Factuurverwerking

Creëer waarde met inkopen door facturen te verwerken met robotic accounting en OCR-as-a-Service. Boek facturen sneller en nauwkeuriger met geautomatiseerde matching. Het team kan zich concentreren op wat belangrijk is: het verhogen van de ROI van de uitgaven.

Tijd besparen

Met Onventis Factuurverwerking kun je in een handomdraai facturen verwerken, in PDF-formaat of e-facturen, van boeking tot uitbetaling

Vergroot de winstgevendheid

Door Onventis Factuurverwerking met robotic accounting, kunnen de factuurverwerkingskosten tot wel 50% verminderd worden.

Voorkom fouten

De handmatige verwerking van facturen wordt met Onventis Factuurverwerking tot een minimum beperkt. Hierdoor worden op de lange termijn fouten voorkomen.

Robotic accounting met factuurverwerking

Minimaliseer handmatige verwerking van factuurgegevens met de robot. Een slim algoritme dat tijdrovende, repetitieve taken overneemt van teamleden. Het koppelt automatisch papieren of elektronische facturen aan contracten, inkooporders en leveringen.

Ontvang zoveel mogelijk e-facturen

Onventis Factuurverwerking helpt de organisatie om zoveel mogelijk facturen in e-factuurformaat te ontvangen. Zodra je organisatie is toegevoegd aan de e-factuurhub nodigen wij je leveranciers uit om voortaan e-facturen te sturen. De vele varianten van e-facturen vormen een uitdaging voor organisaties die ermee werken. De e-factuurhub zet alle geleverde bestandsindelingen om in één gemeenschappelijk formaat dat automatisch verwerkt kan worden.

Herken factuurgegevens met OCR-as-a-Service

Voor de facturen die nog op papier of als pdf binnenkomen bieden wij OCR-as-a-Service. Onventis Factuurverwerking heeft een integratie om pdf-facturen te importeren die via e-mail binnenkomen. De OCR-as-a-Service herkent gegevens op kop- en regelniveau en gebruikt deze data om de factuur te matchen of te coderen. OCR-as-a-Service zorgt ook voor een automatische update van de stamgegevens van de leverancier.

Automatisch facturen boeken en matchen met de factuurrobot

De applicatie verwerkt de data van OCR-as-a-Service en e-facturen op een slimme manier. Het matcht een factuur met de gerelateerde inkooporder, contract of ontvangstbevestiging. Of het verwerkt facturen volgens vooraf gedefinieerde boeking voor de leverancier. Tijdens de implementatie maak je een lijst van de boekingsstandaarden per leverancier, inclusief de mogelijkheid om op meerdere regels te boeken. De robot boekt facturen die volledig matchen en facturen met kleine verschillen, binnen de vastgestelde marges, rechtstreeks in het ERP- systeem

Stuur facturen automatisch ter goedkeuring

Spend Management stuurt facturen ter goedkeuring automatisch naar de juiste medewerkers, op basis van een individuele goedkeuringsmatrix. De goedkeuringsmatrix maakt een lijst van alle gebruikers, hun goedkeuringslimieten en entiteiten (kostenplaats, grootboekrekening, leverancier of project) waarvoor zij de facturen mogen goedkeuren. Degene die goedkeurt ontvangt per e-mail en in de werklijst een bericht dat de factuur gereed is voor goedkeuring. Na de uiteindelijke goedkeuring boekt Onventis de factuur in het financiële systeem. Met de mobiele app kunnen vanaf elke locatie facturen goedgekeurd worden.

Extra veiligheid dankzij de betaalcontrole

Spend Management voert een volledige betaalcontrole uit aan het einde van de workflow. Het verifieert de betalingsadvieslijst van het ERP-systeem met de facturen in Spend Management. Deze automatische controle verifieert de bankrekening, de goedkeuringen en het bedrag. Het zoekt ook naar dubbele betaling, allemaal om mogelijke fouten te voorkomen.

Het digitale archief biedt nog andere voordelen:

Vind facturen snel en gemakkelijk in het digitale archief.
Bekijk wie de factuur heeft verzonden, wie deze heeft goedgekeurd en wat de status ervan is.
Facturen gaan nooit verloren en er is altijd overzicht.
Bereik extra veiligheid met de betaalcontrole.