value chain omdat het verantwoordelijk vergt op gebied van het documenteren en due dillegence. Maar dit wil niet zeggen dat voor kleine ondernemingen, waarop momenteel nog geen focus op ligt, achterover kunnen leunen. Ook voor hen geldt dat zij voorbereid moeten zijn op deze maatregelen aangezien het in de lijn van verwachting ligt dat deze vroeg of laat voor iedereen gelden.

Ik zal ingaan op de maatregelen en uitdagingen die de Supply Chain Act met zich meebrengt voor bedrijven, maar bovenal ga ik handvaten geven hoe deze aan te vliegen op een gestructureerde manier zonder dat dit enkel allemaal overkomt als bureaucratisch geneuzel.

Prof. Dr. Stannek, hartelijk dank voor dit interview!