Onventis Expense Management
Vereenvoudig het goedkeuren en de analyse van reiskosten
Automatiseer uitgaven
Dien kwitanties en afgelegde kilometers in met de mobiele app en rond de financiële administratie (kostenplaats, grootboekrekening) automatisch af.
Verminder de proceskosten
Een hoge automatiseringsgraad in alle processen van een bedrijf, maakt het mogelijk de bijbehorende proceskosten duurzaam te verminderen.
Snel vergoeden
Goedgekeurde onkostendeclaratierapporten worden automatisch naar het financiële systeem geëxporteerd voor vergoeding aan de werknemer.
Dien bonnetjes en gereden kilometers in met de mobiele app.
De medewerkers hoeven nooit meer papieren bonnetjes in te dienen en de financiële afdeling hoeft ze niet meer te behandelen.
Dankzij onze mobiele app (voor iOS & Android) kunnen medewerkers eenvoudig bonnetjes en gereden kilometers declareren. Ze maken een foto van het bonnetje, geven aan om welke kosten het gaat en de app doet de rest.
Alle bonnetjes worden in een kostenoverzicht geplaatst, samen met de gereden kilometers. De medewerker bepaalt zelf wanneer de declaratie wordt ingediend: na een week, een maand of een enkele rit, wanneer het hun uitkomt.
Richt het interne declaratiebeleid in
Tijdens de implementatie van Onventis Expense Management kun je eenvoudig de richtlijnen voor onkostenbeheer inrichten. Dit kunnen bijvoorbeeld maximale vergoedingen zijn en andere factoren die de organisatie nodig heeft. Als een kwitantie niet voldoet aan het bedrijfsbeleid dan wordt dit zichtbaar in het kostenoverzicht. Een werknemer kan dan bijvoorbeeld een speciaal verzoek om uitbetaling indienen. Zodra de manager de declaratie heeft goedgekeurd, wordt het met een kleur gemarkeerd.
In Onventis Expense Management krijgt iedere werknemer een kostenplaats toegewezen. Als een werknemer een declaratie indient, wordt deze automatisch op de juiste kostenplaats geboekt en de kwitanties (lunch, reis-, parkeerkosten etc.) worden direct op de juiste grootboekrekening geplaatst.
Financiële controle, goedkeuren en uitbetalen van declaraties
Het ingediende declaratierapport wordt via de workflow aangeboden aan de administratie. De medewerkers controleren of de financiële registratie, de BTW terugvordering of andere factoren die gelden voor de organisatie correct zijn. Na goedkeuring van de administratie gaat de declaratie naar de verantwoordelijke manager voor goedkeuring.
Managers zien in een eenvoudig overzicht wat er per medewerker in een bepaalde periode wordt gedeclareerd. Zij kunnen direct zien waar een verzoek is geplaatst om meer uit te betalen en een dergelijke uitzondering goedkeuren of afwijzen.
Goedgekeurde declaraties worden automatisch geboekt in het financiële systeem voor uitbetaling aan de medewerker.
Onventis Buyer
Meer informatie over Expense Management
Vraag nu een demo aan
En maak vrijblijvend kennis met onze Source-to-Pay software.
- Suppliermanagement
- Source-to-Contract
- Purchase-to-Pay
- Spend Analytics